Les nombreux avantages d’un voyage d’entreprise
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Un grand nombre de facteurs influent sur la compétitivité d’une entreprise, et par la même occasion sur la croissance et la pérennité de ses activités. Pendant longtemps, beaucoup de dirigeants se sont focalisés sur la réduction des coûts avec des approches de rationalisation des postes de travail, ce au détriment des ressources humaines et de la motivation des collaborateurs.
Or, son capital humain est la première ressource d’une entreprise et il existe de nombreux moyens de maximiser la motivation des employés et par ce biais générer des améliorations significatives de la productivité. Organiser un voyage pour les collaborateurs est un moyen de les récompenser, de les motiver et de les fédérer autour des objectifs de l’entreprise. Ce type d’événement présente de nombreux autres avantages et peut être décisif quant au succès de la société. La stimulation du personnel dépend donc de la réussite pleine et entière de ce type d’incentive pour les professionnels.
Au-delà des collaborateurs, les voyages d’entreprise peuvent également être une stratégie de marketing événementiel destinée aux clients et ainsi favoriser le business en développant le chiffre d’affaires.
En quoi consiste exactement un voyage d’entreprise ?
Les voyages d’entreprise sont des initiatives qui ont pour objectif d’encourager et de redynamiser les collaborateurs d’une entreprise. De même, ce type d’événement est spécialement conçu et organisé pour assurer la cohésion des employés. Pour cause, ces voyages en compagnie de collègues de travail permettent aux personnes qui en bénéficient de se découvrir et de mieux se connaître en dehors du cadre professionnel. Ce qui aide ensuite à nouer des relations professionnelles plus solides et à créer un sentiment d’appartenance plus fort vis-à-vis de l’organisation qui les emploie. Les voyages d’entreprise sont organisés pour une partie ou l’ensemble des collaborateurs. Le mieux est d’en faire bénéficier tout le monde. L’impact sur les affaires est plus important. Néanmoins, il est possible que l’organisation d’un tel voyage ne concerne qu’une équipe pour saluer ses performances et inciter les autres employés à fournir un peu plus d’effort afin d’améliorer leurs résultats. En effet, ces voyages sont en général soumis à trois principales contraintes. En plus des motifs et des objectifs, les entreprises doivent tenir compte de deux impératifs : le temps et le budget. Par ailleurs, le concept de voyage d’entreprise regroupe différents types de déplacements.
Cela peut être un voyage d’incentive, un voyage de team building, un séminaire d’entreprise, une convention, une mission d’affaires de routine pour les représentants commerciaux, etc. Même les voyages pour les clients les plus fidèles sont considérés comme faisant partie des voyages d’entreprise. À ce titre, il est primordial que l’événement soit une véritable réussite pour les entreprises organisatrices. Cela va avoir un impact sur leur image et leur business, ainsi que l’atteinte des objectifs de départ.
Comment organiser un voyage d’entreprise couronné de succès ?
Les voyages d’entreprise sont des voyages de groupe organisés par une société à destination de ses collaborateurs ou de ses clients. En quelque sorte, il s’agit de tourisme d’affaires dont l’objectif pour les entreprises est de faire vivre une expérience sociale forte à leurs employés durant le séjour ou de fidéliser leur clientèle en les récompensant. L’organisation de ce type d’événement peut rapidement devenir un véritable parcours du combattant sans un minimum de connaissances et d’expérience en la matière. Celle-ci nécessite de respecter un certain nombre d’étapes.
Pour un voyage d’entreprise réussi, il est indispensable de déterminer en premier lieu les impératifs des voyageurs pour organiser correctement le déplacement et le séjour. Ces contraintes portent sur le nombre de collaborateurs ou de clients, les dates exactes du voyage, le budget, les exigences du séjour et les documents officiels pour les déplacements. En phase de réflexion et de définition du déplacement, il faut également tenir compte des éventuels cas particuliers de voyageurs (allergies, régime alimentaire, pathologie chronique, etc.). Ensuite, il faut choisir la destination pour le voyage. Il est préférable d’adopter un choix consensuel. Toutefois, il doit répondre aux besoins et aux objectifs du voyage. De même, il convient de bien s’informer sur les saisons et la météo.
Une fois la destination choisie, en France ou bien dans un pays étranger, le comité d’organisation du voyage d’entreprise doit penser aux solutions de transport, d’hébergement et de restauration. Pour le type de transport approprié pour le voyage de groupe, le choix va dépendre essentiellement de la situation géographique de la destination et du budget disponible. Quant aux types d’hébergement et de restauration, il est crucial qu’ils répondent aux diverses contraintes de l’organisation du voyage et de chaque voyageur (proximité ou éloignement par rapport à une grande ville, salle de réunion, etc.).
La dernière étape de l’organisation d’un voyage d’entreprise est le choix des activités. Il est essentiel qu’elles correspondent aux profils des collaborateurs ou des clients qui vont participer au séjour. De plus, il faut être paré à toute éventualité et concevoir un plan B. À titre d’exemple, le programme du voyage prévoit en grande majorité des activités en extérieur. Il est judicieux de choisir tout de même un hôtel en mesure de proposer des activités en intérieur en cas de mauvais temps. Enfin, il est aussi possible pour le chef d’entreprise ou le comité d’organisation de le présenter avant le départ.
Quels sont les avantages et éventuels inconvénients des voyages d’entreprise ?
Les entreprises organisent ce type de voyage pour leurs collaborateurs ou leurs clients. Dans les deux cas, l’événement vise à booster leur business et améliorer leur chiffre d’affaires. L’organisation d’un voyage d’entreprise à destination des employés permet de les motiver pour l’avenir. Quand ils savent que la société est en excellente santé et qu’ils bénéficient des résultats, ils se sentent mieux valorisés et récompensés de leurs efforts. Cela les pousse à continuer à bien travailler. Et si jamais l’entreprise se retrouve à l’avenir dans une mauvaise passe, ils seront prêts à se battre pour la redresser.
Les entreprises ont également intérêt à organiser des événements tels que les voyages d’entreprise. L’esprit de compétition est naturel. Il pousse l’être humain à être performant et se surpasser afin de réaliser ses objectifs personnels et ceux assignés par son employeur. D’une part, cela est bon pour les affaires. D’autre part, cela peut nuire à l’entente entre les collaborateurs et l’ambiance de travail. Un voyage d’entreprise permet d’aborder les problèmes relationnels et de ressouder les équipes. Ce qui renforce la cohésion, l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Organiser un voyage pour les clients les plus fidèles revêt aussi une importance stratégique pour les entreprises. Une société qui récompense un client pour sa fidélité et ses volumes de commande est toujours mieux perçue. Il s’agit d’une « publicité gratuite » pour le business. Cela permet de bâtir des relations d’affaires durables. En termes de marketing, fidéliser un client est beaucoup moins onéreux que de chercher un prospect. L’unique inconvénient est que ces voyages peuvent revenir assez chers aux entreprises en cas de non-maîtrise des dépenses lors des déplacements.
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Pourquoi faire appel à une agence événementielle pour des voyages d’entreprise ?
Compte tenu des enjeux importants pouvant découler de ce type d’opération de communication interne ou d’opération marketing lorsqu’elle se destine aux clients, il est recommandé aux entreprises de recourir aux services d’une agence événementielle pour l’organisation d’un voyage d’entreprise. En effet, organiser dans les règles de l’art ce type d’événement est une affaire de professionnels. D’un point de vue juridique, il est exigé d’un dirigeant d’entreprise comptant au moins 50 salariés de solliciter les compétences d’une travel agency (agence de voyages) ou d’un tour opérateur. Ceci est valable pour toutes les entreprises non spécialisées dans l’organisation et la gestion de voyages.
Pour les entreprises, travailler avec une agence événementielle pour la mise en place de ce type de voyage relève également du bon sens. Cela évite les problèmes relatifs au manque de compétences et à la non-possession des droits dans le domaine (agrément de tourisme, garantie financière, etc.). Par ailleurs, il est vital de penser au confort et à la sécurité des voyageurs, aussi bien collaborateurs que clients.
En tant que professionnel en voyages d’affaires, une agence événementielle maîtrise ces différents paramètres pour que le séjour se déroule dans les meilleures conditions. De nombreuses autres justifient le recours aux services d’un professionnel de l’événementiel pour l’organisation d’un voyage d’entreprise. La préparation technique et logistique est chronophage et complexe. La confier à une agence spécialisée est synonyme d’économie de temps et d’argent avec l’assurance d’un résultat à la hauteur des attentes de tous les voyageurs. Ce qui est bénéfique pour les affaires. Grâce à un réseau de prestataires et de partenaires très développé, elle est capable de proposer un voyage sur mesure, répondant en tout point aux besoins et exigences de son client.
Quelles sont les meilleures destinations pour organiser un voyage d’entreprise réussi ?
Pour le bien des affaires et le développement du business, l’organisation d’événements d’entreprise est devenue une stratégie marketing incontournable. Que ce soit pour les collaborateurs ou des clients, une bonne politique de voyage d’entreprise constitue ainsi un excellent moyen de booster les performances des employés et le business. S’adresser à une agence événementielle offre plusieurs avantages. Outre le gain de temps et un budget maîtrisé, cela permet de bénéficier de conseils personnalisés pour les types d’activité adaptés, mais surtout sur les destinations idéales en fonction des besoins et des objectifs à atteindre.
Pour les entreprises en France qui ne souhaitent pas emmener leurs collaborateurs ou leurs clients à l’étranger, Bordeaux est une destination phare pour des séminaires et abordable en termes de prix. Sur place, beaucoup d’activités peuvent pratiquer telles que la découverte du cœur historique, de la gastronomie, de l’œnotourisme, etc. En Europe, Lisbonne constitue une bonne destination pour faire des affaires tout en faisant plaisir à sa clientèle. Une grande variété d’activités est accessible comme les activités nautiques sur le Tage, la visite de la forteresse du Castelo Sao Jorge, etc.
Outre Bordeaux et Lisbonne, une agence événementielle peut vous proposer comme destination la ville d’Amsterdam pour admirer l’authenticité contemporaine. La Venise du Nord est mondialement célèbre pour son marché aux fleurs, ses musées, ses canaux ou encore l’OBA. Pour ceux qui aiment la nature, le soleil et la mer, Malte est une destination incontournable qui sera résolument positionnée sur le bien-être et le farniente. Véritable carrefour entre diverses civilisations, l’île possède en plus un riche patrimoine historique et culturel. Enfin, même si un voyage d’entreprise fait partie du business, il doit avant tout être consacré à la détente et la relaxation.
Quelles astuces pour réussir votre repas lors d’un événement d’entreprise ?
Tous ceux qui ont déjà participé à des événements d’entreprise vous parleront d’un moment inoubliable lorsque l’organisation les a surpris. Or, si marquer les esprits nécessite d’agir sur la mémoire visuelle ou auditive, un repas exceptionnel laisse également un souvenir, car il existe aussi une mémoire gustative. Un repas doit d’abord être un moment de convivialité et d’échanges entre tous les convives. Mais proposer une véritable expérience culinaire avec des produits que l’on n’a pas l’habitude de déguster sera une vraie valeur ajoutée. Des plats colorés et des saveurs intenses ne manqueront pas de surprendre les invités et d’éveiller leur sens. Un client ou un collaborateur surpris par la qualité nutritionnelle du repas que lui offre l’entreprise ne pourra que témoigner de sa reconnaissance. L’obtention d’un niveau de satisfaction élevé sera l’occasion de resserrer les liens avec des tiers partenaires de l’entreprise ou avec des salariés.
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