Comment créer l’événement pour sa convention d’entreprise ?

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La convention d’entreprise est un événement crucial permettant de resserrer les liens entre collaborateurs et améliorer l’efficacité de la société en général. Mais l’organisation de ce genre de séminaire en France demande du temps et de l’argent. Afin que la convention soit un succès, il faut tout préparer à l’avance : le lieu, la date, le budget, la logistique, les activités, etc. Vous l’aurez compris, rien ne peut être laissé au hasard et chaque détail compte. Nous adressons les conseils suivants à toutes les entreprises qui souhaitent réussir les conventions qu’elles organisent.

Convention d’entreprise : définition

Nous parlons ici de convention interne qu’une entreprise organise occasionnellement à des fins précises par opposition à la convention collective d’entreprise. Si son organisation est réussie, la convention d’affaires, également appelée séminaire résidentiel, sera un moment très apprécié des participants. En France, le séminaire se présente comme un outil redoutable de management, servant à faire passer un message en particulier aux collaborateurs. L’événement permet de renforcer la communication interne au sein d’une société.

Auparavant, la convention d’entreprise consistait à réunir les collaborateurs à qui le message à transmettre était adressé. La direction prenait donc la parole devant eux et le tour était joué ! À l’heure actuelle, la communication lors du séminaire est devenue plus détendue. Tous les participants ont justement le droit de participer et même de s’amuser. Pour cela, des activités ludiques et collectives sont proposées pour détendre l’atmosphère et favoriser les échanges entre collaborateurs.

Les avantages de la convention d’entreprise

Une convention interne d’entreprise réunit la totalité ou une partie du personnel pour échanger autour de la vision et de la stratégie de la société. L’ultime but est naturellement d’atteindre tous les objectifs que l’entreprise s’est fixés. Mais l’organisation de l’événement apporte aussi de nombreux avantages tant à l’employeur qu’aux employés. Tout le monde se rencontre dans un lieu plaisant où l’ambiance est plus conviviale qu’au bureau. Les participants sont donc plus réceptifs au message et prennent plaisir à en discuter. Au final, vous verrez de nombreux avis et solutions émerger et cela ne peut qu’être positif pour le développement de l’entreprise.

Pour augmenter la motivation des salariés

Se rencontrer dans un lieu neutre et propice à l’amusement fortifie les liens entre collaborateurs. La convention permet même aux collègues de mieux se connaître et de sympathiser. Cela aura un grand impact sur l’ambiance générale au travail et donc, sur la motivation du personnel. Étant conscients des efforts que demande l’organisation d’un séminaire d’affaires, les salariés se sentiront valorisés par l’entreprise et resteront motivés à fournir à leur tour les efforts qu’il faut pour optimiser leur productivité.

Améliorer la communication au sein de l’entreprise

Au bureau, la communication entre collaborateurs est toujours formelle, surtout entre subordonnés et supérieurs hiérarchiques. Durant la convention d’entreprise, tous les participants sont sur le même pied d’égalité. Les échanges sont plus faciles et plus décontractés. Et même s’il est important de se focaliser sur les messages stratégiques ayant poussé la direction à organiser l’événement, tous les sujets de conversation sont permis puisque vous vous trouvez dans un lieu extra-professionnel. Une fois de retour au travail, ces échanges conviviaux faits durant la convention d’entreprise permettront aux participants de se communiquer avec moins d’appréhension. C’est même une occasion, pour les collègues qui ne se connaissent pas encore, de faire plus ample connaissance.

Communiquer sur les objectifs de l’entreprise

La convention interne d’entreprise est à mi-chemin entre sortie récréative et réunion professionnelle. Tout en s’amusant dans un cadre convivial, les participants discutent des objectifs et des priorités de la société. Chacun d’entre eux a l’opportunité de donner son avis, de proposer des solutions pour atteindre les objectifs en question. Mais pour que tout le monde puisse s’amuser et échanger autour d’un sujet professionnel à la fois, il faut que l’organisation du séminaire soit parfaite.

Renforcer la cohésion d’équipe

Afin que les objectifs de l’entreprise soient atteints plus facilement et plus rapidement, il faut favoriser les interactions entre collaborateurs et instaurer une bonne cohésion d’équipe. Chaque coéquipier doit apporter sa contribution et tout le monde doit être en mesure de travailler avec coordination. Il faut comprendre que même si chaque salarié a ses propres responsabilités au sein d’entreprise, il arrive de devoir s’entraider pour mieux avancer. Mais quel est le rapport avec la convention d’entreprise, diriez-vous ? Les activités collectives organisées durant l’événement permettent justement de développer l’esprit d’équipe. Les participants se rendront compte qu’il faut communiquer et se serrer les coudes pour atteindre un objectif commun.

Les inconvénients d’une convention d’entreprise

On dit que rien n’est pas parfait, mais cela s’applique-t-il également à la convention d’entreprise ? Si vous l’organisez suivant les règles de l’art, vous ne risquez pas de rencontrer le moindre inconvénient. Le plus dur est de faire en sorte que les participants puissent s’amuser sans perdre de vue les messages stratégiques qu’il faut transmettre dans le but de les motiver à faire de leur mieux au travail. Il faut bien répartir le temps pour les activités ludiques et pour les échanges autour des objectifs de l’entreprise.

Il est essentiel de se rappeler que les conventions d’entreprise ne servent pas uniquement à faire plaisir aux employés concernés, il faut aussi consacrer du temps pour les discussions concernant les priorités et les stratégies de l’entreprise. Si vous ne parvenez pas à établir le bon emploi du temps, la convention d’affaires peut vous causer de grandes pertes de temps et d’argent. D’ailleurs, c’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire appel à une agence événementielle expérimentée pour l’organisation du séminaire.

Conseils et astuces pour réussir son organisation de convention d’entreprise

Pour réussir l’organisation d’une convention interne, plusieurs paramètres sont à prendre en considération. Tout d’abord, il est fortement recommandé de commencer à préparer l’événement au moins 3 mois à l’avance. Pour que les salariés attendent la convention avec impatience, il faut éviter de la rendre banale. Pour ce faire, vous ne devriez proposer qu’un ou deux séminaires bien organisés chaque année. Voici les points à voir avec réflexion pour obtenir tous les effets escomptés.

Fixer le nombre des participants

Si la convention a pour but de faire un bilan global de fin d’année, l’ensemble du personnel doit être convié. En revanche, si les messages à transmettre ne concernent qu’une branche en particulier, inutile d’inviter tous les services de l’entreprise. Pour le lancement d’une nouvelle campagne publicitaire, par exemple, seuls les collaborateurs des équipes communication et marketing formeront les participants. Pour élaborer le plan commercial, la convention réunira uniquement les forces de vente et les services commerciaux associés. Vous fixerez alors le nombre exact des participants, car le reste des préparatifs en dépendra totalement.

Définir la date de la convention d’entreprise

La seconde étape consiste à fixer la date de l’événement. Le séminaire peut durer 1 à 4 jours selon le nombre de messages à faire passer. Aucune règle n’existe pour le choix des dates, mais il vaut mieux éviter les vacances et les week-ends de ponts, car les éventuels participants peuvent déjà prévoir d’autres projets avec leurs proches. Ils risquent donc de ne pas venir ou de se sentir forcés d’être présents à l’événement, ce qui est contre-productif. Il faut aussi éviter les périodes où les équipes sont extrêmement occupées à atteindre les objectifs en cours. En général, les mois de janvier et de septembre constituent d’excellents choix. De retour de vacances, les participants feront ainsi une sorte de transition avant de se concentrer totalement au travail.

Établir le budget pour la convention d’entreprise

L’événement doit réserver de bonnes surprises aux participants pour qu’ils aient envie de donner le meilleur d’eux-mêmes. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il vaut mieux prévoir un budget plus conséquent pour une seule convention par an que de faire de petites dépenses pour des séminaires mensuels ou trimestriels qui n’impressionnent plus personne. En moyenne, une journée de séminaire d’entreprise avec un atelier team building coûte 100 € par participant et par jour.

Choisir le lieu pour le séminaire d’entreprise

Maintenant que vous connaissez avec précision l’effectif et le budget pour l’événement professionnel, vous pouvez partir à la recherche du lieu qu’il faut. Bien évidemment, il faut qu’il ait la capacité idéale avec une tarification qui vous permet de maîtriser le budget. L’idéal est d’opter pour un cadre en rapport avec les messages à envoyer et à l’image même de l’entreprise. Vous pouvez donc privatiser un lieu public tels un parc ou une salle municipale. Il est aussi possible de vous tourner vers un hôtel, un château, une salle de congrès, etc.

Le plus important est de choisir parmi des lieux qui ne ressemblent en aucun cas au cadre du travail habituel. Il faut offrir un sentiment de dépaysement aux participants pour qu’ils puissent créer des liens entre eux et développer leur esprit d’équipe comme il se doit. Si l’événement dure plusieurs jours, le lieu doit leur donner envie de revenir tous les matins.

Créer des événements avec la convention d’entreprise

La création d’événements avec ce type de séminaire d’entreprise est décisive dans la réussite de son organisation. Il ne suffit pas de trouver le bon lieu, il faut aussi penser à la décoration, au son, à la lumière et à l’animation. D’ailleurs, il est conseillé d’engager un animateur spécialisé dans les séminaires d’entreprise pour que les participants ne risquent jamais de s’ennuyer. Le choix des activités reste crucial, tout comme la restauration. Il faut savoir gérer le temps avec précision pour que tout se passe comme prévu.

h2>Les avantages de recourir à une agence événementielle pour gérer sa convention d’entreprise ?

Comme vous pouvez le constater, l’organisation d’un séminaire d’affaires est à la fois chronophage et délicate. Le ou les organisateurs n’ont aucun droit à l’erreur, car le succès de l’événement repose aussi sur les détails. En faisant appel à une agence événementielle spécialisée, vous pourrez continuer à vous occuper de vos responsabilités habituelles au sein de l’entreprise. Des professionnels feront tout à votre place avec efficacité.

L’agence de votre choix mettra à votre disposition un interlocuteur expérimenté qui notera vos attentes et vos objectifs par rapport à l’événement. En tant qu’expert, il pourra vous suggérer des lieux, des salles, des activités et des animations en adéquation avec l’effectif et les messages à faire passer aux participants. Le choix final vous appartiendra, car un professionnel en événementiel ne vous imposera jamais rien.

Le jour J, des animateurs compétents assureront l’ambiance et vous pourrez vous amuser avec vos collaborateurs. L’agence proposera même des solutions de logistique. L’agence événementielle spécialisée vous apporte la garantie que de votre convention d’affaires sera naturellement bien gérée et entre de bonnes mains.

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