Comment organiser son inauguration d’entreprise ?
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L’inauguration d’entreprise marque le début officiel des activités de celle-ci. À travers cet événement, l’image de marque de l’entreprise sera au centre de la soirée. Pour cela, différents moyens devront être mis en œuvre, autant pour le choix de la salle où l’événement aura lieu que concernant le choix de l’animation. Voici quelques conseils pour réussir l’organisation de votre inauguration d’entreprise.
L’inauguration d’entreprise : principe et définition
L’inauguration d’entreprise est l’événement qui marque réellement le début de l’aventure d’un entrepreneur. Ce type de célébration est la première occasion pour la société, PME ou start-up de présenter ses activités et ses produits ou services.
Une inauguration d’entreprise s’applique aussi bien à la création d’une nouvelle entreprise et l’ouverture d’un magasin qu’à la création d’une annexe. Véritable tremplin pour la communication, il s’agit d’un moment idéal pour se faire connaître auprès du grand public, des futurs clients ou de la presse.
Vous pouvez organiser l’inauguration d’une entreprise durant la journée ou dans la soirée. L’importance, c’est de choisir des locaux adéquats, mettre en place une étape de présentation claire et efficace, des animations intéressantes. Ces principaux points sont essentiels pour ne pas ennuyer les invités, mais surtout pour impressionner les clients. Cette première impression est indispensable pour les inciter à soutenir votre entreprise et rendre votre événement inoubliable.
Un événement tel que l’inauguration d’entreprise ne se limite plus à un discours et de courtes discussions autour du cocktail proposé par un traiteur. Maintenant, il est conseillé d’agrémenter votre événement d’au moins une animation significative. Ces derniers devront véhiculer un message fort afin de renforcer les avantages des activités de l’entreprise et plaire aux clients.
Inauguration d’entreprise : les avantages et inconvénients
Si l’inauguration d’entreprise n’est pas obligatoire, il s’agit d’un événement d’entreprise qui peut avoir un impact important sur l’avenir de celle-ci. D’ailleurs, il s’agit de la première occasion d’obtenir des collaborations et de renforcer les liens entre partenaires. Par la suite, vous pourrez continuer cette tradition avec les anniversaires, les congrès et les soirées privées.
Mais une inauguration d’entreprise, c’est aussi l’occasion :
- De se faire connaître auprès de la communauté locale.
- D’étendre son réseau de fournisseurs et partenaires.
- De trouver de nouveaux prospects et clients.
La première cible lors d’une inauguration restera toujours la population locale. Pourquoi ? Car si votre entreprise vend des produits, ce seront les habitants du quartier et de la ville qui seront vos premiers clients. Ainsi, il est important de leur faire découvrir le concept en priorité.
Vous pouvez intégrer à votre inauguration d’entreprise, une phase de lancement des produits. C’est le moment pour les consommateurs de tester les produits de votre enseigne à travers chaque animation. Durant cet événement, vous aurez aussi l’occasion de recueillir leur avis, qu’ils soient positifs ou négatifs. Si votre concept et votre animation plaisent, félicitations, vous aurez gagné de nouveaux clients.
L’inauguration est également une opportunité en or pour faire du réseautage. Incluez dans votre liste d’invitation des professionnels de tous les secteurs d’activités, mais surtout ceux qui sont susceptibles de participer au développement de votre entreprise. Si la presse vient à l’événement, la portée de votre entreprise ira plus loin que pour votre localité. Dans tous les cas, il est toujours bon de faire parler de son entreprise.
Malgré tout, une inauguration d’entreprise n’est pas toujours un événement facile à organiser. Le premier inconvénient majeur concerne le budget. Entre les locaux, le traiteur, les animations, les godilles à offrir aux invités, la publicité et autres, le montant des dépenses peut augmenter très rapidement.
Quelques conseils pratiques pour réussir son inauguration d’entreprise
La méthode la plus simple et la plus sûre pour l’organisation de cet événement, c’est de faire appel à un prestataire spécialisé. Mais pour ceux qui veulent préparer l’organisation de cet événement vous-même, voici quelques conseils à suivre :
Le choix du lieu et de la date
L’organisation d’un tel projet est souvent fastidieuse, mais comme tout événement, il faut commencer par choisir la date et le lieu de celui-ci.
La date doit se choisir en fonction de la disponibilité de chacun, et du traiteur. Les invitations devront ainsi être envoyées plusieurs semaines en avance, pour que tout le monde puisse programmer leur agenda. Si vous êtes à Marseille, vérifiez qu’il n’y ait pas un autre événement prévu le même jour. Si ça arrive, votre inauguration risque de faire un flop, surtout si votre concurrent est déjà connu par le public.
Concernant le lieu, celui-ci doit être facile d’accès et facile à trouver. Il faudra aussi choisir des locaux possédant un parking pour éviter de tracasser vos invités avec ce détail. Celui-ci doit être adapté à l’envergure de l’événement, au nombre d’invités et à la diversité des animations. Pour ceux qui prévoient beaucoup d’invités, il faut un endroit large. Mais pour marquer le public, il faut un endroit original et atypique. Plus le lieu sera grand, plus les animations lors de la soirée pourront être nombreuses.
Le thème et la décoration de l’événement
Contrairement aux idées reçues, il est tout à fait possible de choisir un thème pour une inauguration. Pour sortir des sentiers battus, et proposer une soirée hors du commun, c’est le meilleur moyen d’impressionner les clients. Vous pouvez, par exemple, utiliser les couleurs de votre entreprise ou celui de votre produit phare.
L’organisation de la décoration générale devra suivre ce thème, sans en faire trop. Ce serait dommage que les locaux prennent l’aspect d’une fête d’anniversaire. Il en est de même pour chaque animation.
Choisir un photographe pour immortaliser l’événement
Faire appel à des professionnels de la photographie est indispensable dans l’organisation de l’inauguration de l’entreprise. Une fois que l’événement se termine, vous pourrez utiliser les photos et vidéos récoltées pour votre site internet. Vous pouvez également en faire des publications sur les réseaux sociaux afin de continuer à faire parler de vous et d’assurer votre présence sur le secteur.
La nouvelle tendance est de mettre un photobooth ou un cadre pour un shooting des invités à l’entrée de l’inauguration. Ainsi, les invités pourront s’amuser et partager les différentes photos qu’ils auront prises. Ce qui est intéressant avec cette méthode, c’est que ça vous fera de la pub gratuitement sur les réseaux sociaux.
Penser à la logistique
La partie logistique est sans aucun doute l’étape la plus compliquée, lors de l’organisation de n’importe quel événement. La logistique comprend la sonorisation, la lumière, les chaises, les tables, les écrans, etc.
Ainsi, la personne en charge de la logistique devra aussi s’assurer de l’organisation du matériel nécessaire durant l’événement. Elle devra veiller à la coordination de chaque animation, du traiteur et des serveurs ainsi que de la distribution des cadeaux.
L’organisation de la logistique concerne également les mesures de sécurité durant la soirée. La sécurité des invités doit être au centre des préoccupations. À part des vigiles et des sécurités dans la salle, des trousses de sécurité doivent toujours être à porter de main. De plus, il est obligatoire que les extincteurs soient fonctionnels pour parer à un éventuel incident avec le feu.
Un discourt simple et concis
Dans les salons, les conférences et les inaugurations, tout le monde attend impatiemment le fameux discours. Pourtant, si celui-ci dure des heures, et avec des phrases répétitives, les invités vont s’ennuyer.
Veillez à ce que les différents discours des intervenants soient clairs et concis afin que les convives puissent s’en souvenir. Les phrases devront être percutantes pour toucher le public.
Faire appel à un traiteur professionnel
La nourriture et le cocktail sont aussi un point essentiel à ne pas oublier lors de l’organisation de l’événement. Assurez-vous de garder un bon équilibre entre la phase de présentation, le moment de la collation et le temps de chaque animation. Vous éviterez à vos invités d’avoir faim et de ne plus se concentrer sur le sujet de l’inauguration pendant la soirée.
Un buffet et un cocktail fait par un traiteur sont la solution la plus simple. Comme ils sont déjà habitués à ce genre de fête, ils ne seront pas dépassés par les événements.
Faire la liste des invités
Vous êtes entièrement libre de choisir si l’événement est public, ou sur invitation. Pour ce dernier cas, vous pouvez inviter la presse, vos fournisseurs, vos clients, des collaborateurs, et même des influenceurs. En fonction de l’envergure de votre entreprise, vous pouvez aussi inviter des ministres pour honorer votre soirée d’inauguration.
N’oubliez pas d’inclure dans les invitations un coupon-réponse. Celui-ci vous facilitera la tâche lors de l’établissement du nombre d’invités. Un chiffre qui servira à prévenir le traiteur, ainsi qu’à prévoir le type d’animations et la logistique nécessaire.
Organiser son inauguration d’entreprise : pourquoi faire appel à un professionnel de l’événementiel ?
En faisant appel à un professionnel de l’événementiel, vous aurez une conception sur-mesure de vos animations. L’agence spécialisée se chargera de réaliser toutes vos demandes afin de rendre cette inauguration inoubliable.
Une inauguration d’entreprise ne doit pas être prise à la légère. Ces prestataires sont habitués à ce type de demande, c’est plus simple pour eux de déterminer si vos idées sont réalisables ou impossibles à mettre en place. Pour cela, ils prendront en compte votre thème, les animations souhaitées, mais surtout votre budget.
Un professionnel pourra sans problème s’adapter à votre portefeuille. Le problème dans l’organisation de ses soirées d’entreprise en interne, c’est la mauvaise gestion des finances. Une agence événementielle sera efficace puisqu’elle vous déchargera de plusieurs tâches telles que :
-
- La gestion de la logistique.
- La recherche des prestataires pour les temps d’animation.
- Le choix du DJ ou de l’orchestre pour l’ambiance musicale.
- La négociation des services et des tarifs du traiteur et de son équipe.
- L’accueil et la gestion des invités…
Faire appel à un professionnel de l’organisation peut aussi vous aider à assurer la communication de votre soirée d’inauguration d’entreprise. Lorsque vous n’êtes pas habitué à ces activités, ce renfort vous sera indispensable.
Les agences événementielles savent faire face aux imprévus, et prévoient toujours un plan de secours.
Faire appel à un professionnel de l’événementiel permet de ne pas s’inquiéter sur le bon déroulement de la soirée. Vous gagnerez du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Mais surtout, vous aurez l’assurance que l’événement sera à la hauteur de vos attentes.
valorisation de ses équipes, de ses partenaires et de ses clients.
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