Pourquoi organiser une journée portes ouvertes ?

Organiser des journées portes ouvertes est devenu de nos jours un des moyens les plus efficaces dans la communication corporate. Certes, il est plus facile de nouer des contacts et des liens avec son environnement, ses partenaires, et ses fournisseurs, mais le contact et l’échange physiques est plus que recommandé pour s’affirmer, convaincre, vendre et attirer de nouveaux clients. Découvrons dans la suite de l’article les indispensables d’une journée portes ouvertes.

À l’ère du tout digital et du numérique, aucune entreprise ne trouve des difficultés à nouer des contacts ou à échanger avec ses partenaires, ses fournisseurs, ses clients ou simplement ses collaborateurs. Internet permet en effet de réaliser des miracles dans ce créneau à travers différents outils de messagerie et de communication. Toutefois, en l’absence d’un contact plus personnel, physique les entreprises sont privées de cet échange réel et plus concret. L’organisation d’un événement portes ouvertes est faite, donc, pour permettre à une entité économique de mieux interagir avec son environnement et améliorer sa productivité, ses profits et sa visibilité.

Pourquoi recourir aux journées portes ouvertes ?

Grâce à cette méthode d’échange et de communication avec son environnement, une entreprise peut affirmer son savoir-faire et son expertise dans son domaine d’activité, mais pas que. Organiser des portes ouvertes c’est avoir la possibilité de rencontrer des partenaires, des fournisseurs et des clients. Les journées portes ouvertes permettent aussi de nouer des liens plus forts avec tous les acteurs qui entourent l’entreprise. Il est également possible de présenter et faire connaître les espaces, les infrastructures et les sites de production. Par ailleurs, l’opération portes ouvertes peut se transformer en un rendez-vous informel avec des partenaires, des collaborateurs et d’autres acteurs de l’entreprise. Cet événement d’entreprise vous permet aussi d’améliorer les indicateurs de l’entreprise, dont le chiffre d’affaires, les bénéfices et l’image de l’entité.

Organiser des journées portes ouvertes : comment vous y prendre ?

Un événement portes ouvertes est, certes, une occasion qui s’offre à l’entreprise pour peaufiner son portefeuille client, améliorer son image auprès de son public. Mais, il nécessite également une organisation assez rigoureuse. La réussite d’un tel événement dépend, en fait, du respect d’une série d’actions. Découvrons donc les étapes à suivre pour réaliser un événement dans les règles de l’art.

Quelles sont les étapes nécessaires pour une journée portes ouvertes ?

Fixer les objectifs de l’événement

Avant d’entamer quoi que ce soit, il sera crucial de définir les objectifs et le but de votre événement. C’est à travers les objectifs tracés qu’on peut tracer une feuille de route et une organisation rigoureuse des portes ouvertes. Les objectifs peuvent être génériques comme la notoriété de l’entreprise et son image et peuvent être précis à l’exemple de la vulgarisation d’une gamme de produits ou de services, etc.

Choisir une date

Le choix d’une date doit répondre à une série d’exigences, dont celle liée à la participation d’un grand nombre de personnes. Il est aisé de deviner que certaines dates qui arrivent en pleine semaine de travail sont déconseillées. Privilégiez plutôt les journées de fin de semaine et évitez les périodes de vacances. L’heure de votre événement doit être aussi adaptée aux plannings de votre public.

Prévoir le budget de votre événement

Bien que ce soit relativement symbolique, le coût d’un événement d’entreprise peut varier d’une entité à une autre. Comparée à d’autres types de rencontres, une journée portes ouvertes ne vous coûtera pas une fortune. Toutefois, il sera crucial de définir un budget prévisionnel qui comprendra les coûts, dont la location des stands, la nourriture, le personnel ainsi que le matériel utilisé. Dans certaines situations, il sera nécessaire de faire appel à une agence événementielle pour assurer ce type de rencontres.

Régler les aspects administratifs

Suivant les spécificités de votre événement portes ouvertes, certaines rencontres peuvent nécessiter des autorisations et une documentation administratives. C’est le cas notamment des rencontres organisées sur des espaces publics avec une forte présence. Il est donc recommandé de prévoir les demandes à adresser aux autorités (mairies, préfectures, etc.) un mois à deux mois avant le jour J. Votre demande d’autorisation doit contenir toutes les informations utiles, dont la date, l’espace réservé, le nombre de personnes ou invités attendus et éventuellement d’autres activités connexes à organiser en parallèle.

Mettre en place des mesures de sécurité strictes

Pour le besoin de votre journée portes ouvertes, certaines exigences de sécurité sont recommandées. Vous devrez, donc, prévoir à l’avance le niveau de sécurité requis et le personnel qui assurera cette tâche. Dans certaines situations, il sera nécessaire de prévenir la police ou la gendarmerie.

Choisir un personnel d’encadrement qualifié

En fonction des activités prévues durant votre journée portes ouvertes, certains éléments de l’entreprise peuvent être sélectionnés pour assurer cette tâche. Il est donc conseillé de se porter sur le personnel hautement qualifié qui parlera au nom de l’entité. Il y va de l’image de l’entreprise, de sa crédibilité et de la rigueur de ses employés.

Envoyer les invitations et cibler le public

Les invitations à votre journée se feront en fonction de vos objectifs et de l’environnement de votre entreprise. Quoi qu’il en soit, il sera important de mettre en place une liste des invités qui recevront une invitation personnalisée. Vous pouvez aussi proposer un service d’inscription sur Internet afin d’identifier les participants et connaître un peu plus sur chaque profil. Votre événement peut également bénéficier d’une communication plus large, voire dans certains cas une publicité ciblée afin d’attirer un plus grand monde à vos stands. Cette communication qui peut se faire sur plusieurs supports est en soi un moyen de parler de l’entreprise.

Enrichir le programme de la journée

Pour ne pas tomber dans une sorte d’ennui lors de la journée, il est nécessaire de concocter quelques activités de distractions au profit des présents. Ces activités peuvent prendre plusieurs formes et seront destinées à la vulgarisation des activités de l’entreprise, ses produits et services ou encore pour faire connaître les processus de production. Certaines entreprises préfèrent se concentrer sur certains aspects jugés méconnus par le public et les participants. Elles peuvent aussi insister sur des détails techniques précis comme la sécurité, la fiabilité des installations ou encore la propreté des installations de production. Tout dépend donc du secteur d’activité de l’entité. De nos jours, il est possible d’exploiter des moyens sophistiqués pour accompagner les participants comme l’intelligence artificielle, la réalité virtuelle ou encore les réseaux sociaux.

Prévoir des goodies

Parmi les éléments qui peuvent attirer de l’affluence et notamment lors des événements de grande ampleur, la distribution des goodies aux présents. Cette action permet de marquer les présents, leur offrir un objet qui les rappelle de l’entreprise et communiquer vos coordonnées ou vos services sur un support qui peut voyager très loin.

Impliquez les participants dans vos activités 

En optant pour des animations et des activités variées telles que les concours, les jeux et les tombolas, vous pourrez bénéficier d’une attention toute particulière de la part des participants.

Prévoyez un système d’évaluation 

À la fin de votre événement opération portes ouvertes, il serait judicieux de prévoir un système d’évaluation de l’événement. Prévoyez donc des questionnaires pour avoir une idée du degré de satisfaction des participants. Vous pouvez également préparer quelques questions qui concernent votre entreprise, son image, la qualité de ses produits. C’est un moyen efficace pour avoir des retours et des avis sur l’ensemble des objectifs recherchés à travers cet événement d’entreprise.

Choisir un prestataire pour réussir votre événement d’entreprise

Pour éviter une improvisation de votre opération portes ouvertes, l’idéal serait de choisir une agence événementielle qui peut vous assurer l’organisation de votre événement de A à Z. En optant pour un spécialiste dans la communication événementielle, vous serez certain de bénéficier d’un soutien d’une forte expertise dans le domaine, de précieux conseils et orientations sur le déroulement de l’événement du début à la fin. À l’aide d’une agence événementielle vous pourrez mieux communiquer sur l’image de votre entreprise, avoir un meilleur contact avec les participants grâce aux multiples outils qui se mettront en place et une animation garantie.

Pourquoi recourir à une agence événementielle ?

Opter pour un prestataire extérieur pour mener à bon port votre journée portes ouvertes vous permet de glaner quelques points pour votre entité. Tout d’abord, il se peut qu’une telle organisation risque de prendre votre temps qui est précieux et devrait être consacré à d’autres tâches plus importantes. Un prestataire peut également se charger de tous les aspects de l’événement y compris financier. Vous bénéficiez donc d’une optimisation de vos dépenses et une rationalisation de vos ressources. Quant aux animations et autres activités qui se déroulent tout au long de la rencontre, vous pouvez garder la main pour décider de la teneur ou laisser votre agence choisir ce qui est approprié à votre cas.

En respectant les étapes précitées, vous avez l’assurance de réussir votre opération portes ouvertes. Certains secteurs d’activités peuvent nécessiter des ajustements. C’est pourquoi il est important de s’entourer de professionnels. Une agence événementielle peut vous assurer ce rôle pour faire de votre rencontre un moment marquant et réussi pour votre entité. Interagir avec ses clients et avec son environnement est crucial pour la pérennité d’une entreprise.