À quoi sert réellement une agence événementielle ?

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À quoi sert réellement une agence événementielle ?

Événement d’entreprise : quel est le rôle de l’agence événementielle ?

Être dirigeant d’entreprise, quelle que soit la taille de celle-ci et son nombre de salariés, implique de devoir organiser un ou des événements professionnels dans l’année. Séminaires, cocktails, les activités Team Building pour renforcer la cohésion d’équipe, les afterworks ou tout simplement pour fêter la réussite d’un projet, les raisons ne manquent pas.

Pour autant, réunir tous les convives et être à la tête de toute une organisation ne s’improvise pas. Il faut du temps, prévoir un cahier des charges, fixer la date, réserver le lieu… C’est pourquoi faire appel à une agence événementielle est largement recommandée. Cette entité propose des prestations de très grandes qualités et gère toute la logistique. Elle vous remet un événement d’entreprise clef en main.

Elle fait appel à plusieurs professionnels de l’événementiel pour mettre sur pied un projet.

Alors, que ce soit dans le cadre de soirées convivialité entre salariés, de rencontres B2C ou B2B, le rôle d’une agence d’événementiel est primordial pour être assuré d’une organisation sans faille et un événement qui se déroule sans accrocs.

Le conseil : la fonction première de l’agence événementielle

Lorsque l’on souhaite créer un événement d’entreprise, il n’est pas rare d’avoir déjà une idée en tête.

En faisant appel à une agence d’événementiel, celle-ci aura pour mission de vous conseiller sur la manière d’organiser l’événement en prenant en compte vos besoins, votre objectif, les moyens mis à sa disposition pour y parvenir ainsi que le budget alloué. 

L’agence vous permettra de hiérarchiser vos besoins et de mettre en avant votre objectif principal : soirée promotionnelle, présentation d’un nouveau produit, célébration de résultats, attirer de nouveaux prospects, etc.

L’agence peut également se montrer force de proposition en réorientant votre projet dans une direction qu’elle juge plus à même de remplir l’objectif que vous aurez fixé.

Pour ce faire, les principaux acteurs de l’agence d’événementiels établiront un cahier des charges qu’ils vous soumettront.

Ce cahier des charges comprendra, bien sûr, les différents éléments que vous aurez cités ainsi que tous les moyens, en termes de temps, de logistique. De plus, il répertorie la création et la mise en place de moyens de communication autour de l’événement. L’agence prend à sa charge le côté financier et administratif de la création de l’événement.

Pour ce faire, il y a trois acteurs principaux qui seront à l’origine de votre projet :

  • Le chef de projet, qui chapeaute et coordonne l’ensemble du projet événementiel. Il a, par ailleurs, un rôle de commercial.
  • Le directeur de production qui se mettra en relation avec les différents prestataires de services.
  • Le régisseur à qui incombe toute la technique et la mise en place des différents matériels pour l’animation de l’événement.

Toutefois, pour être assuré d’obtenir entière satisfaction et une prestation de services de grande qualité de la part de l’agence événementielle, il ne faut pas hésiter à faire appel à leurs services au moins six mois avant la date butoir.

La création d’événements

Après avoir remis le cahier des charges et que ce dernier eut été accepté par vos soins, les professionnels de l’événementiel vont procéder à la partie création.

La phase de création se déroule en plusieurs étapes dont certaines auront été définies dans le cahier des charges, notamment l’objectif clef ainsi que la date de l’événement et sa durée qui doit être adaptée à l’objectif proposé.

L’agence se charge de trouver le lieu idéal pour accueillir votre événement. Ces professionnels n’hésiteront pas à se déplacer et à visiter plusieurs établissements si nécessaire. Généralement, les agences événementielles disposent d’un carnet de contact conséquent.

Les organisateurs de l’événement rivalisent d’imagination et d’ingéniosité pour promouvoir votre image de marque.

Si d’aventure, l’événement se déroule sur plusieurs jours (comme les séminaires par exemple), l’agence recherchera des hébergements ainsi qu’un service de restauration à proximité du lieu de l’événement ou au sein même de l’établissement receveur.

En cas de soirées ponctuelles, c’est encore l’agence qui se charge de recruter un traiteur, des serveurs et qui démarchera les fournisseurs de boissons et nourritures.

Un événement sans animation est aussi triste qu’un jour sans pain, alors l’agence proposera diverses activités ou animations promouvant votre objectif, votre produit, votre entreprise et boostera votre notoriété.

L’agence gère la location, l’installation et la restitution de divers matériels tels que :

  • La sono et les enceintes.
  • Les projecteurs et spots LED.
  • Les stroboscopes.
  • Les machines à fumée et/ou à mousse.
  • Les micros sans fils ou les micros cravates.
  • Systèmes d’enregistrements vidéo.

L’animation d’événement sera totalement ou en partie prise en charge par l’agence événementielle en fonction de ce que vous lui aurez indiqué.

Enfin, si le côté sécurité est souvent le grand oublié des événements d’entreprise, personne n’est à l’abri d’un incident malheureux.

L’agence fera en sorte que la sécurité soit assurée autant pour les convives à l’événement que pour les locaux les recevant.

Enfin, le chef de projet veillera tout particulièrement à ce que l’événement proposé dans son cahier des charges respecte le budget qui lui aura été alloué pour mettre l’événement sur pied.

La communication et la promotion de l’événement

Une fois, l’organisation de l’événement mis sur pied, l’agence se doit de communiquer sur l’événement et le promouvoir comme il se doit. Soit, elle est en capacité de proposer elle-même ce service, soit elle aura recours à un prestataire extérieur si besoin.

En effet, si l’objectif de votre événement est de promouvoir un produit issu de votre entreprise, il faut réunir suffisamment de prospects à l’événement pour espérer un effet “boule de neige”.

La communication peut se faire à différents niveaux :

  • Dans un premier temps, l’agence de création d’événementiel aura besoin d’accéder à votre portefeuille client ou à vos ressources internes avant de lancer, éventuellement, une campagne d’e-mailing ou de courriers adressés.
  • Elle va créer ou déléguer la création de visuels et des invitations à expédier.
  • Elle va prévoir le bon nombre d’impressions et les divers supports à utiliser (cartons d’invitations, affichettes et affiches, badges, signalétiques, etc.).
  • En cas de cadeaux promotionnels, l’agence d’organisation d’événement d’entreprise s’assurera de leur mise en sécurité et vérifiera la bonne conformité du bon de commande.
  • Elle pourra aussi communiquer l’événement dans les médias et autres canaux permettant la promotion si l’événement proposé est suffisamment conséquent. Elle saura faire jouer ses relations.
  • Si l’événement proposé est plus modeste (afterwork, soirée convivialité…), l’agence s’assurera que les invités disposent de toutes les informations nécessaires pour se rendre à l’événement (mails, flyers, invitations papier, affichage dans les locaux…)

S’assurer du bon déroulement de l’événement

Le jour J est arrivé. Mais avant que l’événement ne commence, les professionnels de l’événementiel ont encore du pain sur la planche.

L’agence événementielle devra s’assurer que tout se déroule comme prévu.

Dans le cas d’un événement conséquent, elle veillera à ce que le lieu corresponde à l’attente de son client en termes de dispositions, de décorations, de signalétiques…

Elle aura une attention toute particulière pour le service de traiteur et autres fournisseurs de boissons.

Elle s’assurera que le lieu est suffisamment sécurisé. De même pour les cadeaux promotionnels et les invités.

Si l’animation d’événement est prévue au cahier des charges, le régisseur et son équipe installeront le matériel nécessaire : matériel de sonorisation pour la soirée dansante avec des jeux de lumière adaptés. Ils contrôleront les micro-sans-fils et sans oublier la présence du DJ ou de l’animateur.

Lors de l’arrivée des invités, les professionnels de l’agence les prendront en charge pour les aiguiller au mieux et répondront à toutes leurs questions. Ils s’assureront qu’ils ne manquent de rien et géreront la coordination des autres prestataires de services afin que tout se déroule sans incident.

Les animations pourront être proposées tout au long de la soirée suivant un calendrier précis afin de laisser un souvenir impérissable à vos invités.

Le travail ne s’arrête pas lorsque tombe le rideau

L’événement s’est déroulé à merveille et l’émotion que vous avez pu voir dans les yeux de vos invités n’a pas de prix.

Pourtant, à l’heure où vous revenez à la vie normale, les professionnels de l’événementiel doit s’assurer de la bonne restitution du matériel prêté en location.

Ils vérifieront qu’aucun dégât n’a été causé durant l’événement. Ils s’assureront également du nettoyage et de la remise en état des lieux.

Faire appel à une agence événementielle, c’est s’assurer une paix et une tranquillité d’esprit à chaque instant.

La création d’un événement d’entreprise, aussi modeste soit-il, demande de nombreuses ressources et une énorme capacité d’organisation.

L’agence événementielle devient alors votre interlocuteur privilégié entre tous les prestataires de services dont vous pourriez avoir besoin.

Elle assure un rôle de conseiller en vous aidant à définir votre objectif principal. Elle vous accompagne en vous proposant les meilleures structures, les meilleurs professionnels et promeut l’événement au travers d’une communication efficace.

L’agence joue aussi un rôle logistique important en vous débarrassant de la corvée de devoir joindre un à un chaque professionnel du secteur pour les réservations.

Un bon organisateur se doit d’avoir une excellente résistance au stress que peut provoquer une organisation événementielle.

Elle veille à ce que l’événement se déroule parfaitement et sera force de proposition pour augmenter votre impact et votre visibilité auprès de votre cible.

Que ce soit pour la création d’un événement, l’organisation et l’animation, l’agence d’événementiel est l’entité qu’il vous faut pour une soirée promotionnelle, un afterwork, des activités de Team Building ou un séminaire réussi.

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