Que visent les séminaires et conventions d’entreprise ?

Dans le cadre de la stratégie de communication événementielle des entreprises, sont organisés des séminaires professionnels ou des conventions d’entreprises, en rassemblant dans un seul endroit l’ensemble des collaborateurs et des employés. Ce sont de grands événements d’une importance stratégique pour l’entreprise, ils s’étalent généralement sur un à deux jours et ils visent à remplir un ou plusieurs objectifs définis. On assiste à différentes activités ou ateliers qui rapprocheront les participants. Nous parlerons de ces objectifs et des ateliers et animations, qui vont différer selon l’entreprise, sa problématique et également de ce qui se passe avant, pendant et après ces événements en termes de contexte. Qui, par ailleurs, ne sont pas si identiques, car il existe des différences notables entre les deux appellations, souvent confondues. À la fin de cet article, vous aurez déjà plusieurs pistes et solutions qui vous guideront pendant vos futurs événements déjà planifiés ou non.

Les différents séminaires d’entreprises ou conventions d’entreprises

La convention d’entreprise et le séminaire d’entreprise sont différents, mais tout de même assez identiques dans l’organisation.

La convention d’entreprise est organisée au sein même de l’organisme, par le ou les PDG ou par les dirigeants afin de communiquer sur l’entreprise et les objectifs de celle-ci. C’est aussi un bon moyen de renforcer les liens entre collaborateurs dans un contexte se situant hors de la structure de travail. C’est propice à la détente et à la performance des participants.

Le séminaire d’entreprise ou le séminaire professionnel est organisé par les institutions académiques ou par les organisations professionnelles. Elles ont pour but d’instruire les professionnelles sur un sujet précis, qu’un intervenant vient présenter. Généralement, c’est ce même intervenant qui parle tout le long du séminaire. Attention, car certaines entreprises prennent le nom de séminaire pour organiser des conventions. Souvent nommé séminaire d’intégration, de motivation, de formation, de direction, de travail ou de management. Il convient de préciser que ce type de séminaire se rapproche beaucoup de la convention d’entreprise.

Puis on a le séminaire team building qui est un excellent moyen de motiver les équipes, de créer des liens, de renforcer l’esprit d’équipe et la solidarité. Représenté par une activité sportive qui est organisée principalement lors de séminaire d’entreprise, cela permet de véhiculer les valeurs de l’entreprise et de partager un moment intense. Toutefois, une activité que tous pourront pratiquer est préférable pour éviter d’exclure des participants. La solution, quand il n’est pas possible de plaire à tous, est d’offrir deux possibilités et donc de rassembler l’ensemble en deux groupes.

Les enjeux d’un séminaire d’entreprise ou d’une convention d’entreprise

Un séminaire d’entreprise ou une convention d’entreprise a forcément un ou plusieurs objectifs. Cet événement, étant déjà très coûteux, il est important qu’il apporte quelque chose à l’entreprise. Il doit posséder un but très précis et surtout à la fin, les collaborateurs doivent repartir en ayant ce point précis en tête sans être stressés ou tendus par le travail futur, qui les attendra au retour.

Un premier objectif est de réunir l’ensemble des collaborateurs et personnels dans un seul et même endroit. Cela favorisera les échanges entre eux, dans un endroit neutre, et le partage des compétences et connaissances. Le travail futur n’en sera que meilleur et plus agréable, car la communication entre les collaborateurs aura été facilitée par cet événement et sera d’autant plus efficace dans le travail futur.

Un second objectif est de faire des annonces. Cela peut être des vœux de fin d’année, des résultats positifs d’entreprise, une nouvelle direction à prendre, une organisation importante qui change, de nouvelles visions de l’organisme, un changement de nom, une fusion dans un groupe, le lancement d’un nouveau produit ou la modernisation de l’entreprise. Généralement, cela doit correspond au sujet de l’événement.

Un troisième objectif est de rappeler aussi l’esprit de l’entreprise, sa culture, sa façon de penser et de percevoir l’âme de celle-ci. Toute entreprise a sa personnalité et sa philosophie.

Vous l’avez compris, les raisons ayant motivé l’organisation d’un tel événement peuvent être uniques ou multiples. Il existe encore beaucoup d’autres raisons qui peuvent pousser à réaliser ce genre d’événement, mais c’est aux entreprises de le déterminer, tout comme la façon de l’aborder avec ses collaborateurs.

Que demande la préparation d’un tel événement ?

Vous pensez bien qu’organiser un séminaire d’entreprise ou une convention d’entreprise ne s’effectue pas trois jours à l’avance. Il faut parfois, plusieurs mois de préparation pour que tout se passe bien. Il y a donc beaucoup d’organisation, de recherche, de patience et de diplomatie.

Pour un tel événement, il y a de nombreux détails à penser comme :

• Fixer une date et la durée, c’est la première partie à déterminer pour la suite.
• Le nombre de personnes à connaître, afin de déterminer le lieu et le reste de l’organisation.
• Le lieu qui doit être assez grand pour accueillir l’ensemble des personnes invitées.
• Définir le type d’événement (séminaire d’entreprise, convention d’entreprise, etc.).
• Trouver un thème ou un univers autour du sujet de l’événement.
• Préparer des activités et animations collectives pour rapprocher les collaborateurs.
• Concevoir un planning que chacun pourra consulter à sa guise.
• Proposer une solution de restauration, mais également une solution d’hébergement si cela dure sur plusieurs jours.

Cette importante organisation peut être confiée à un employé de votre entreprise, mais vous avez la possibilité de faire appel à un prestataire extérieur qui aura une connaissance et une pratique plus importante dans l’élaboration d’un séminaire professionnel ou d’une convention d’entreprise.

Attention toutefois au séminaire team building qui nécessite une autre organisation. En plus de tout le reste, l’activité sportive doit être proche du lieu du séminaire, dans l’idéal sur l’endroit même. Cela pour éviter les grands déplacements. Après, pour déterminer l’activité, vous n’aurez que l’embarras du choix, l’accrobranche, le ski, un match de foot ou bien du kite surf en mer. Et à la fin de cette dépense énergétique importante, il faut le réconfort, dans un bar lounge, au bord d’une piscine, devant un repas dansant. À vous de choisir, et une fois de plus des agences de professionnels d’organisation de séminaire team building peuvent vous accompagner dans vos démarches, et même de tout organiser.

Que faire pendant le déroulement ?

La préparation est finie, tout est prêt et ça commence enfin. Seulement, il ne faut pas relâcher son attention pour autant. Il faut maintenant veiller à son bon déroulement et mettre les collaborateurs à l’aise. Ça doit être différent de leurs environnements de travail pour idéalement amener une atmosphère de détente et de performance. N’oubliez pas de les mettre à l’aise pour une décontraction maximale et par là même favoriser et fluidifier les échanges entre les participants.

À l’arrivée des participants, on vérifie que tous sont arrivés en leur remettant, par exemple un badge avec leurs noms dessus qu’ils devront porter. Ainsi plus besoin de faire les présentations, le mélange entre eux se fera plus facilement. Et pourquoi ne pas leur remettre un exemplaire du planning du déroulement du séminaire d’entreprise ou de la convention d’entreprise.

Pensé à les diriger tout au long, pour que le déroulement soit le plus fluide possible. Rien ne doit être laissé au hasard. Si cela dure plusieurs jours, indiquer en premier les chambres et après les rediriger vers les premiers événements. Faire ainsi apporte une atmosphère décontractée, comme à l’hôtel, ils n’en seront que plus réceptifs.

L’organisation des activités et le partage des temps de parole sont chronométrés et ne doivent donc pas être lancés en retard. C’est pour cela qu’il est très important de veiller à ce que tout le monde respecte le planning initialement prévu. Une activité ou un atelier qui commence en retard peut tout décaler et compliquer l’organisation de l’ensemble du séminaire ou de la convention.

Un retour d’appréciation

Voilà vous avez réalisé l’événement, mais qu’en est-il du vrai retour ? Les objectifs définis précédemment sont atteints, tout s’est très bien passé, mais qu’en ont pensé vos invités ? Pour le savoir rien de plus facile que de mettre en place un questionnaire de satisfaction, par courriel ou écrit, que chacun pourra remplir anonymement s’il le souhaite, ce qui va permettre de connaître le retour de chaque personne et pourquoi pas des suggestions pour les prochains séminaires d’entreprise ou les prochaines conventions.

Un autre moyen de disponible est le livre d’or ou blanc mis à disposition durant l’événement que chacun peut venir remplir à sa guise et quand il le souhaite.

Comme vous l’avez compris, un séminaire d’entreprise ou une convention d’entreprise est une action demandant beaucoup de temps et d’organisation, donc il est important de désigner un employé ou un service de communication événementielle, qui s’occupera uniquement des impératifs logistiques inhérents au séminaire ou à la convention : le transport, le lieu, le repas, le couchage, les animations, les intervenants, etc.

Pour plus de garanties et moins de chronophagie, une autre solution et que vous pourriez faire appel à une agence externe spécialisée dans l’organisation de ce type d’événement. Les agences événementielles ont l’avantage de vous laisser l’esprit libre pour organiser les discours sur les temps de paroles qui seront alloués à chacun des intervenants.