Quelles sont les spécificités d’une agence événementielle digitale ?

Ces dernières années, un nouveau type d’agence événementielle a fleuri et ajouté une corde à son arc : le digital. L’agence événementielle digitale fait une montée spectaculaire et répond clairement aux besoins de notre époque. Et pour cause, à l’ère du numérique, il est obligatoire pour tout professionnel de l’événementiel de montrer qu’il est à jour sur les nouveautés. Des entreprises ont besoin de donner une nouvelle image à leur public. L’événementiel digital a donc pour but de mettre en avant des événements en les digitalisant afin de séduire une audience. Et les idées ne manquent pas, au contraire elles sont toujours plus innovantes. Quelles sont les spécificités d’une agence événementielle digitale ? On vous explique tout à travers cet article.

Qu’est-ce qu’une agence événementielle digitale ?

Tout d’abord, il est utile de bien savoir distinguer une agence événementielle digitale d’une simple agence événementielle. Leur fondement a beau être le même, leurs tâches sont différentes. De son rôle à ses caractéristiques, en passant par son objectif, vous saurez tout sur l’agence événementielle digitale et les différentes spécificités qui lui sont inhérentes.

Définition et rôle de l’agence événementielle digitale

L’agence événementielle digitale mise sur le numérique et a un rôle bien particulier. Elle met en place des activités afin que les participants de votre événement deviennent des acteurs de ce celui-ci. Grâce à des outils digitaux modernes et spécifiques, l’agence événementielle digitale offre à ses clients un savoir-faire unique. Elle est capable de digitaliser vos séminaires, vos stands de salon professionnel, vos fêtes d’entreprise, vos congrès, vos conférences, mais aussi plus largement des événements d’influenceurs et bien d’autres.

Que ce soit sur place ou en virtuel, l’agence événementielle digitale honore entièrement son engagement. Elle rend tout événement accessible en mettant en place des activités faites à partir du web, et ce par le biais de téléphones, tablettes, ordinateurs, écrans géants, etc.

L’agence événementielle digitale est également un acteur à la pointe de la technologie afin de vous proposer les animations innovantes basées sur les dernières innovations (intelligence artificielle, réalité virtuelle, réalité augmentée, hologrammes 3D, chorégraphies de drones, vidéo mapping, etc.).

Les caractéristiques d’une bonne agence événementielle digitale

Une bonne agence événementielle digitale comprend les besoins de son client et connaît le public qu’il veut cibler. En d’autres termes, elle étudie le secteur d’activité du client avec soin, se met à la place de son client et adapte ses services pour que l’audience ciblée soit totalement conquise.

Ses compétences sont nombreuses, notamment dans les outils et biais de communication de notre époque. Elle doit être familière avec le numérique et développer ses compétences dans le high-tech. Enfin, une bonne agence événementielle digitale est force de proposition, créative, réactive, organisée et fait preuve de minutie pour mener à bien sa mission.

Pourquoi collaborer avec une agence événementielle digitale ?

Quand vous décidez de travailler avec une agence événementielle digitale, vous avez naturellement pour objectif de rendre votre événement unique et de satisfaire votre communauté. Vous travaillerez en totale osmose avec l’agence et échangerez régulièrement avec cette dernière. Même si vous n’avez pas réellement de stratégie arrêtée, elle vous aiguillera et répondra au mieux à vos désirs.

Un atout professionnel et un gain de temps

Choisir de travailler avec une agence événementielle digitale est un réel atout pour vous et votre audience. Grâce à son professionnalisme et ses compétences multiples, elle vous permettra de vous focaliser entièrement sur votre audience et vous offrira un gain de temps non négligeable. Elle vous libère de vos contraintes liées à la logistique et au côté technique de votre événement en vous accompagnant de la conception à la réalisation de votre projet.

Que votre futur événement se déroule en présentiel, à distance ou de façon hybride, les outils ne manquent pas et l’agence événementielle digitale est compétente face à n’importe quel cas de figure. D’ailleurs, elle s’adapte toujours au type d’événement et garantit que l’attention de votre audience sera captée, que ce soit un séminaire, une fête, une convention, une conférence ou encore une soirée. Car elle aura au préalable constaté et étudié avec vous les différents objectifs, l’agence connaîtra parfaitement vos besoins et pourra représenter dignement votre entreprise aux yeux de tous.

Pour que votre événement soit une réussite, l’agence est disposée à vous proposer des idées d’activités à faire avec votre communauté afin qu’elle puisse interagir avec vous. De cette manière, votre audience se sentira utile, puisqu’elle en sera un acteur principal et vivra un moment d’exception lors de votre événement. L’expérience digitale apportée à votre événement est capitale et déterminante pour la notoriété de votre entreprise, c’est pourquoi l’agence événementielle digitale tient à respecter vos valeurs.

La digitalisation d’un événement : intention, objectifs et mise en place

En principe, il n’y a aucune restriction, tout type d’événement peut être digitalisé. Les dispositifs et formats sont variés et conviennent par conséquent à tous les acteurs professionnels.

Les objectifs de la digitalisation sont nombreux :

• Rendre votre événement accessible sur Internet.
• Optimiser vos coûts dans le cas d’un événement virtuel.
• Donner une dynamique à votre événement.
• Offrir une dimension moderne à votre entreprise.
• Faire participer votre audience.
• Etc.

Peu importe votre intention, la digitalisation peut se faire de plusieurs manières et rendre votre événement immersif et connecté.

La digitalisation de votre événement étape par étape

Les animations d’événements professionnels ne manquent pas d’originalité : animation high-tech, animation grâce aux neurosciences, réalité virtuelle, mixte, augmentée, hologramme, simulateur et bien d’autres.

Les choix que vous pouvez faire sont nombreux et vous pouvez facilement vous sentir submergé. Aussi, vous pouvez ne pas savoir par où commencer et pour quelle animation opter pour rendre votre événement mémorable. Pas d’inquiétude, l’agence événementielle digitale est là pour vous aiguiller.

Voici deux exemples :

1. Si vous programmez de faire une soirée de lancement pour un produit, la digitalisation aura un rôle clé. Vous pouvez par exemple proposer un live immersif afin de diriger l’attention sur votre produit. L’agence peut également mettre en place des solutions pour rendre l’événement vivant, tels qu’un système de vote par SMS, qu’un quizz, qu’un jeu-concours, qu’un questionnaire pour donner son avis, etc. Ces systèmes mettent en avant l’instantanéité et donc le professionnalisme de votre entreprise. Privilégier les vraies interactions, c’est rendre vos participants privilégiés.
2. Pour digitaliser un événement d’entreprise, tel qu’un séminaire, vous pouvez miser sur le monde des réalités virtuelles, mixtes et augmentées. Ces formes d’animations sont très populaires et mettent la force du digital au premier plan. Ainsi, vos invités feront partie intégrante de l’expérience et leur intérêt augmentera lorsqu’ils testeront vos dispositifs en toute autonomie. En parallèle, vous pouvez proposer une alternative virtuelle à une partie de votre public qui assistera de loin, mais pourra interagir simultanément.

Déroulement de l’événement

L’événement peut se faire 100% en présentiel. Dans ce cas, l’animation digitale d’évènement est peaufinée pour permettre à votre audience de s’intéresser au maximum à votre événement. L’agence événementielle digitale perfectionne la partie dissimulée, tout comme la partie visuelle de votre événement.

L’événement peut également se dérouler 100% virtuellement. Dans ce cas précis, les animations se feront via des canaux numériques. Naturellement, ce n’est pas parce que tout est fait à distance que l’événement sera négligé. De la création de stands 3D sur-mesure, à la création de vidéos ou de visuels personnalisés, tout est fait pour que le digital reste maître de votre événement.

Enfin, si l’événement se déroule en hybride, c’est-à-dire qu’il propose une partie en virtuel et une partie en présentiel, cela ne change rien. Pour que votre événement soit le plus interactif possible, proposez un format virtuel à vos participants qui ne peuvent se rendre sur place. En pensant à eux, vous attirerez plus de monde et mettrez une nouvelle fois le digital au centre de votre événement.

La mise en place d’une agence événementielle digitale

Le secteur événementiel est très accessible, bien que concurrentiel. Pour prospérer, il faut se démarquer et être créatif. Si vous êtes sûr de vous et que vous savez que ce que vous proposerez apportera un plus au secteur événementiel, mettez en place votre projet. Avant de vous lancer, vous devez avoir une stratégie claire, réaliser un business plan, puis créer votre statut juridique. Enfin, pour annoncer l’ouverture de votre agence événementielle digitale et faire sa promotion, vous devrez utiliser les réseaux sociaux et bâtir une communication forte.

Ce qu’il faut retenir

Les événements digitaux sont omniprésents et ont le don de séduire le public qui se voit attribuer un rôle clé en participant foncièrement. Par ailleurs, voyant que le secteur de l’événementiel est en pleine expansion, des agences événementielles digitales se mettent en place régulièrement. Pour toute personne souhaitant se lancer dans cette aventure, il faut savoir que la création d’une telle agence est minutieuse, il est donc primordial de savoir si ce domaine est fait pour vous ou non.

De toute évidence, l’agence événementielle digitale possède les compétences nécessaires pour assurer le bon déroulement de votre événement, optimiser vos animations digitales et rendre possibles toutes vos envies. Enfin, collaborer avec une agence événementielle digitale vous permet de garder votre énergie pour votre audience le Jour J.