Quelles sont les missions d’une agence événementielle ?

Une entreprise organise souvent des événements pour développer son image de marque auprès de sa clientèle cible, pour promouvoir ses produits, pour renforcer les liens entre collaborateurs et ainsi accroître son chiffre d’affaires. Ces événements peuvent être des séminaires, des conférences, des foires, des team buildings, des salons B2B ou salons B2C, des soirées d’entreprise, des congrès ou autres… selon les objectifs des organisateurs. Organiser un événement d’une telle envergure demande beaucoup de temps, une bonne organisation, une bonne gestion du budget et bien évidemment une main-d’œuvre qualifiée. Pour éviter tout stress lié au travail à faire, il est recommandé pour les chefs d’entreprises de contacter une agence événementielle. Découvrez dans cet article les avantages de faire appel à une agence événementielle et surtout ses missions.

Une agence événementielle, c’est quoi exactement ?

La communication événementielle est une partie spécifique d’une stratégie de communication d’entreprise. Ainsi, de même que pour le marketing, pour les relations publiques, pour l’achat média ou encore pour le digital… l’événementiel est imaginé et opéré par des agences de communication spécialisées sur ces problématiques propres. Il peut exister une sous-spécialisation ayant attrait à la cible prioritaire de l’agence événementielle, on peut notamment distinguer : l’agence de communication événementielle B2C de l’agence de communication événementielle B2B, mais ces 2 types de structures vont présenter des dynamiques similaires.

Une agence événementielle, appelée également agence d’animation, se charge d’organiser des événements en tout genre pour le compte de sa clientèle, qu’elle soit un particulier ou une entreprise. Elle s’occupe de A à Z de l’organisation de l’événement selon les demandes de ses clients. Pour ce faire, elle collabore avec plusieurs prestataires de service comme des traiteurs, des animateurs, des décorateurs, etc. Les principaux rôles d’une agence d’animation sont de réaliser, gérer, organiser et animer un événement. Une agence événementielle est souvent composée d’un chef de projet événementiel, un directeur de production, une équipe commerciale, une équipe marketing, une équipe de communication et un chargé de relations publiques.

• Le chef de projet : en relation directe avec son client, il se charge d’élaborer l’animation et le déroulement de l’événement selon les attentes de ce dernier. Il gère également les relations commerciales et clientèles pour atteindre les objectifs commerciaux dans le cadre d’une promotion de produit, salon ou foire.
• Le directeur de production : il joue le rôle d’intermédiaire entre son client et les prestataires. Il gère la logistique globale, le lieu de l’événement, les moyens de déplacement, etc.
• Les agents créatifs : ce sont eux qui proposent de nouvelles idées pour concevoir un événement unique et captivant reflétant les valeurs de chaque client.

L’enjeu d’une animation d’événement d’entreprise

Les grandes entreprises dépensent des sommes importantes pour organiser des événements où sont invités des centaines voire des milliers d’employés, clients et partenaires. Si elles sacrifient autant leur trésorerie, c’est que l’enjeu est de taille ! Le projet doit être parfait pour ne pas ternir l’image de l’entreprise, ce qui aurait un impact négatif et grave sur son développement. Les foires, salons et autres événements sont l’occasion pour les entreprises de rencontrer de nouveaux clients et promouvoir leurs produits, leur présentation doit être impeccable et attrayant pour marquer l’esprit des invités ou des passants. Dans le cadre d’un séminaire, l’enjeu est de renforcer la culture d’entreprise, la cohésion entre les salariés afin de les motiver dans leurs taches respectives.

Pour un événement réussi, il faut le savoir-faire, l’expérience et la créativité d’une agence d’animation. Elle dispose des moyens matériels et humains pour le bon déroulement du projet à la hauteur de vos attentes.

Qu’attend-on d’une agence événementielle ?

Une agence d’animation professionnelle digne de ce nom se doit de satisfaire les attentes de sa clientèle du début jusqu’à la fin de l’événement. Elle doit être capable d’organiser un événement original et à l’image de son client. Sur ce, elle doit avoir une grande capacité d’adaptation aux besoins de sa clientèle et une bonne aptitude à déterminer les objectifs de ses clients pour adopter les bonnes stratégies à mettre en œuvre. Pour aider son client à mieux gérer le budget alloué au projet, elle doit être une bonne conseillère et disposer d’un réseau de contacts pour trouver facilement les prestataires de service idéaux pour la réussite du projet. Outre sa bonne présentation et organisation, l’agence doit veiller à sa promotion pour atteindre les objectifs marketing fixés.

Quelles sont les missions d’une agence événementielle ?

Les missions d’une agence d’animation sont variées et personnalisées selon les objectifs de ses clients. Toutefois, il est possible de les regrouper en deux grandes missions :

Organiser le projet de A à Z

La première grande mission d’une agence événementielle est d’organiser l’événement dès la préparation jusqu’à la fin, de sorte que tout se passe sans encombre et que les objectifs soient atteints. Elle gère tout ce qui est paperasse, logistique, décoration, invitation, restauration, presse, etc. Comme ces activités sont variées, elle fait appel à des prestataires externes comme des animateurs pour la sonorisation et l’éclairage, des décorateurs pour la salle de réception, des mains-d’œuvre pour le transport et l’installation des tables, chaises et autres mobiliers, des traiteurs pour la restauration, etc.

En gros, l’agence se charge de tout à votre place, et même de la paperasse comme les autorisations communales. Vous n’avez rien à faire à part le suivi des préparations du projet et vous assurer que le cahier des charges a bel et bien été respecté, c’est-à-dire les objectifs à atteindre, les délais à respecter, les actions à mettre en place ainsi que le budget alloué. L’équipe de l’agence coordonnée avec celles des prestataires reste mobilisée jusqu’à la fin de la soirée, c’est-à-dire à la mise en état propre de la salle de réception.

Conseiller son client

Si une entreprise sollicite le service d’une agence événementielle pour organiser un événement d’une grande envergure comme un salon ou un séminaire, c’est que forcément elle manque de compétences dans l’organisation d’un tel projet. L’agence ne se limite donc pas à assurer sa mission principale, elle entre dans la conception même du projet en donnant des conseils et des idées innovatrices selon les besoins de son client. Elle oriente le client dans le choix des prestataires, du lieu de la soirée ainsi que de la gestion du budget afin de minimiser les dépenses inutiles. Par exemple, l’agence conseillera naturellement son client des prestataires locaux pour réduire les dépenses en frais déplacement. L’objectif de l’agence n’est pas de faire en sorte que son client dépense le maximum dans son projet, mais qu’il soit satisfait pleinement de leur prestation.

Les avantages de faire appel à une agence événementielle

Si de nos jours beaucoup d’entreprises font appel à des agences d’animations, c’est que leur assistance apporte plusieurs avantages. En premier, la qualité du service offerte. Se faire accompagner par une agence habituée dans l’organisation d’événement d’entreprise est un gage de réussite et de satisfaction. Les agences sont compétentes pour anticiper les éventuels problèmes et même les imprévus de dernières minutes pour assurer le bon déroulement de la soirée. En second, le gain de temps considérable. Préparer une grande soirée avec des centaines d’invités demande beaucoup de temps.

En confiant la tâche à un professionnel, vous pourrez continuer vos activités quotidiennes sans vous soucier des préparatifs. L’agence vous aide dans la conception du projet jusqu’à sa réalisation en tenant compte de vos attentes et des valeurs de votre entreprise. Troisièmement, l’agence vous aide à atteindre vos objectifs commerciaux lors d’un lancement de produit ou d’une foire grâce à des stratégies marketing efficaces comme le choix des supports publicitaires, la présentation du lieu pour l’accueil des visiteurs et la visibilité de vos produits, etc. Enfin, l’agence garantit une bonne utilisation du budget établi, ce qui n’est pas le cas lors d’une organisation d’un événement en interne où le budget peut grimper à la fin de la soirée.

Comment bien choisir son agence événementielle ?

Vous êtes maintenant convaincu de l’utilité de faire appel à une agence événementielle, il ne vous reste plus qu’à bien choisir parmi les nombreuses qui proposent leur service dans votre région. Pour mieux vous aider à faire le tri, voici les critères à prendre en compte.

• Définir vos besoins : avant de contacter une agence d’animation, vous devez déterminer vos objectifs et vos envies. En rédigeant un cahier des charges bien précis, vous et votre agence pourrez facilement comprendre et réaliser votre projet ensemble. Vous aurez ainsi des idées bien définies concernant votre budget, le type d’événement souhaité, le nombre d’invités, l’ambiance, etc.
• Fiez-vous aux compétences : pour dénicher la meilleure agence d’animation qui vous propose le meilleur rapport service – qualité – prix, vérifiez leurs compétences et leurs expériences. Vous pourrez par exemple demander conseil à vos proches ou connaissances, il se peut qu’ils aient des contacts d’agence qui ont déjà fait leurs preuves. Vous pourrez aussi faire un petit tour sur le net pour comparer les tarifs et consulter les avis des clients. Généralement, celle qui jouit d’une bonne référence dans votre région est celle qui propose le meilleur service. Toutefois, n’engagez pas une agence qui propose un tarif au-dessus de vos capacités, au risque de ruiner votre société.