Quels critères pour bien choisir mon agence événementielle ?

De nos jours, il existe de nombreuses offres sur le marché de l’événementiel. Vous avez donc besoin d’un guide détaillé sur la manière dont vous choisissez votre agence événementielle. Pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux, découvrez dans les lignes qui suivent différents critères importants. Certes, cette liste n’est pas exhaustive, mais c’est plus ou moins suffisant pour estimer la valeur réelle de l’agence.

Pourquoi choisir une agence événementielle

Les événements sont un canal de marketing pour votre entreprise. L’agence qui va s’occuper de votre événement peut couvrir tous vos besoins : idées d’événements, planification, logistique, marketing, production, ventes.

Certainement, elle possède une connaissance de la logistique requise pour un événement (hébergement, transport, restauration, éclairage, musique, communication et calendrier…). Elle vous confère alors divers avantages

Gain de temps et d’argent.

La plupart des gens peuvent penser que la gestion de leur événement par eux-mêmes sera moins coûteuse que le recours à un professionnel. Cependant, il y a plus de choses à prendre en compte et de raisons pour lesquelles un professionnel peut vous aider à économiser de l’argent. Grâce aux liens directs et aux relations de travail avec les lieux et les fournisseurs, les agences de gestion d’événements peuvent obtenir des réductions et des prix spéciaux qui ne sont pas disponibles pour le grand public.

De plus, elles connaissent les lieux, les installations et elles ont l’expérience nécessaire pour identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits et proposent des options alternatives pour vous permettre d’économiser sur certaines dépenses.

Créativité et savoir-faire

Dans le cadre de votre plan marketing, il est clair que votre événement d’entreprise, votre atelier client, votre événement promotionnel ou votre formation et team building sont essentiels pour votre entreprise. Les agences événementielles apporteront leur créativité, en suggérant de manière proactive, des idées et en apportant des améliorations à vos idées.

Grâce à leur expérience, elles sont au courant des dernières tendances en matière de technologie événementielle et d’interaction avec les participants. De plus, elles disposent des outils, des connaissances et du réseau nécessaires pour donner un coup de fouet à votre conférence ou autre événement d’entreprise.

Une équipe compétente

La meilleure logistique et les meilleurs plans ne sont rien sans une équipe qualifiée. Les agences événementielles professionnelles connaissent les bonnes personnes avec les compétences adaptées en fonction des besoins de leurs clients. Même pour des services ponctuels, de courte durée, l’externalisation vers une agence permet de gagner du temps et de vous faciliter la tâche.

Un bon suivi

Les agences événementielles professionnelles sont en mesure d’effectuer un suivi grâce à des mécanismes de retour d’information et à des outils adaptés à votre public et au contexte de l’événement. Gestion du budget, économies, leads générés, engagement du public, satisfaction des participants… vous pouvez définir quels sont les indicateurs de performance clé de votre événement. Cela vous permettra d’y apporter quelques modifications en cas de besoin.

Les critères fondamentaux

Qualifications et expérience professionnelles

Ce critère vous aide à déterminer depuis combien d’années l’agence est sur le marché ainsi que les projets qu’elle a réalisés. Si vous avez la possibilité, informez-vous sur les fournisseurs avec lesquels elle travaille. Dans tous les cas, il est préférable que le portefeuille de l’agence comporte déjà quelques projets similaires aux vôtres.

La réputation de l’agence

Les meilleures agences sont hautement recommandées par leurs clients et les experts du secteur. L’adhésion à des associations professionnelles constitue également un facteur important. Ce critère est une garantie de la crédibilité de l’agence d’événementiel que vous avez choisie.

Il existe des évaluations publiées par les médias du secteur, des récompenses professionnelles et sectorielles, qui peuvent également être utiles. Cependant, les notations du secteur de l’événementiel ne sont pas le meilleur indicateur, car il n’est pas facile d’évaluer et de comparer objectivement le niveau de réussite des différentes agences et l’efficacité de leurs projets. Le mieux serait donc de se baser sur l’expérience professionnelle, le portefeuille de projets réussis, les lettres de recommandation entre autres.

La qualité de la communication et du service

Une agence sérieuse a toujours un chef de projet pour chaque événement que vous envisagez de réaliser. Le personnel et les responsables doivent être à l’écoute et être toujours prêts à discuter de tous les aspects et contraintes liés à la faisabilité de votre événement d’entreprise tels que la restauration, la conception, et tant d’autres.

De plus, une agence événementielle doit être en mesure d’organiser un événement dans son intégralité et qui répond aux moindres exigences de la clientèle. L’idéal est de bénéficier d’un service clé en main.

Les tarifs de l’agence

Une agence doit être prête à optimiser les coûts et à proposer différentes solutions et formules événementielles en fonction du budget de son client. Pour cela, vous devez vous informer sur les services que peut fournir l’agence sans avoir recours à des sous-traitants.

Si une agence spécialisée dans la communication événementielle dispose de tous les professionnels nécessaires au sein de son personnel, les risques d’imprévus sont minimes. Toutefois, il est bon de confier votre événement à une entreprise dont le réseau de partenaires est fiable.

En général, les tarifs se déclinent sous différentes formes

Tarif forfaitaire

Une agence d’événements vous facturera un montant forfaitaire pour ses services.

Pourcentage du coût de l’événement

Une méthode de facturation populaire consiste à facturer un montant forfaitaire de 10 % à 20 % en plus du coût de l’événement. L’inconvénient de cette structure de coûts est que vous devrez parfois payer davantage simplement parce que vous avez plus d’invités.

Tarif horaire

Cette formule tarifaire est assez simple. Les taux horaires varient en fonction de la complexité de l’événement et l’expérience de l’agence.

Les atouts de l’agence

Prêtez attention aux ressources et aux services de soutien de l’agence. Par exemple, si une agence événementielle dispose de son propre parc de véhicules, vous n’aurez pas à payer une somme importante pour cette prestation. Il en va de même pour les services de montage vidéo et la location d’accessoires.

Choisir l’agence en fonction de son type

La principale question que se pose toute personne qui voudrait organiser un événement est le type d’agence. Voici les plus courantes.

Les grandes agences événementielles

Elles sont le choix logique des grandes entreprises, car elles disposent d’un panel de concepts et de ressources pour réaliser des projets de grande envergure et des séries d’événements. Cependant, les grandes agences ont un budget important. De ce fait, elles sont parfaitement en mesure de s’occuper de votre événement et établir une stratégie événementielle adaptée.

Les petites agences événementielles

Elles sont plus prévenantes dans leur approche et peuvent souvent créer des concepts personnalisés pour chaque client. Lorsque vous travaillez avec ce type d’agence, vous pouvez être proactif, participer à l’élaboration du concept et contrôler chaque détail. Cependant, le délai du projet peut être prolongé. Mais le niveau de prestation est satisfaisant.

Les agences événementielles spécialisées

Comme leur nom l’indique, elles proposent des services plutôt ciblés, tels que les formations ou uniquement les sessions de team building. Donc, si vous envisagez d’organiser un événement précis, ce type d’agence est recommandé.

Les autres aspects d’une agence événementielle

Le site web

La plupart des agences événementielles ont un site web officiel et des publications sur les réseaux sociaux. Les informations dont vous avez besoin doivent y figurer comme les prestations ou encore les formulaires de contact. Un bon moyen d’évaluer le niveau d’expertise d’une agence événementielle est d’analyser la manière dont elle fait sa promotion en ligne. Évidemment, une agence peut se contenter sur l’utilisation de Google AdWords ou des bannières, mais ce n’est pas suffisant.

Les grandes agences utilisent le marketing événementiel pour ajouter encore plus de valeur à leurs prospects et clients. Ce qui signifie qu’elles n’essaieront pas seulement de booster leurs services, mais qu’elles partageront réellement leur expertise en ligne. Vérifiez le contenu original des sites web et des canaux de médias sociaux de différentes agences. Utilisent-elles leurs ressources pour produire des articles de blog ou des vidéos intéressants ? Essaient-elles d’être utiles et d’apporter une réelle valeur ajoutée ?

Portfolio

Un portfolio de qualité est le principal critère dans le choix d’une agence événementielle. Chaque projet doit être accompagné d’une description détaillée : mode d’organisation de l’événement, objectifs du client, etc. Si le portfolio ne contient pas toutes les informations, demandez des détails et interrogez le représentant de l’agence sur l’événement.

Critiques et avis

Tous les sites web ont maintenant des pages de critiques et avis. Cela permettra à votre agence de gagner beaucoup de confiance et de crédibilité grâce à un flux constant d’avis positifs. Ces derniers contribuent à construire l’identité en ligne de votre agence événementielle. De nombreuses personnes se méfient des entreprises dont les évaluations sont inférieures (ou même supérieures) à quatre étoiles. Selon les experts, il faudra se fier aux évaluations qui sont axées sur la qualité de service par exemple.&nbs