Comment organiser un séminaire digital ?

Généralement organisé entre une et deux fois dans l’année, un séminaire d’entreprise est un événement idoine pour combiner en même temps deux pôles qui semblent être opposés : le travail et la convivialité. Dans un contexte sanitaire difficile causé par la COVID-19, nombre de séminaires ont été effacés des agendas professionnels, mais certaines sociétés ont néanmoins maintenu leurs dates en organisant le séminaire à distance.

Ainsi les ordonnateurs ont dû s’adapter et développer des qualités créatives et d’innovation. Ils ont donc choisi des outils en ligne pour mettre sur pied les conférences en question, à l’image de Zoom ou Whereby, de manière à ce que tous les participants puissent être présents. Quelques-uns d’entre eux ont même élaboré une animation de séminaire digital pour retrouver les objectifs escomptés, à savoir créer des instants conviviaux tout en consolidant la cohésion d’une équipe après un contexte anxiogène. Vue d’ensemble sur la typologie d’un séminaire en distanciel et de toutes ses caractéristiques afin de pouvoir élaborer un séminaire virtuel.

Typologie des séminaires digitaux

Un séminaire est un événement professionnel auquel prenne part tout un ensemble de collaborateurs. Toutefois, depuis de plusieurs mois maintenant, les sociétés mettent en place des événements digitaux. Le principal avantage d’un séminaire digital est qu’il se présente sous plusieurs formats. À chacun des objectifs édictés par une entreprise, il y a une formule qui répond à ses attentes. Ainsi plusieurs formats existent, de même que leurs buts respectifs.

• Le séminaire de team building sert à perfectionner la cohésion d’un groupe et la motivation des salariés par le biais d’une animation insolite ou divertissante.
• Le séminaire d’incentive qui a pour objectif de motiver et de tirer des louanges de ses équipes pour leurs bons et loyaux services, ainsi que leurs résultats et leurs performances au cours d’un exercice donné ou à venir.
• Le séminaire stratégique permet de mettre en lumière l’ensemble des objectifs et de la stratégie à mettre en place pour les atteindre. C’est un séminaire entre les managers et les dirigeants de la société.
• Le séminaire d’intégration vise à présenter les différentes valeurs et la culture de l’entreprise aux nouveaux arrivants de manière à les intégrer au mieux au sein même de la société.
• Le séminaire de formation ambitionne de former des collaborateurs pour parfaire leurs aptitudes techniques et de comportement.
• Le séminaire de sensibilisation s’occupe de sensibiliser les salariés aux bons usages sur des thématiques qui peuvent s’intégrer à une politique d’entreprise. Parmi elles, nous pouvons retrouver le développement durable, le handicap, les inégalités dans l’entreprise, le bien-être au travail, le gaspillage, etc.

Le séminaire de changement est utile pour assister un changement afin de permettre aux employés de mieux s’approprier, de s’adapter et de garantir un succès probant dans ces instants instables.

Élaboration d’un séminaire en ligne

Le type de séminaire numérique est désormais connu au moyen de sa typologie. À présent, il convient de s’étendre un peu plus longuement sur l’élaboration du séminaire digital. D’après une étude, 9 personnes sur 10 pensent qu’un séminaire bien organisé est la clef du succès. Autant vous dire que c’est un processus dont il faut prendre en considération pour réussir son séminaire en distanciel.

Définition et clarté des objectifs

La définition et la clarté des objectifs d’un séminaire en distanciel s’articulent autour de quelques questions : quels sont les objectifs du séminaire à distance, les motifs de son organisation, etc. Malgré que 8 personnes sur 10 pensent qu’un événement d’entreprise sert essentiellement à la cohésion d’un groupe, un séminaire d’entreprise peut englober plusieurs objectifs. Il est important de tous les avoir à l’esprit. Selon le type de séminaire, mentionné dans la partie précédente, les objectifs fluctuent.

Par ailleurs, il est également possible de prendre en considération l’avis et les attentes des collaborateurs de l’entreprise afin d’en fixer plus précisément les objectifs. Par voie de conséquence, ils sont mis en place pour créer des moments divertissants dans le cadre notamment du séminaire de team building, pour la présentation des objectifs passés et à venir et pour solidifier l’acculturation.

Recherche de la plate-forme adéquate d’un séminaire digital

L’organisation d’un séminaire virtuel nécessite de trouver la plate-forme idéale afin d’héberger la totalité des invités, tout en misant sur une prise en main relativement aisée de l’outil et la qualité de l’interaction entre les protagonistes. Actuellement, nombreuses sont les plates-formes intuitives et participatives qui remplissent ces conditions, on peut citer par exemple les plates-formes de Startupcrm, GoToWebinar, Webinar.live, Beekast ou encore RingCentral. Ces plates-formes disposent de fonctionnalités pour le moins complètes. En effet, elles organisent aussi bien la création du séminaire numérique en lui-même que l’acheminement des invitations et de ses éventuels rappels, mais aussi l’évaluation du séminaire d’entreprise et la présentation des intervenants. Autrement dit, l’utilisation d’une de ces plates-formes n’est pas réduite à la seule fonction du séminaire, il convient également pour des présentations de produits, l’instruction de formations, etc.

Sélection du système de conférence digital

Un système de visioconférence a de fortes retombées sur le bon fonctionnement et les effets résultats recherchés au cours d’un séminaire numérique. L’organisateur se doit donc de sélectionner un outil qui va permettre à tous les invités de se connecter en toute simplicité, mais également d’y participer avec le souci de ne pas être perturbé ni encombré par l’outil de conférence digital. Parmi les outils les plus couramment usités, on peut citer par exemple Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Livestorm, Whereby ou encore Zoom.

Lancement du séminaire

Le commencement du séminaire digital est une étape des plus importantes. Ce moment va servir à capter l’attention des employés pour le lancement du séminaire d’entreprise. Le bris de glace (ou icebreaker) a pour dessein, comme son nom l’indique de briser la glace entre les individus afin que l’ensemble de tous les intervenants se sentent à l’aise lors de la tenue d’un séminaire.

Ce genre d’activités peut prendre la forme d’un exercice en ligne sous la forme collective ou de manière individuelle. Parmi quelques exemples non exhaustifs, on peut citer un jeu comme le pictionnary pour faire devenir un mot, une idée ou une expression ; un blind test musical ; le montre moi pour désigner un objet relatif à son métier ; l’île déserte où les participants doivent dire quel objet ils prendraient sur une île ; la météo qui consiste à adopter un terme relatif aux conditions météo pour désigner son humeur actuelle.

Bien entendu, le choix de l’exercice découle du nombre de participants, du temps mis à disposition et des objectifs du séminaire en distanciel. Le choix de l’activité de la météo s’accommode davantage avec un séminaire stratégique alors que l’activité du montre moi s’accorde mieux pour un séminaire d’intégration.

Choix des intervenants de votre séminaire d’entreprise

Pour capter l’intérêt des participants, le choix des intervenants se doit d’être judicieux. Ils doivent être en mesure de passer les bons messages, et ce, en interagissant avec l’auditoire. Pendant le choix de l’intervenant, il convient d’avoir à l’esprit qu’un bon rhéteur en présentiel est possiblement moins bon en distanciel, ou manque de repères dans cet exercice. Dans ces cas, il est fortement judicieux de demander à l’interlocuteur en question s’il est un familier de ces outils, mais également de lui proposer un test sur la plate-forme.

Le principal avantage d’un séminaire à distance est d’avoir la possibilité de choisir des intervenants de divers horizons avec des frais réduits – sans les frais de déplacement ou d’hébergement. Par exemple, pour un séminaire de stratégie en ligne, il est envisageable de faire venir des intervenants étrangers qui seront en mesure d’apporter leur regard expert. En effet, en temps normal, les ordonnateurs d’un séminaire dit classique ont tendance à privilégier un intervenant du même pays, dans un souci de frais et de logistique réduits.

Sélectionner les animations ludiques pour votre séminaire à distance

Le choix de l’animation de séminaire digital est également un des points essentiels, si ce n’est le plus essentiel lors de l’organisation d’un séminaire numérique. Dans un contexte de pandémie mondiale causée par le virus de la COVID-19 que nous sommes tous en train de vivre, les animations ludiques numériques se sont considérablement multipliées. Nombreuses sont les solutions envisagées répondant à des critères bien précis et des diverses difficultés comme peuvent l’être le budget, le temps ou encore la technologie utilisée. En effet, il est possible de mettre en place des animations en ligne à l’image d’un quiz, d’un jeu de chasse au trésor ou encore d’un escape game, etc.

Pour 6 personnes sur 10, toujours d’après l’étude susmentionnée, les animations ludiques sont les solutions les plus judicieuses pour un séminaire virtuel. Qu’importe le type de séminaire organisé, le jeu aura toujours la même vertu, à savoir de comprendre et de « digérer » une information. En d’autres termes, la sensibilisation ou la formation de ses employés par l’intermédiaire d’un jeu est un excellent biais pour capter son auditoire.