Tout savoir sur le Webinaire dans le cadre du télétravail

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Tout savoir sur le Webinaire dans le cadre du télétravail

Enjeux du Webinaire (conférence en ligne) en temps de COVID

À la croisée des termes « web » et « séminaire », le webinaire (ou webinar, pour les anglophones) est une conférence organisée en ligne.

Entièrement digitale, elle peut être diffusée en temps réel ou de façon asynchrone, grâce à la possibilité de rediffusions. Sa vocation première est souvent la transmission de connaissances, mais elle peut aussi être l’occasion de mettre en valeur une organisation, un produit ou un service.

En période de crise, comme la pandémie actuelle, le webinaire en ligne a pris une nouvelle ampleur.

Voyons ensemble pourquoi ce mode de transmission peut s’avérer être un véritable atout en temps de COVID et pourquoi sa bonne organisation est cruciale.

Le webinaire, outil d’éducation

La crise du COVID a révélé de forts besoins en formation, que ce soit au niveau scolaire et universitaire, mais également au niveau professionnel.

Pour les collégiens et les lycéens, l’année 2020 s’est révélée difficile, en particulier pour les élèves qui devaient passer le brevet ou le baccalauréat en fin d’année. Dans un souci de continuité pédagogique, maintenir le cap fixé par les professeurs, ne pas se démotiver, développer ses connaissances dans un contexte difficile a été et reste toujours un défi de taille.

Un autre enjeu fort concerne les élèves en difficulté scolaire, pour qui un accompagnement au quotidien est nécessaire, et ce, même dans l’éventualité d’un confinement. Dans ce cadre, les académies et certains prestataires privés ont mis en place des ateliers virtuels et de nombreux webinaires en ligne.

Les webinars ont, en effet, de nombreux avantages :

  • Leur structure : une conférence en ligne est limitée dans le temps, elle est donc facile à suivre et diminue les risques de décrochage de l’attention.
  • La possibilité de rediffusions : un aspect de la présentation se révèle plus complexe que prévu ? Il est facile d’avoir accès au replay et de revoir autant que nécessaire la partie qui pose problème.
  • Leur coût : selon l’outil que vous choisissez, votre webinaire peut être totalement gratuit. Pourquoi s’en priver à une époque où la distanciation sociale est plus que jamais de mise ?

Le COVID a également été un coup dur pour les salariés.

Télétravail, chômage partiel, il est devenu plus que jamais important de développer ses compétences afin de trouver sa place sur le marché du travail. En travaillant à distance, la communication entre collègues devient également plus difficile. A cela s’ajoute la perte de repères, le manque de convivialité, le sentiment de solitude…

Là aussi, la conférence digitale a trouvé une place de choix, que ce soit dans un contexte de formation professionnelle, de télétravail, mais aussi, plus simplement, d’ouverture au monde. La crise du COVID a montré que développer des modes de présentation à distance était essentiel. La technologie est, bien sûr, disponible depuis des années.

Cependant, qui dit « technologie » dit aussi « écueils techniques ». Bien que ne nécessitant aucune compétence particulière en informatique dans sa mise en place, le bon déroulé d’un webinar est toujours soumis aux aléas de performance des outils ainsi qu’à la vitesse de connexion de chacun. Il est donc essentiel pour l’organisateur de prévenir au maximum tout ce qui pourrait perturber la rencontre, en ayant à ses côtés une personne chargée du support technique, par exemple.

La protection des données personnelles est également un enjeu important, dont les logiciels spécialisés en webinar sont tout à fait conscients. La fiabilité de ces outils est en effet capitale !

Outre son potentiel pédagogique et communicationnel, le webinaire en ligne est également un levier de prospection redoutablement efficace.

Le webinaire, outil de prospection

Une conférence virtuelle est un lieu d’échange, un lieu de transmission d’informations, mais aussi un excellent « terrain de chasse » pour qui veut développer son business.

En temps de COVID, on mesure vite l’importance des webinaires. La pandémie a, en effet, fortement impacté les entrepreneurs, et ce, dans quasiment tous les domaines. Trouver des clients est devenu plus compliqué que jamais.

C’est là que la conférence virtuelle prend tout son sens. Elle permet notamment :

  • De présenter un service ou un produit à une audience ciblée.
  • De mettre en valeur son expertise.
  • De se démarquer des concurrents.
  • D’échanger en direct avec des prospects.
  • D’avoir accès, via l’automatisation des inscriptions, aux données des participants (a minima, leur nom et leur mail).

C’est aussi l’occasion de tester la réaction de l’audience à son discours, mais aussi à son offre.

Lors d’un webinaire, les participants peuvent exprimer leurs avis au fur et à mesure de la présentation. Le présentateur peut aussi, via le chat, diffuser un sondage rapide. Les réponses seront d’une aide précieuse pour peaufiner l’offre présentée et lui apporter un surcroît de valeur !

L’organisation de webinar sera, dans ce cas, particulièrement importante. Deux aspects devront être bien préparés :

  • Le ciblage de l’audience.
  • Le message diffusé.

Il faut apporter de la valeur sans en dire trop pour laisser aux participants l’occasion de réfléchir à la solution présentée. Une fois la conférence achevée, ils iront, dans la grande majorité, chercher plus d’informations sur le présentateur et son offre. Il faut bien sûr que la présentation ait été suffisamment intéressante et convaincante…

Pour cela, il ne faut pas hésiter à rendre son discours le plus clair possible. L’assortir d’un document téléchargeable, de type PowerPoint, qui reprend de façon concise les points les plus importants de la présentation s’avère un vrai plus.

La conférence en ligne est aussi l’occasion de gagner la confiance des prospects et de les inciter à agir. Le partage d’une réduction, d’une offre spéciale ou d’un ebook exclusif sera fortement apprécié.

Enfin, la possibilité d’enregistrer le webinaire en ligne et de le rediffuser est un moyen parfait pour augmenter ses revenus. Il est possible de revendre la vidéo, via un site web, par exemple. C’est une excellente façon de véhiculer son image de marque, son expertise et d’attirer, de façon automatisée, l’attention des prospects.

Si elle est qualitative et réalisée de manière professionnelle, la conférence digitale renforce de façon conséquente la prospection et la conversion. Elle a d’autant plus d’impact en période de crise sanitaire, car les gens sont friands d’interactions et d’échanges.

Le webinaire, outil social

L’être humain est, par nature, un animal sociable.

Source d’anxiété constante, la pandémie a fortement mis à mal ce lien social. L’organisation de webinar donne l’occasion de réinventer ce lien. En s’appropriant les outils numériques, on garde le lien avec l’extérieur, à l’abri des contacts physiques et des risques de contamination.

La digitalisation, déjà en marche depuis une trentaine d’années, est devenue une tendance importante. Créer un webinaire devient non seulement l’occasion de transmettre, mais aussi de communiquer, d’échanger.

Les outils mis à disposition sont limités, mais suffisants pour insérer des éléments de présence dans la conférence virtuelle.

On compte, entre autres : 

  • Le chat.
  • Les participations rapides, par le biais d’émoticônes.
  • Les participations aux mini-sondages.
  • La prise de parole des participants via webcam.

Tous ces outils participent à l’interactivité et luttent contre la sensation d’isolement, particulièrement présente en temps de COVID.

De plus, le format de la conférence digitale peut s’adapter à une grande variété d’événements. Qu’il s’agisse de formations, de présentations de produits ou de services, ou de réunions d’entreprises, il suffit de laisser libre cours à sa créativité pour digitaliser de nouvelles activités.

On sait, par exemple, à quel point la pandémie a touché de plein fouet le secteur de la culture. Les acteurs de ce domaine ont dû rivaliser d’ingéniosité pour transposer en ligne certains événements.

Cela a, bien sûr, posé de nombreuses questions :

  • Comment faire visiter un musée ?
  • Comment valoriser une exposition ?
  • Comment mettre en place un concert ?
  • Comment partager un cours de cuisine, de fitness ?

Il n’y a, bien sûr, pas qu’une seule réponse à ces interrogations. Elles soulignent surtout le besoin d’interactivité, essentiel pour le succès de toute conférence virtuelle.

Le webinar donne la possibilité de tisser des liens malgré la froideur des écrans. Bien que certains la ressentent fortement, particulièrement en temps de pandémie, beaucoup sont prêts à changer leurs habitudes et les webinaires deviennent alors d’autant plus prisés.

Les enjeux soulevés par la pandémie actuelle sont nombreux : 

  • Comment former les différents publics ?
  • Comment communiquer, informer, vendre de façon efficace ?
  • Comment entretenir le lien social et ne pas perdre en interactivité ?

Ces interrogations, toutes légitimes, soulèvent de nombreux questionnements. Les webinaires, par leur simplicité d’accès et de mise en place, offrent de nombreux avantages. Ils sont un vecteur d’interactivité non négligeable.

Il est cependant crucial que les outils soient correctement opérés, car les problèmes techniques peuvent considérablement impacter ces rencontres, pourtant essentielles dans un contexte particulièrement difficile et challengeant.

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