Conseils pour mettre en place une réunion à distance

Les réunions à distance sont de plus en plus plébiscitées. Pratiques et efficaces, elles facilitent la mise en relation des collaborateurs pour des échanges professionnels. Depuis la pandémie, les réunions en télétravail sont même devenues indispensables dans un contexte où le rassemblement physique dans un même lieu se révèle impossible. Cependant, l’interface digitale peut être intimidante et nous pouvons vite nous sentir dépassés par la mise en place d’une vidéoconférence. Alors, comment s’organise une réunion virtuelle ?

Visioconférence : quels outils ?

Il existe une multitude d’outils collaboratifs et de logiciels permettant d’interagir en groupe sur un projet. L’objectif ici n’est pas de vous les exposer un à un, mais plutôt de vous décrire globalement les possibilités qu’ils offrent et leur fonctionnement général pour que vous puissiez ensuite faire un choix adapté à vos besoins et à vos objectifs.

StartupCRM, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou encore Go To Meeting sont autant de solutions que vous pouvez utiliser pour mettre en place votre réunion en distanciel. Gratuitement, vous pouvez les essayer, que ce soit pendant une durée de jours limitée ou encore dans leur version de base. Certains d’entre eux nécessitent d’être installés sur votre ordinateur, d’autres n’ont besoin d’aucune installation. Un bon moyen de vous familiariser avec les applications et de pouvoir comparer par la suite.

Dans la majorité des cas, un PC avec webcam auquel vous raccordez un micro suffit amplement au niveau du matériel. Évitez seulement de mettre le son sur les haut-parleurs qui risquent de brouiller les échanges.

Voici des exemples de fonctionnalités intéressantes qui peuvent être profitables lors de vos meetings en ligne :

• L’affichage simultané des webcams pour échanger en visio avec vos interlocuteurs.
• Le partage d’écran et de documents que vous pouvez commenter en direct.
• Le whiteboard virtuel : un bon vieux tableau blanc dans sa version digitalisée, sur lequel les participants peuvent travailler conjointement.
• Le sondage en ligne et le vote à distance : utiles pour impliquer davantage les participants.

Pour faire votre choix, plusieurs critères sont à prendre en compte. Combien de personnes participeront-elles ? Aurez-vous à interagir sur un document ? Quelle durée estimez-vous nécessaire pour votre rencontre virtuelle ? Quel est l’objectif de votre échange ? Votre meeting nécessite-t-il un cryptage et la sécurisation des données échangées ? Voici autant de questions qui éliminent de fait un certain nombre de programmes.

Parmi les possibilités restantes, favorisez la facilité d’utilisation. Si l’outil est intuitif, les intervenants seront dans de meilleures dispositions pour participer activement sans être bloqués par l’aspect technologique.

Planifier une réunion digitale

Avant d’organiser le déroulé de votre réunion, vous aurez besoin de planifier le rendez-vous et de prévenir tous les participants. Pour cela, programmez la date et l’heure de votre meeting en prenant bien en compte les différences potentielles de fuseaux horaires. Envoyez vos invitations en indiquant l’objet de la “conf call”, la durée maximum de celle-ci, l’URL à suivre ou encore l’interface sur laquelle se rejoindre.

Veillez également à vérifier le bon fonctionnement du matériel (son, image, connexion Internet) et de l’outil de communication digital en lui-même. Un problème technique peut rapidement mettre en échec votre réunion. Il faut donc prendre le temps de contrôler certains paramètres en amont pour limiter le risque de bug au moment T.

La réunion virtuelle : 3 étapes indispensables

Organiser une visioconférence

À quelques différences près, organisez votre réunion comme si elle se déroulait en présentiel. Établissez une liste des sujets à traiter et l’ordre dans lequel ils seront abordés. Préparez tous les documents et supports que vous aurez besoin de partager sur un dossier dédié. Attribuez au besoin les tâches à réaliser aux différents participants notamment pour la prise de notes lors du meeting. Installez votre PC dans un endroit bien éclairé, au fond neutre et dans un environnement calme pour éviter au maximum les bruits parasites.

Web conférence : comment optimiser son efficacité ?

Le jour J, c’est votre qualité d’animateur lors de la réunion distancielle qui sera la meilleure garante de son bon déroulement. En termes de posture, soyez souriant pour engager vos collaborateurs et parlez fort et distinctement pour éviter tout malentendu.

Votre rôle est d’animer l’échange, de rebondir sur les idées et de faire les transitions. Vous allez présenter les sujets et distribuer la parole. En revanche, veillez à ne surtout pas la monopoliser. À distance, le risque de déconcentration est plus important pour les participants, d’autant plus si leur nombre est élevé.

L’enjeu est donc d’impliquer un maximum les interlocuteurs et de maintenir un certain rythme dans les échanges pour les rendre le plus vivant possible. Pour capter l’attention, n’hésitez pas à poser des questions et servez-vous des outils de sondage ou de vote sur l’interface.

Réunion digitale : établir un compte-rendu

Après le meeting en ligne, il est important d’établir un débriefing sur un document partagé à tous les participants. Il est difficile de se souvenir de tout ce qui a été dit et des tâches de chacun, en particulier lorsque la réunion se tient à distance. Ce document permet de garder une trace écrite qui résume tout ce qui aura pu être abordé et peut ensuite servir de mémo à tous les intervenants sur un projet. Il s’agit donc de ne pas négliger ce compte-rendu et de l’établir très rapidement après la conclusion de la vidéoconférence. 

Réunion virtuelle : ses avantages et ses limites

La réunion à distance présente plusieurs avantages :

• Gain de temps.
• Facilité de mise en œuvre.
• Possibilité de réunir des personnes établies dans le monde entier.
• Moins de frais liés à la mise à disposition de locaux ou encore à la restauration des intervenants.
• Plus productive, car elle limite la dispersion et les hors sujets.

Il faut également connaître ses inconvénients pour y pallier plus aisément et rendre la réunion digitale plus efficace. Pour cela, quelques réflexes simples sont à intégrer pour garantir le succès de votre démarche :

• Veiller à conserver l’attention des participants.
• Respecter le temps de parole de chacun.
• Parler clairement pour éviter la cacophonie et l’incompréhension générale.
• Vérifier le matériel et la connexion Internet de chacun pour éviter les problèmes techniques éventuels.

Réunion à distance : un outil de communication digitale devenu indispensable à maîtriser

Ces dernières années, le télétravail s’est démocratisé. Salarié, chef d’entreprise, freelance ou encore digital nomade : tous font maintenant appel à ces éditeurs de logiciels collaboratifs à distance pour maintenir le lien avec leurs collègues et leurs clients.

En 2019, la crise sanitaire mondiale provoquée par l’apparition du SARS-Cov-2 a fait exploser la tendance. Dans tous les domaines, il a fallu trouver des solutions pour continuer à échanger. Zoom, notamment, a compté plus de 300 millions d’utilisateurs journaliers au mois de mars 2020. L’application a occupé la place n°1 des téléchargements dans près de 35 pays simultanément, toutes catégories confondues.

C’est donc un développement phénoménal du nombre de réunions à distance qui a été observé lors de cette période. La plupart des logiciels ont mis à disposition l’ensemble de leurs fonctionnalités gratuitement et ont dû s’adapter à ce trafic en améliorant sans cesse leurs performances.

Depuis, bien que les mesures de restriction se soient en partie assouplies, le télétravail est resté la norme et ces meetings en ligne semblent s’être installés dans la durée. Leur simplicité d’utilisation et de mise en œuvre a grandement favorisé ce déploiement et les visioconférences font maintenant partie intégrante du quotidien d’un très grand nombre de personnes au niveau mondial.

Les réunions digitales sont devenues indispensables au monde de l’entreprise comme de l’entrepreneuriat. Connaître et maîtriser les éditeurs ainsi que savoir organiser et animer ces rencontres va devenir une compétence indispensable à tout bon manager ou encore communicant. Dans un monde toujours plus dématérialisé, on peut même imaginer que les espaces de bureaux sont plus ou moins voués à disparaître au profit du travail à domicile supporté par les nouvelles technologies de mise en relation et d’interactions sociales.

Pour organiser une réunion à distance, il vous faudra d’abord sélectionner l’outil, parmi les nombreux proposés en ligne, qui servira d’interface lors de votre rencontre virtuelle. Planifiez ensuite votre visioconférence avec tous les participants et testez votre matériel. Préparez votre intervention ainsi que les documents et supports que vous partagerez. Lors du rendez-vous, assurez-vous de bien répartir le temps de parole entre tous les intervenants. Diversifiez les affichages pour accroître la concentration de vos interlocuteurs. Enfin, une fois votre web meeting clôturé, établissez un résumé de vos échanges par écrit et diffusez-le à l’ensemble des personnes concernées. En suivant ces conseils, vous n’aurez aucun mal à mettre en place votre réunion digitale et vous éviterez un certain nombre des pièges qu’elles peuvent induire. Votre visioconférence sera ainsi productive, et il est fort probable qu’elle devienne pour vous un élément récurrent dans l’organisation de votre travail.