Questions à se poser pour réussir un événement d’entreprise à distance

De nos jours, la plupart d’entre les personnes sont « séquestrées » chez elles notamment à cause du confinement. Pour cela, de nombreux événements organisés en face à face ont été annulés. Une fois ces annulations ont pris effet, tout le monde parle d’événements à distance pour pouvoir proposer une réponse viable à une situation qui perdure. Si vous prévoyez d’organiser ce type d’événement, voici d’abord quelques questions auxquelles vous devez répondre.

Quels sont vos objectifs ?

La première étape de toute planification d’événement est, bien entendu, vos objectifs. Que voulez-vous accomplir grâce à votre événement à distance ? Est-ce le partage des connaissances ? Le lancement d’un nouveau produit ? La consolidation de votre communauté ? La mise en réseau ? Vos réponses vous guideront dans le choix du format et des outils technologiques les plus appropriés à utiliser.

En gros, pourquoi envisagez-vous de faire cet événement à distance ? Essayez-vous de collecter des fonds ? Si oui, combien ? Essayez-vous de rencontrer de nouveaux supporters ou de nouer de nouvelles relations ? S’il ne s’agit pas d’une collecte de fonds, peut-être essayez-vous d’attirer de nouveaux clients ou d’informer les personnes qui font déjà partie de votre organisation sur une nouvelle initiative.

Vous devez déterminer quel est l’intérêt de votre organisation pour les résultats de l’événement avant d’y consacrer du temps et des ressources. Cela vous aidera également à établir les priorités au cours de cette organisation.

Quel est votre budget ?

Le mythe selon lequel un événement à distance est moins cher que son équivalent en face à face n’est pas du tout réel. Même si certaines dépenses peuvent ne plus être nécessaires, comme la location du lieu ou la restauration, le coût d’un tel type d’événement peut s’avérer substantiel si l’on tient compte de toutes ses différentes composantes (production, technologie, marketing & communication, etc.).

Pour cela, vous devez prendre quelques facteurs en compte :

• Déterminez tous vos besoins

Lorsque vous établissez un budget, il peut être facile de passer à côté des moments importants du processus. Par exemple, vous avez envisagé d’envoyer un courriel pour alerter vos clients actuels et les prospects de votre base de données sur l’événement, mais avez-vous pensé à créer une page de renvoi spécifique à l’événement pour pouvoir le suivre de manière appropriée ? Avez-vous créé votre courriel de bienvenue ? Comment allez-vous impliquer le public avant et après l’événement pour atteindre au mieux vos objectifs ? Ce sont des questions auxquelles il faut répondre avant de commencer à attribuer des numéros de budget à votre plan d’événement final.

• Établissez des priorités

Vous ne pouvez pas gaspiller tout votre budget à essayer de créer un engagement et d’encourager la mise en réseau. N’oubliez pas que le contenu de l’événement en distanciel et la manière dont il est communiqué ont toujours une grande importance et que vous devez investir dans ce domaine également. Établissez un ordre de priorité dans votre budget en fonction de vos objectifs.

• Créez une liste de ressources

La technologie des événements à distance est un domaine en pleine expansion. Une fois que vous aurez défini vos objectifs en fonction de la liste des activités prioritaires, commencez à définir les ressources et les outils dont vous aurez besoin pour les réaliser.

• Déterminez les coûts uniques et continus

Lorsque vous aurez fini d’établir votre budget, vous serez peut-être surpris de voir un chiffre final plus élevé que prévu. Les frais de technologie sont la cause de cette flambée des coûts. Tous les éléments coûtent de l’argent, certains peuvent être achetés directement et amortis une fois, d’autres sont des frais de location ou d’abonnement récurrents pour chaque événement que vous organisez. Donc, évaluez si ces dépenses en valent la peine à long terme ou si vous devez les espacer davantage.

Comment créer une valeur ajoutée pour votre public ?

Le défi des événements à distance est de les concevoir de manière à ce que votre public choisisse de rester présent. Pour ce faire, vous devez, non seulement, tenir compte des fuseaux horaires et de l’accès à une connexion Internet fiable, mais vous devez également prévoir des possibilités de mise en réseau, ainsi que des activités virtuelles, afin de promouvoir une expérience cohérente pour les participants et de favoriser l’engagement.

De quelles ressources avez-vous besoin ?

Outre les plateformes d’événements à distance et l’équipement audiovisuel, de quoi avez-vous besoin pour gérer avec succès votre événement en distanciel ? Comment allez-vous adapter et mettre en place la gestion des inscriptions sur votre nouvelle plateforme ? Quelle est la différence de coût pour vos participants virtuels par rapport aux participants en personne ? Comment allez-vous gérer et monétiser les parrainages et votre salle d’exposition virtuelle ?

Comment choisir la plateforme la plus appropriée ?

En fonction de vos objectifs, de votre budget, du public cible et du niveau d’engagement que vous souhaitez atteindre, l’étape suivante consiste à créer une demande d’information détaillée. N’oubliez pas de tenir compte de votre vision à long terme de l’événement d’entreprise. Prévoyez-vous d’en faire un élément permanent de vos futurs événements ? Si oui, analysez les options qui conviendraient le mieux à votre situation entre l’achat d’une plateforme ou l’utilisation d’un modèle SaaS (Software as a Service).

Voici quelques critères à considérer

• . Possibilités de personnalisation

Un planificateur doit rechercher des espaces virtuels qui offrent des fonctionnalités pouvant être facilement personnalisées. Ces caractéristiques peuvent comprendre les éléments suivants : salle web de marque, site web…

Il faut demander aux organisateurs s’ils sont équipés de fonctions personnalisables sur leur plateforme et s’ils offrent ou non des possibilités d’image de marque sur leur site web et d’autres espaces web.

• Fonctions d’automatisation

Vous voulez un accès rapide et facile à l’espace virtuel ? Planifiez à l’avance et automatisez les fonctionnalités de votre plateforme, car c’est le besoin de l’heure.

• Disponibilité de l’espace virtuel

Comme la plupart des événements en personne, les événements en ligne peuvent également être organisés dans divers lieux virtuels tels qu’un théâtre, un auditorium, une salle d’exposition, etc.

Les organisateurs doivent choisir en priorité l’espace en ligne qu’ils souhaitent utiliser pour la conduite de l’événement ; ils doivent donc s’enquérir au préalable du nombre d’espaces qu’ils ont à offrir.

• Caractéristiques pour la monétisation

L’espace en ligne offre un surplus de fonctionnalités de monétisation. Les organisateurs sont toujours à la recherche de moyens de monétiser leur événement en distanciel et la plateforme virtuelle ne les déçoit en aucune façon. Toutefois, la première chose à faire est de choisir une plateforme qui répond aux exigences de votre événement ainsi qu’à celles de votre manifestation.

•  Diffusion en direct

La plateforme virtuelle que vous envisagez pour votre événement à virtuel offre-t-elle une diffusion en direct ? La diffusion en direct est l’une des questions les plus fondamentales et les plus importantes qui permettent de répondre à tous les besoins en matière de sessions interactives et en direct. Les organisateurs de l’événement peuvent ainsi permettre aux participants de participer à des sondages en direct, à des séances de questions-réponses et à des sessions à plusieurs intervenants.

• Caractéristiques de communication

Dans le cas d’un événement en personne, la communication entre les orateurs principaux et les participants est très étendue. La même expérience devrait être offerte dans le cas d’événements à distance. L’espace en ligne doit avoir des caractéristiques permettant des conversations en ligne persuasives.

Avez-vous un ordre du jour et des instructions pour les participants ?

Partagez un ordre du jour avec les personnes qui prendront la parole permet de réduire la confusion et de savoir combien de temps elles disposent pour présenter, discuter, etc.

Demandez aux participants de se taire, surtout lorsqu’il y a plus de 3-4 personnes.

Utilisez un mot de passe de réunion et partagez-le lors de vos instructions pour éviter les malentendus de dernière minute.

Comment gérer les fuseaux horaires ?

Un événement à distance permet à une équipe d’être là où elle doit être dans son propre contexte. Mais il peut être difficile de trouver le moyen d’amener tout le monde là où il faut dans le contexte de la réunion, surtout si vous travaillez avec une équipe distante qui s’étend sur plusieurs fuseaux horaires.

Pour que tout le monde soit sur la même page de planification, recherchez des horaires qui conviennent au fuseau horaire de chacun (par exemple, si vous avez des membres d’équipe à Londres, New York et Los Angeles, l’heure idéale pour planifier les réunions serait de 9 heures du matin à Los Angeles, soit de 12 heures à New York et de 16 heures à Londres). Il existe de nombreux outils qui vous aident à choisir le bon moment pour votre équipe répartie.

Dans la mesure du possible, il est toujours préférable de programmer les réunions longtemps à l’avance. Plus tout le monde est prévenu, moins il y a de risques de conflits d’horaires.