Les astuces pour fédérer lors d’un événement en distanciel

Aujourd’hui, tout se digitalise et tout est numérisé. Le monde du travail doit lui aussi s’adapter à ces nouvelles technologies. D’autant plus depuis le début de la crise sanitaire du coronavirus, imposant plus de télétravail dans les entreprises. Vous devrez pouvoir fédérer votre auditoire autour d’un événement à distance, que ce soit vos employés ou le grand public. Découvrez des astuces efficaces et les avantages indéniables d’une animation à distance.

Mise en place de l’événement

Définir ses objectifs

Proposer un événement en distanciel demande réflexion. En fonction de l’activité de votre entreprise, vous devrez définir les objectifs de votre événement afin de choisir le format le plus adapté à vos besoins :

• Objectifs professionnels : stratégie marketing, réunion hebdomadaire, brainstorming, assemblée générale, lancement d’un produit, transmission d’un message auprès de cibles potentielles ou encore valorisation de l’image de la société, etc.
• Objectifs humains : renforcer la cohésion de groupe en télétravail, présenter une nouvelle recrue, apprendre à connaître ses collègues, véhiculer les valeurs d’une entité professionnelle auprès du grand public, etc.

Votre événement devra donc être adapté aux participants, aux intervenants et aux objectifs définis :

• Réunion ou visioconférence : plus efficace en petits groupes de 10 à 20 personnes.
• Assemblée générale (AG) : pour une cinquantaine de participants maximum.
• Salon : nombre de participants illimité, ouvert au grand public.
• Team building : pour tous les salariés de l’entreprise.
• Conférence : nombre illimité de participants, ciblés en amont.
• Atelier : groupe de 20 à 25 personnes avec 2 à 3 intervenants maximum.
• Webinar corporate : participants en nombre illimité, mais pas plus de 5 intervenants.
• Jeux, concours, animations : sur les réseaux sociaux ou en live streaming, ils peuvent être destinés uniquement aux employés ou au grand public, sans limites de participants.

Matériel et environnement

Pour que votre événement d’entreprise à distance soit réussi, il faut d’abord trouver le meilleur environnement possible. Il doit être visuellement agréable et plaire aux participants. Soyez créatif et original, l’attention de vos participants n’en sera que renforcée. Vous devrez ensuite :

• Élaborer le programme de votre événement : évitez les visioconférences de plusieurs heures consécutives autour d’un même sujet et définissez à l’avance les outils dont vous aurez besoin (vidéoprojecteur ; contenus numériques tels que photos, vidéos, musiques ; applications, présentation PowerPoint de votre produit après laquelle vous interviendrez en direct , etc.).
• Vérifier la connexion internet du lieu où l’intervenant se trouvera (bureau, salle de réunion, extérieur).
• Vous assurer que chaque participant est en possession d’un ordinateur ou d’un smartphone lui permettant de se connecter à l’événement si celui-ci est corporate ; d’un micro ; d’une webcam fonctionnelle et d’une bonne connexion internet.
• Partager l’agenda et/ou le programme de l’événement puis le diffuser en ligne quelques jours avant (que chacun puisse en prendre connaissance, le partager si possible et aussi tester son bon fonctionnement).
• Faire un débriefing et remercier tous les participants après l’événement.

Astuces pour fédérer les coworkers

Attitude de l’intervenant

Afin de fédérer les participants de votre événement, vous devez créer une forte interactivité. Ne faites pas un cours magistral où vous monopoliserez la parole, mais proposez plutôt un échange plurilatéral : chaque collaborateur doit pouvoir s’exprimer, proposer ses idées et poser des questions auxquelles vous répondrez en direct. Vous pouvez :

• Instaurez une relation de proximité en vous adressant à chaque participant comme s’il était en face de vous. Votre parole doit être rythmée, dynamique et engageante.
• Demander l’avis des participants dès que possible.
• Les écouter, prendre en compte leurs commentaires pour qu’ils se sentent concernés et inclus activement dans le débat.
• Proposer un service de live vote et de chat au cours de votre événement (au cours d’une conférence ou d’un salon de présentation par exemple) pour permettre à chaque auditeur de participer activement et de s’exprimer.
• Ne pas hésiter à ajouter une dimension ludique : au début d’une, pour détendre l’atmosphère, ou à la fin pour conclure la journée de travail d’une façon agréable, en proposant de participer à un jeu concours à la fin de l’événement pour fidéliser les cibles plus efficacement.
• Créer un événement d’entreprise spécialement dédié à la gamification : proposer des jeux ou des animations qui n’ont pas un but professionnel, ou pas directement, bien que vous puissiez transformer un brainstorming en atelier de création artistique ou encore grâce au renforcement de l’esprit d’équipe de vos collaborateurs par des activités de groupe (challenges, escape game, quizz, etc.).

Événement à distance et gamification

Pour complètement impliquer vos collaborateurs ou vos cibles durant votre événement, ils doivent participer et si possible, s’amuser. Demandez-leur en amont de proposer des idées ou des points à évoquer en les déposant dans une boîte à idées virtuelle.
D’autres astuces peuvent vous assurer de fédérer votre auditoire, notamment en proposant des moments de partage avec votre équipe. Vous pouvez également inclure un événement en distanciel dans votre stratégie de communication auprès de vos clients (acquis ou potentiels) et de vos concurrents grâce à des événements à distance originaux tels que:

• Des jeux ou des quizz : autour de l’entreprise par exemple (valeurs, anecdotes), de l’une de ses valeurs en particulier (la solidarité à travers des challenges en équipes) ou encore autour d’un produit et de sa gamme.
• Des salons virtuels : véhiculez l’image d’une entreprise innovante et originale auprès de vos employés et du grand public avec toutes sortes d’animations 3D, des visites virtuelles, des présentations de produits à travers des mini-clips, etc.
• Des soirées “afterwork” pour se détendre et se libérer l’esprit, comme si vous vous retrouviez entre amis ou collègues après une journée de travail, mais de chez vous.
• Des ateliers ou des cours à distance pris en équipe ou proposés à des clients pour leur faire découvrir un service, un produit ou une profession.
• Des concours : à Noël, les concours de pulls moches ont envahi les réseaux sociaux, tout comme les concours photo du plus beau bureau à distance. Drôle et décalé, chacun peut participer de chez lui à ces moments conviviaux.
• Des escape game en ligne : pour faire travailler tous vos collaborateurs dans un même esprit ludique et détendu ou pour attirer des cibles potentielles.

Vous l’aurez compris, les événements à distance peuvent revêtir de nombreuses formes. Mais ils permettent aussi de se rapprocher malgré ce qu’on en pense : les gens sont tous à la même distance, un clic, et ils interagissent en direct.

Avantages et inconvénients

De nombreuses entreprises disposent de leur propre service de communication et de marketing qui est chargé d’organiser toutes sortes d’événements. Il est donc primordial pour les employés de ces services d’être parfaitement formés, mais aussi de continuer à se former régulièrement aux évolutions technologiques ne pas se faire devancer par la concurrence.

De plus, les dirigeants d’entreprise se sont plus récemment retrouvés confrontés à l’organisation du télétravail au sein de leurs équipes. La mise en place d’événements en distanciel était donc incontournable pour poursuivre ses activités professionnelles. Les facteurs temps et formation (parfois proposée en entreprise), sont donc aussi à prendre en compte afin que collaborateurs, chefs d’équipes et responsables de service puissent utiliser au mieux les outils digitaux auxquels ils n’étaient pas forcément formés.

Prenez aussi en compte que le numérique peut avoir ses limites. Vous pourriez rencontrer des bugs de connexion par exemple, des délais de chargement longs de vos contenus numériques si vos fichiers sont lourds, des difficultés d’utilisation de la part des participants, etc. Peut-être devrez-vous également vous procurer le matériel nécessaire si vous n’en avez pas (webcam, micro, logiciels, tablettes et/ou ordinateurs pour les collaborateurs, etc.).

Les événements à distance présentent cependant des avantages indéniables :

• Ils requièrent un budget beaucoup moins important qu’un événement en présentiel.
• Ils peuvent être mis en place de n’importe où et n’importe quand.
• Les cibles potentielles sont aussi beaucoup plus nombreuses et ne se limitent plus géographiquement (tout le monde ne peut pas se déplacer pour assister à un salon au coeur de Paris par exemple, mais il le peut sur son ordinateur).
• Ce sont des événements innovants, personnalisables, interactifs et ludiques. Malgré les à-priori, ils sont conviviaux et permettent de renforcer les liens des collaborateurs d’une entreprise, de les rapprocher en quelque sorte, et de marquer les esprits du public lors d’événements marketing.

Mettre en place des événements en distanciel peut donc vous permettre de vous démarquer de vos concurrents, de fédérer vos équipes, de communiquer auprès du grand public tout en vous assurant votre place sur le marché du travail 2.0 de demain.