Organisation d’événement d’entreprise, la Road Map

Organisation d’événement d’entreprise, la Road Map

Comment réussir l’organisation d’un événement d’entreprise ?

Renforcement de la cohésion d’équipe, amélioration de la marque employeur, développement de la culture d’entreprise, valorisation de l’image de marque et extension du réseau de partenaires ne sont que quelques exemples des avantages qu’apportent les événements professionnels. Mais pour obtenir tous les effets escomptés, il est essentiel de les organiser dans les règles de l’art. Aucun détail ne peut être laissé au hasard, et chaque étape doit être soigneusement planifiée et exécutée. Il faut avant tout avoir un fil conducteur qui va guider toutes les décisions et actions. Découvrez sans attendre les étapes clés à suivre pour réussir l’organisation d’un événement d’entreprise.

Définir les objectifs de l’événement professionnel

Pour que l’événement d’entreprise bénéficie d’un succès retentissant, la première chose à faire est de fixer clairement vos objectifs. Voulez-vous promouvoir un nouveau produit, solidifier la cohésion d’équipe, étendre la notoriété de votre société, trouver de nouvelles opportunités commerciales, faire du networking, etc. ? Il faut prendre le temps de réfléchir aux résultats que vous souhaitez atteindre grâce à l’événement professionnel. Une fois identifiés, ces objectifs serviront de boussole pour toutes les étapes suivantes de l’organisation. De plus, ils faciliteront l’évaluation des retombées de l’événement en vous permettant de comparer les résultats obtenus avec les buts fixés initialement.

Choisir le type d’événement d’entreprise

Vous choisirez le format le plus approprié pour votre événement d’entreprise en fonction des objectifs définis. Vous déciderez aussi s’il faut planifier un événement privé ou un événement grand public. Une conférence est notamment idéale pour partager des connaissances entre professionnels et discuter de sujets importants de manière approfondie. Pour favoriser une interaction plus directe avec les participants, optez plutôt pour un séminaire d’entreprise. Le gala, quant à lui, est un événement formel, souvent organisé pour collecter des fonds ou célébrer des réussites. Si vous souhaitez passer un moment plus convivial avec les collaborateurs et les partenaires d’affaires, une soirée d’entreprise conviendra parfaitement. Pour lancer de nouveaux produits ou faire la promotion de certaines offres, rien n’est plus efficace qu’une foire. Vous aurez alors l’opportunité de présenter divers produits ou services à un public plus large. Vous pourrez même réaliser des ventes sur place. La participation à un salon professionnel peut aussi vous aider à atteindre ces mêmes objectifs.

En outre, un congrès est un grand événement qui rassemble des professionnels d’un même secteur pour échanger sur les dernières tendances et innovations. Pour aider les collaborateurs à acquérir de nouvelles compétences ou à enrichir leurs connaissances sur un sujet particulier, organisez pour eux un atelier (workshop) à thème. En ce moment, le hackathon (marathon de programmation) est très prisé des entrepreneurs qui veulent organiser un événement intensif de développement collaboratif. Depuis l’époque du Covid-19, les événements en ligne comme le webinaire (séminaire sur le web) gagnent aussi de la popularité dans le milieu du travail. L’avantage est que tout le monde peut participer sans se déplacer et l’organisation est considérablement facilitée. Il suffit d’utiliser un logiciel spécialisé pour que la vidéoconférence se passe sans encombre.

Déterminer le public cible

Il est primordial de bien connaître votre audience pour pouvoir adapter le contenu de l’événement à ses besoins et à ses attentes. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

  • Qui sont-ils ? Les salariés, des partenaires commerciaux, des clients potentiels, la presse, etc. ?
  • Qu’attendent-ils de l’événement professionnel ? Quelles sont leurs préférences en termes d’activités et d’animations ?
  • Ont-ils des besoins particuliers tels que le déplacement en voiture, l’hébergement dans un hôtel, des préférences alimentaires, les horaires, etc. ?

Les réponses à ces questions vous permettront de personnaliser votre événement d’entreprise. Par conséquent, le public cible sera plus motivé à venir et vous serez plus susceptible d’assurer leur satisfaction. Ce sont des éléments importants pour la réussite de l’event.

Fixer un budget réaliste

Le budget revêt une importance capitale dans l’événementiel professionnel. Pour éviter les risques d’oubli et de surestimation, il est plus judicieux de vous faire accompagner par une agence événementielle dans cette étape. Elle vous indiquera tous les postes de dépenses et saura évaluer le montant à prévoir pour chacun d’eux. Il faut notamment fixer un budget réaliste pour :

  • La location du lieu événementiel.
  • Le traiteur.
  • Les hôtes et les hôtesses.
  • Les équipements techniques (sonorisation, éclairage, vidéoprojecteur, etc.).
  • La communication (matériel promotionnel, publicité, invitations).
  • Les animations.
  • La décoration.
  • La logistique (transport, hébergement, sécurité).
  • Les assurances.

Il est fortement recommandé de prévoir une marge pour les imprévus et de vous assurer que chaque poste de dépense est bien documenté et justifié.

Fixer la date de l’événement professionnel

Un événement bien organisé ne vaudrait rien si la plupart des invités brillent par leur absence. D’où l’importance de vérifier leur disponibilité avant de fixer une date. Il est conseillé d’éviter les périodes de vacances, les jours fériés et les dates où d’autres événements majeurs pourraient détourner l’attention de votre public cible. Ensuite, considérez le délai qu’il vous faudra pour tout préparer comme il se doit. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour organiser tous les aspects logistiques et promouvoir l’événement afin de maximiser la participation. Si vous envisagez de choisir un lieu en plein air, tenez compte des conditions climatiques saisonnières pour éviter les désagréments liés à la météo.

Trouver le lieu idéal pour l’événement d’entreprise

Dans un premier temps, il faut déterminer si vous souhaitez organiser l’événement dans votre ville ou dans une autre. Quoi qu’il en soit, le lieu doit être facilement accessible via les transports en commun et disposer d’un parking pour ceux qui viendront en voiture. Il faut également tenir compte de la capacité de l’endroit et vous assurer qu’elle correspond au nombre de participants attendus. Pour une question de praticité, choisissez un lieu doté du matériel dont vous avez besoin, comme le mobilier et les équipements techniques. Bien évidemment, l’ambiance et le décor doivent être en adéquation avec le message et l’image de marque que vous souhaitez véhiculer. Selon la nature de l’événement et le nombre de participants, vous pouvez choisir une salle municipale, un espace de coworking, un hôtel, un château, un campus ou un espace extérieur, entre autres.

Établir un rétroplanning

Un rétroplanning est un calendrier à élaborer à partir d’une échéance. Il facilite la planification des différentes étapes de la préparation. Vous devez y inclure les dates limites pour réserver le lieu, pour confirmer les prestataires et pour envoyer les invitations. La liste des tâches à accomplir et les responsables désignés pour l’organisation de l’événement d’entreprise doivent également y figurer. Il faut également noter dans ce document les réunions régulières à planifier dans le but de faire le point sur l’avancement de l’organisation événementielle. N’hésitez pas à ajuster le planning lorsque c’est nécessaire. Ici, l’objectif est de bien préparer l’événement et de respecter les deadlines.

Constituer les équipes pour l’organisation de l’événement

Il est temps de former des équipes pour gérer les différents aspects de votre événement professionnel :

  • La logistique (gestion des installations, du transport et de l’hébergement).
  • La communication (création et diffusion des supports promotionnels, gestion des relations de presse).
  • L’accueil et la sécurité (réception des invités, gestion des accréditations, sécurité sur le site).
  • L’aspect technique (sonorisation, éclairage, support informatique).
  • L’animation (organisation des activités et des différentes interventions).

Attribuez des responsabilités claires à chaque équipe et faites en sorte que chaque membre comprenne totalement son rôle et ses missions.

Sélectionner les prestataires

L’externalisation de certaines tâches peut faciliter l’organisation de l’événement, surtout s’il est d’une grande envergure. Vous pouvez, par exemple, engager un traiteur capable de répondre à vos besoins et préférences. Vous pourriez aussi avoir besoin de techniciens compétents. Pour les activités proposées durant l’événement, il peut être plus intéressant de recruter des animateurs professionnels et des intervenants extérieurs. Si le lieu choisi est grand ou si vous avez choisi un thème assez complexe, le travail d’un décorateur vous sera d’une grande aide. Dans tous les cas, demandez des devis détaillés et sans engagement, comparez les offres et vérifiez les références avant de vous décider.

Communiquer sur l’événement d’entreprise

Faites la promotion de l’événement pour attirer les participants. Pour ce faire, vous pouvez exploiter divers canaux de communication tels que l’e-mailing, les réseaux sociaux, la presse, la création d’une page promotionnelle dédiée sur le site de votre entreprise, les affiches et les flyers. Il est essentiel de créer des visuels attractifs ainsi que des messages percutants pour susciter l’intérêt du public cible et encourager les participations. Si vous faites appel à une agence événementielle, elle pourra vous guider dans cette étape.

Briefer les équipes avant l’événement

Avant le jour J, il est indispensable de bien briefer vos équipes pour qu’elles soient bien préparées. Il faut rappeler les tâches de chacun avec précision. Il est également important de préparer toutes les personnes concernées à l’éventualité des imprévus, de sorte qu’elles puissent d’ores et déjà penser à des solutions de repli. Pour une meilleure coordination, définissez clairement les points de contact et les canaux de communication à utiliser. Organisez des réunions de pré-événement pour discuter des détails logistiques et répondre à toutes les questions. Distribuez des documents récapitulatifs avec les rôles et responsabilités, les horaires, les plans du site et les contacts d’urgence. Comme vous pouvez le constater, une bonne planification, une communication efficace et une exécution impeccable sont les ingrédients clés d’un événement d’entreprise mémorable et impactant !

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