Comment guider le choix de son traiteur événementiel ?

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Comment guider le choix de son traiteur événementiel ?

Comment choisir le traiteur événementiel qu’il vous faut ?

La réussite d’un événement est conditionnée entre autres par le choix d’un traiteur événementiel. Découvrez-en un peu plus sur le sujet ici.

Qu’il s’agisse aussi bien d’une soirée d’entreprise que d’un séminaire, il est clair que la réussite d’un événement dépend de plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci, figure la prestation du traiteur événementiel que vous choisissez.

En effet, bien que le fait de nourrir les esprits soit la préoccupation principale d’un événement, il est clair que les différents organismes ont aussi besoin de nutriments.

Dans l’optique de les leur apporter, et ce, de façon spéciale, il convient de choisir un traiteur qui fait du bon boulot.

Découvrez dans cet article comment choisir le traiteur événementiel qu’il vous faut.

Les raisons pour lesquelles choisir un traiteur événementiel

En tant qu’organisateur d’événement, vous n’êtes pas sans savoir que votre rôle ne se résume pas en deux ou trois tâches. En effet, vous devez être sur tous les plans en même temps pour être performant.

Par conséquent, il vous revient de trouver une salle adaptée au nombre de personnes prévu pour un événement. Vous devez aussi penser à la décoration adéquate et à la disposition des tables et chaises.

Outre ces différentes tâches, il y en a plusieurs autres auxquelles vous devez vous atteler. Et si vous devez ajouter à celles-ci le service traiteur, vous ne vous en sortirez pas.

C’est la raison pour laquelle choisir un traiteur pour un événement se présente comme étant la solution la plus avantageuse pour vous.

De même, passer par un traiteur vous permet de choisir entre les propositions qu’il vous soumet. De fait, vous avez la possibilité de cocher cette case assez rapidement et de consacrer plus de temps à autre chose.

Par ailleurs, le fait de vous référer à un traiteur événementiel fait montre de votre professionnalisme. En effet, ne pas vouloir tout s’approprier pour organiser un événement fait état de votre non-cupidité. C’est une marque de professionnalisme et c’est un plus pour votre réputation.

Maintenant que vous savez à quel point il est important de recourir à un traiteur professionnel, il est indispensable que vous fassiez un bon choix prochainement.

Faire le choix du traiteur événementiel idéal : comment y parvenir ?

En fonction de l’événement que vous souhaitez organiser, vous devez suivre un processus clair et précis qui va, à coup sûr, conditionner la réussite de l’événement.

1- Définissez vos besoins en fonction de l’événement

Au préalable d’une décision aussi importante que celle-ci, il est obligatoire, en vue d’une réussite de l’événement, de prévoir le choix du traiteur. Pour ce faire, vous devez définir les besoins relatifs à votre programme afin de faire le meilleur choix possible.

D’une part, vous devez vous baser sur le type d’événement que vous allez organiser. Le déroulement d’un séminaire diffère de celui d’une soirée d’entreprise ou de celui d’un lancement de produit.

De ce fait, le traiteur événementiel auquel vous ferez appel doit être spécifique en fonction de votre événement.

Ce facteur est à prendre en compte et a un rapport direct avec le menu. Par exemple, en fonction de l’événement que vous souhaitez organiser, vous pouvez être amené à prévoir un ou plusieurs moments riches d’un point de vue gastronomique. Il s’agit par exemple de moments comme le :

  • Petit-déjeuner : Lorsque vous organisez un séminaire qui va durer toute la journée, il peut s’avérer intéressant de prévoir du thé, du café, des jus en plus de viennoiseries. C’est une excellente manière d’accueillir vos invités.
  • Cocktail à la pause : Une fois à la pause, en fonction du type de convives que vous avez, vous pouvez prévoir un cocktail. Il peut aussi bien s’agir d’un cocktail alcoolisé que d’un cocktail dînatoire, si vous avez des collègues ou invités, favorables à “la bonne bouffe”.
  • Buffet en mode debout : C’est également une option intéressante, en l’occurrence si vous souhaitez faire un lancement de produit. Ce type de buffet est aussi l’idéal dans le cadre de la célébration d’un événement en entreprise, de l’ouverture d’une entreprise ou d’une boutique.
  • Repas assis : Idéal pour les soirées en entreprise, le repas assis peut se passer de différentes manières. Vous avez la possibilité de vous faire servir ou de vous servir vous-même avec ce type de configuration.

Quels que soient les préparatifs que vous faites pour l’organisation de votre événement, vous avez besoin d’un bon traiteur événementiel. En ayant un, vous avez la garantie du bon déroulement de votre événement, qu’il se passe en soirée ou pendant la journée entière.

D’autre part, vous pouvez vous faciliter la tâche, rien qu’en vous posant quelques questions. Celles-ci ont pour but de vous orienter vers les principaux détails de votre événement. Il s’agit de questions comme :

  • Où va se passer l’événement ? : cette question a un lien direct avec le nombre d’invités puisqu’une salle de 250 personnes doit s’attendre à recevoir au maximum 250 invités.
  • De quel événement est-il question ? : Le menu, les couverts ou la décoration sont les principaux paramètres auxquels vous pouvez réfléchir sur cette question.
  • Quel est le but de votre événement ? : En fonction de ce que vous visez grâce à votre événement, vous pouvez savoir quoi prévoir en termes de dispositions.
  • Qui sont vos invités ? : Le type d’invités que vous vous recevez à votre événement influence grandement le type de traiteur que vous allez devoir choisir.

2- Renseignez-vous sur la qualité des produits que votre traiteur événementiel utilise

Une fois que vous avez défini vos besoins en fonction de l’événement que vous prévoyez d’organiser, encore faut-il faire d’autres investigations. En effet, il est indispensable de veiller aux types de produits qui vont être utilisés.

En conséquence, vous devez choisir un traiteur qui utilise des produits de bonne qualité et non surgelés afin de proposer des pièces fraîches.

De même, vous devez préférer un traiteur éco responsable qui tient compte de l’environnement. Plusieurs traiteurs gaspillent les ressources naturelles et ne valorisent pas les déchets. Vous devez les éviter au maximum.

Par ailleurs, votre traiteur pour un séminaire ou de tout autre tye d’événements, doit faire, dans la mesure du possible, des économies d’énergie. C’est un aspect important grâce auquel vous pouvez trancher quant au choix de votre traiteur.

3- Faites attention aux références du traiteur événementiel

Maintenant que vous vous êtes renseigné sur la qualité des produits que fournit votre traiteur, vous devez jeter un coup d’œil à ses références. Heureusement, vous ne pouvez pas vous fier uniquement aux dires d’un traiteur pour entreprise pour le choisir.

Si vous faites l’erreur de choisir un mauvais traiteur, vous mettez en péril le succès de n’importe quel événement. C’est pour cette raison que vous devez vérifier les avis des clients de votre traiteur par rapport aux services qu’il propose.

D’ailleurs, vous pouvez demander à des personnes faisant partie de votre cercle d’amis de recueillir des avis sur les différents traiteurs auxquels vous avez affaire. Cette étape est importante, en l’occurrence si vous pensez à l’expérience à laquelle vous exposerez vos invités.

Pour anticiper sur celle-ci, vous pouvez demander à goûter quelques spécialités du traiteur. Un avant-goût réussi est plus qu’une garantie de la réussite d’un événement sur le plan gastronomique.

De la même manière, s’il n’est pas réussi, vous venez de réduire à néant les chances d’avoir un événement raté.

4- Faites recours à des professionnels en la matière

Un événement tel qu’un séminaire ou une soirée de gala ne doit pas constituer l’occasion pour tester les services d’un amateur. Généralement, l’affinité que vous avez avec certaines personnes peut vous pousser à leur confier de tels marchés.

Toutefois, cela représenterait un mauvais choix en ce sens que ce sont des professionnels, ayant une expérience éprouvée, qui peuvent assurer le service lors des grands événements.

5- Faites des prévisions budgétaires pour votre futur traiteur événementiel

En attendant de savoir quel sera votre choix, vous devez prévoir une somme proportionnelle aux dispositions de votre événement. Elle constitue le budget que vous devez allouer au traiteur professionnel pour qu’il mène à bien sa tâche et déduise son bénéfice.

Aussi, vous devez prévoir un maximum en termes de budget afin d’éviter toutes sortes de déconvenues. De la même manière que vous trouverez des traiteurs aux tarifs assez onéreux, il y en aura d’autres aux tarifs relativement bas.

Ce n’est pas un facteur qui justifie la qualité de leurs services. Cependant, c’est un détail qui compte énormément et que vous ne devez pas négliger. Vous devez choisir en fonction du rapport qualité-prix.

6- Jouez sur la concurrence

S’il y a bien un élément qui va vous orienter dans votre choix final, c’est bien la consultation de plusieurs profils : c’est le jeu axé sur la concurrence. Grâce à ce critère, vous pouvez définir quel traiteur événementiel est convenable en fonction des caractéristiques précédentes.

Surtout, la diversité de devis que vous aurez va vous mener à un choix final assez pertinent.

En définitive, choisir le traiteur événementiel qu’il vous faut est une chose importante pour la réussite de votre événement. Pour y parvenir, vous devez vous référer à un certain nombre de caractéristiques. Chacune d’entre elles est importante et mérite d’être prise en compte.

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