L’importance du traiteur pour un événement d’entreprise

Nombreuses sont les occasions qui peuvent vous amener à organiser un événement d’entreprise. Parmi les plus courantes se trouvent le lancement d’un nouveau produit, l’organisation d’un team building, ou encore la récompense des employés après l’atteinte des objectifs fixés. Mais l’organisation d’une soirée d’entreprise ne se limite pas uniquement à la location d’une salle. Plusieurs éléments doivent en effet être pris en compte pour optimiser l’impact de l’événement. Et parmi les incontournables se trouve le traiteur événementiel.

Les règles de base pour réussir un projet événementiel

Pourquoi organiser un événement d’entreprise ? Au sein d’une société, il n’y a pas que le travail qui compte. Pour que vos employés puissent s’épanouir et rester productifs, leur accorder une pause de temps en temps est parfois nécessaire. Mais pour sa communication, c’est également utile de se faire voir ! D’autant qu’organiser des événements peut revêtir différentes formes : une soirée cocktail, un dîner dansant, des activités de plein air ou encore un repas assis. Quoi qu’il en soit, ce type de projet implique un investissement humain et financier. Et pour le réussir, quelques règles de base sont à prendre en compte.

• Une organisation adaptée à l’événement : En tant qu’organisateur de manifestation d’entreprise, vous savez certainement que la satisfaction de tous vos participants est le gage de sa réussite. Dans cette optique, il est important de ne pas laisser de place à l’ennui. Pour ce faire, pensez à proposer des activités adaptées à leurs besoins et qui vous permettront d’atteindre votre objectif. Entre animations créatives, animations quizz et jeux divers, le choix est assez large.
• La mise en place d’un calendrier : Mis à part le fait de prévoir des activités variées, il est aussi important de mettre en place un planning précis. Cela va vous permettre de mieux gérer votre temps avant et pendant, mais également d’orchestrer votre organisation dans tous les détails.
• L’optimisation des coûts : Comme la gestion d’une soirée d’entreprise, d’un team building ou encore d’une manifestation festive représente un investissement financier, assurez-vous d’en optimiser les coûts. Par là, on entend prendre le temps de bien comparer les offres en matière de location de salles, d’animations, de logistique ou encore de décoration. Plus vous aurez un large choix de prestataires, plus vous pourrez ajuster les dépenses selon vos contraintes budgétaires.
• Le service traiteur : Il s’agit d’un des points les plus importants pour faire de votre soirée professionnelle une véritable réussite.

Tour d’horizon sur le traiteur événementiel

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, il existe plusieurs types de traiteurs. Et pour chaque type d’occasion festive, il y a le professionnel de la restauration adapté. Vous trouverez par exemple un traiteur pour soirée d’entreprise, un traiteur pour séminaire, mais aussi un traiteur pour gala. Il existe également des traiteurs professionnels qui peuvent se montrer polyvalents et qui s’adaptent à toutes les demandes.

Faire appel à un traiteur événementiel est l’une des solutions les plus plébiscitées pour garantir la réussite d’une manifestation d’entreprise. Qu’il s’agisse d’une soirée pour vos collaborateurs, d’un meet-up, d’un séminaire ou d’une conférence, un traiteur fera en sorte de mettre à l’aise vos convives en ravissant leurs papilles. Lorsqu’il est question de traiteur professionnel, vous avez le choix entre le traiteur classique et le traiteur-organisateur. Si le traiteur classique se limite au fait de cuisiner et de livrer les mets sur le lieu de la réception, les services d’un traiteur-organisateur sont plus variés. Il peut s’occuper de l’organisation de votre manifestation de A à Z ce qui inclut la prise en charge de la logistique et la préparation des plats, mais également la réception, la décoration de la salle, les animations et les activités.

Solliciter les services d’un traiteur pour assurer la satisfaction des invités

Pour qui est en charge d’organiser un événement d’entreprise, il a souvent une seule chose en tête : s’assurer que tout soit à la hauteur des attentes de ses convives. C’est la raison pour laquelle ne préparer que des animations en espérant que ses invités ne s’ennuient pas est loin d’être suffisant ! Pour que l’événement demeure mémorable, rien de mieux que de satisfaire l’estomac des participants. À cet effet, passer par les services d’un traiteur est la meilleure chose à faire. Les avantages de solliciter l’expertise de ce professionnel sont nombreux :

• Vous restez concentré sur la relation avec vos convives : en passant par un traiteur événementiel, vous vous déchargez d’un poste particulièrement lourd, mais très important. En effet, ce dernier gérera toute la partie nourriture et vous pourrez vous concentrer sur le relationnel avec vos clients, vos collaborateurs ou vos sponsors. par ailleurs, vous leur serez totalement disponible, ce qui est bon pour votre image de marque.
• Vous bénéficiez d’un menu en accord avec le thème de votre soirée : dans le cadre d’une manifestation professionnelle, il n’y a pas que les décors et les animations qui doivent être en concordance avec le thème. Le menu aussi doit être bien adapté. Et seul le traiteur saura comment s’y prendre. Il vous suffira de lui dire ce que vous visez et il se chargera de composer le menu adéquat avec la décoration idoine.
• Un service sur-mesure et personnalisé : selon le type d’événement que vous organisez, votre professionnel de la restauration vous proposera un service personnalisé, à la hauteur de vos attentes. Un repas gastronomique servi à table pour vos partenaires ? Divers buffets à thème pour la soirée de vos collaborateurs ? Des serveurs pour le cocktail de lancement de votre nouvelle gamme de produits ? Votre traiteur mettra au point un menu gastronomique original selon vos goûts et joindra à votre buffet les pièces hallal, casher, vegan ou végétariennes pour que tous vos invités puissent se régaler.
• Des formules variées en fonction de l’événement : les formules qu’un traiteur vous proposera dépendront du type d’événement que vous allez organiser et de votre budget. En dehors du menu, le traiteur professionnel peut également vous faire bénéficier d’un accompagnement pour le choix de la salle, son installation, sa décoration, mais aussi pour l’animation.

Choisir un traiteur : les critères à prendre en considération

Trouver un traiteur pour un événement professionnel paraît souvent facile. Mais choisir un traiteur parmi tous les prestataires qui peuvent vous proposer leurs services n’est pas toujours une chose aisée. Plusieurs critères vont entrer en jeu. Dans un premier temps, il faudra commencer par définir les besoins de vos invités et de ceux de votre entreprise. Dans cette lancée, prenez le temps d’organiser votre planning : le type d’occasion à célébrer (afterwork, congrès, teamwork, séminaire, gala), les convives et leur nombre (clients, salariés, prestataires, collaborateurs, associés), le lieu de la réception.

Ensuite, pour vous assurer de l’excellence des menus proposés, il faudra privilégier un traiteur expérimenté avec de bonnes références. De cette manière, vous allez collaborer avec une personne qui saura se porter garante de votre image. Un traiteur professionnel digne de ce nom est également un traiteur qui sait anticiper les changements de dernières minutes et qui se soucie de vos invités (régimes spécifiques, allergies, préférences culinaires). Enfin, en tant qu’expert dans son domaine, il devra également être en mesure de vous rassurer quant à la qualité de son menu (produit frais, bio, locaux). N’oubliez pas non plus de demander une dégustation pour vous assurer du professionnalisme de son équipe de service et de la qualité des produits. Par ailleurs, il faudra penser à obtenir plusieurs devis pour pouvoir mieux comparer les coûts des prestations et services.

Service traiteur : le tarif

Si l’organisation d’un événement d’entreprise paraît souvent complexe, ceci s’explique par le fait que tout doit entrer dans le budget prévu dès le départ. Salle de réception, service traiteur, animation, matériel logistique : rien ne doit dépasser les contraintes budgétaires fixées par l’entreprise, et ce, quelle que soit l’occasion à célébrer. Mais de tous ces éléments, c’est souvent le service traiteur qui nécessite le plus d’attention parce que les tarifs vont varier d’un professionnel à un autre. Et pour la plupart, considéré comme le cœur même de l’événement, cet élément est celui qui nécessite le plus d’investissements après la salle. Raison pour laquelle il est important de procéder avant tout à la comparaison des services proposés et des tarifs.

À titre informatif, sachez que les traiteurs qui disposent de près de 10 ans d’expérience dans le domaine vont afficher des tarifs plus élevés. Ils seront néanmoins en mesure de vous proposer des menus succulents avec des services dignes de vos exigences. C’est par ailleurs ce qui explique pourquoi, lors des événements d’entreprise haut de gamme, ils sont souvent les plus demandés.

Vous pouvez aussi solliciter les services des traiteurs fraîchement diplômés. Ils ont souvent plus d’un tour dans leur sac et savent comment marier les différents produits pour réaliser des menus gastronomiques hors du commun. En moyenne, le coût de leurs prestations avoisine les 40 euros par personne. Dans l’optique où vous prévoyez de faire appel à un traiteur-organisateur, il faudra un budget plus large étant donné qu’il se chargera de tout.