Conseils pour l’organisation d’un événement virtuel

De nos jours, les entreprises peuvent organiser différents types d’événements pour communiquer autour de leurs activités et de leurs marques. Cependant, outre les événements classiques, les événements virtuels gagnent en popularité depuis quelques années. Ateliers, formations, conférences ou encore webinaires, chaque format permet de répondre aux besoins spécifiques de chaque structure.

La communication virtuelle effectuée en ligne offre différents avantages non négligeables aux organisateurs ainsi qu’aux participants. Il existe notamment plusieurs outils technologiques performants pouvant garantir la réussite de tous types d’événements virtuels. La question est : comment bien organiser un événement virtuel ? C’est ce que vous allez découvrir dans cet article.

Bien s’informer sur ce qu’implique un événement virtuel

Comme son nom l’indique, un événement virtuel est un événement qui préconise les contacts virtuels entre les participants. Il s’effectue généralement sur une plateforme dédiée où les échanges s’effectuent à distance. Son organisation peut être nécessaire dans un contexte spécifique ou dans une situation d’urgence. Cela peut également être utile pour assurer une stratégie de communication digitale efficace.

L’organisation d’un événement en ligne a généralement des objectifs spécifiques en fonction du type d’événement organisé. Néanmoins, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un webinaire, d’une formation, d’un atelier ou encore d’une réunion, un événement virtuel peut permettre à une entreprise de :

• Gagner en visibilité.
• Optimiser la flexibilité de l’événement.
• Réduire le temps d’organisation de l’événement.
• Renforcer la relation entre les organisateurs et les participants.
• Apporter une solution aux contraintes d’organisation d’un événement physique.
• Assurer la réduction de l’empreinte carbone de l’événement.

Différents avantages découlent de l’organisation d’un événement virtuel. Vous pouvez, par exemple, atteindre un public plus large et éviter les frais d’organisation liée à la location d’une salle. De plus, les inscriptions peuvent s’effectuer librement même si les participants sont répartis aux 4 coins du globe. Bien entendu, l’un des principaux atouts de ce type d’événement est qu’il propose un moyen de communication plus direct pour captiver les participants cibles.

Un événement en ligne permet en effet de procéder à la redirection de ces participants vers un site d’inscription spécifique. Vous pouvez utiliser pour cela un contenu spécialisé ou encore une publicité en ligne. À part la facilité de l’inscription, ce site permet aux organisateurs de réaliser un suivi du taux de conversion de leurs communications. Ceux-ci peuvent ainsi éviter les tâches classiques d’organisation et les risques d’inefficacité en matière de communication.

Remarque, l’organisation d’un événement en ligne demande certains pré-requis. Vous devez avant tout disposer d’un outil digital ou d’un outil de visioconférence adapté. Il doit être bien choisi au préalable. Vous pourrez ensuite procéder à son téléchargement et à sa configuration. Il sera alors nécessaire de bien sélectionner ses fonctionnalités en fonction des besoins. Cela peut concerner aussi bien l’envoi de fichiers que la mise en place d’une fenêtre de chat. À cela s’ajoute le besoin d’une connexion internet performante. Bien entendu, la réussite d’un événement virtuel demande aussi un bon charisme et de l’assurance de la part des organisateurs.

Choisir le bon concept

Un événement en ligne peut adopter différents types de manifestations en fonction des besoins et des objectifs des organisateurs. Il est ainsi nécessaire de bien réfléchir au concept de base de votre événement. Il peut s’agir d’un séminaire, d’une conférence, d’un concert, d’un atelier ou d’une autre catégorie événementielle.

Une fois le concept choisi, il est nécessaire d’imaginer l’événement pour organiser son planning. Vous devez connaître les informations et les messages que vous souhaitez partager. Vous devez avoir une vision précise de votre projet d’événement afin de l’adapter à votre outil de visioconférence.

Bien gérer les inscriptions réalisées sur le canal Web

Les inscriptions concernant les événements virtuels s’effectuent généralement en ligne. Elles peuvent s’effectuer via un outil dédié à la création d’événements en ligne. Il suffit de quelques clics pour assurer la publication d’un module d’inscription sur un mini-site préalable choisi ou sur un site internet propre à l’organisateur.

Cette démarche permet de profiter de plusieurs avantages. En tant qu’organisateur, vous avez la possibilité de recueillir des renseignements importants sur vos cibles. Vous pouvez ainsi mieux entrevoir leurs besoins et optimiser vos futurs projets événementiels. Quant aux participants à votre événement virtuel, ils peuvent profiter d’une expérience d’inscription à la fois sécurisée et fluide.

Préconiser un libre tarif

Comme pour un événement physique, l’organisation d’un événement virtuel demande un certain investissement. Cependant, la valeur attribuée à une prestation virtuelle peut varier d’une personne à une autre. Ainsi, s’il s’agit de votre premier événement en ligne, le mieux est de proposer un libre prix. Ce tarif libre peut être aussi bien appliqué à vos conférences qu’à vos ateliers et webinaires.

Cette démarche est utile pour trouver le tarif adapté à vos prestations. En effet, vous pouvez déterminer le montant définitif de vos prochains événements en ligne en fonction des participants. Cela vous permet aussi d’entrevoir les axes d’amélioration à apporter à vos prestations. Vous pourrez ensuite augmenter vos tarifs en conséquence.

Partager le lien de l’événement virtuel

Bénéficier d’un module d’inscription spécifique pour un événement en ligne permet de profiter de différentes fonctionnalités. Celles-ci sont utiles pour la communication du lien de l’événementiel virtuel. Les personnes inscrites ont, par exemple, la possibilité de recevoir un e-mail de confirmation automatique.

Cet e-mail comporte plusieurs informations légales comme l’adresse et l’e-mail de l’organisateur ou encore la date de la manifestation. L’organisateur peut ajouter à ces informations le lien de l’événement virtuel et des renseignements pratiques. Les objectifs consistent à guider et rassurer les cibles de l’événement et s’assurer de leur présence le jour J :

• Procéder à un rappel des renseignements importants.
• Rappeler les informations importantes aux participants à votre événement en ligne est une étape importante pour assurer la réussite de son organisation. Vous pouvez pour cela utiliser un outil marketing ou un outil d’e-mailing dédié.

Cet outil vous aidera pour l’envoi de la marche à suivre pour l’ensemble des inscrits. Il peut aussi permettre le partage du lien à cliquer pour accéder à l’événement virtuel. Cela peut se faire même 1 h avant le début de la manifestation. Il suffit généralement de configurer le logiciel au préalable pour que les futurs inscrits reçoivent ses informations sans besoin de manipulation supplémentaires.

Le renouvellement comme base du succès

Réinventer continuellement son événement est un facteur décisif pour la pérennité d’une communication virtuelle. En effet, vous devez laisser place à l’innovation pour éviter un déclin du taux d’intérêt pour votre manifestation virtuelle. Cette innovation doit être effectuée aussi bien sur la forme que sur le fond. Il peut s’agir de la recherche de nouveaux sujets, de l’adoption de formats interactifs pour l’animation ou encore de l’invitation de participants internationaux.

Il faut savoir que la réplication d’un événement classique n’est pas suffisante pour le transformer en un événement en ligne. Une expérience dite virtuelle diffère totalement d’un rassemblement réalisé en face à face. Il faudra, entre autres, veiller à assurer la qualité des interactions entre les participants. Cela peut se faire via des jeux, des partages d’expérience et des questions-réponses.

Vous devez également réaliser d’autres démarches pour augmenter votre taux de participation. Cela peut se faire via la programmation d’un intervenant phare et de bonne notoriété au niveau de votre secteur d’activité. Son intervention vous est utile pour attirer un public plus large avec la possibilité de réviser à la baisse de son cachet vu qu’il n’a pas besoin de se déplacer.

Dénicher de nouveaux collaborateurs

Lors d’un projet d’organisation d’événement virtuel, vous avez souvent la possibilité d’établir un nouveau réseau de collaborateurs. En effet, un événement en ligne peut être bénéfique aussi bien pour les organisateurs que pour les participants.

Les retombées de l’événement peuvent s’apparenter à un gain de visibilité pour chaque partie sur un contenu différent. Il peut aussi s’agir d’un gain en matière d’image de marque. Celle-ci peut devenir plus moderne et montrer une proximité avec des événements innovants. De plus, ces améliorations peuvent entraîner une hausse du taux d’inscription.

Garder le contact avec les participants

De manière générale, les événements virtuels sont complémentaires aux événements réalisés en face à face. Ils permettent d’aborder plusieurs thématiques ou de susciter l’envie de rassemblement chez les participants cibles. Bien entendu, un événement en ligne reste un bon moyen pour le maintien d’un contact entre deux événements physiques nécessitant une organisation plus complexe. Il peut s’apparenter à un rendez-vous entre les différents intervenants.

Il est important de tirer profit de cet avantage proposé par l’événement en ligne. Vous devez ainsi penser à entretenir les contacts avec les participants. Cela peut se faire en engageant des échanges pour leur demander leurs avis sur vos contenus. Vous pouvez aussi leur demander leurs préférences sur les thématiques que vous devrez adopter lors de vos prochains événements.

Remarque, il est utile de rendre qualitatifs ces échanges et discussions. Vous devez donc choisir un bon outil pour l’envoi de vos messages. Cet outil doit notamment vous permettre de segmenter vos messages et les envoyer sur les bons canaux. Vous pouvez aussi bien opter pour les messages e-mail ou les messages sur les réseaux sociaux. Le logiciel choisi devra également vous aider à gérer vos inscriptions ainsi que vos campagnes publicitaires dédiées à votre événement.