Événement virtuel : quelles problématiques ?

La pandémie mondiale de la COVID-19, en raison de la restriction des déplacements des individus et des interdictions de rassemblements, a sérieusement impacté le secteur de l’événementiel. Mais c’est sans compter sur les ressources des acteurs de cette industrie pour faire face à la baisse de leur chiffre d’affaires. Ainsi, l’événement virtuel s’est souvent présenté comme une solution d’adaptation au contexte générale malheureusement incontournable.

Recourir aux technologies virtuelles est une solution qui va sortir nombre de sociétés du marasme financier. C’est le moment idéal pour certaines entreprises de se lancer dans une stratégie numérique afin de faire face aux enjeux à venir. Il en va de même pour les salons qui pourraient organiser des événements virtuels afin de relever la barre. En effet, un salon complètement virtuel est en mesure de réduire les coûts financiers des exposants. C’est le concept de l’espace qui s’en retrouve ajourné avec la disparition notamment du sponsoring et des offres d’exposition. Autrement dit, la rentabilité de l’exposant d’un événement virtuel n’est plus soumise à la taille de son emplacement et à ses frais inhérents. De son côté, l’organisateur de l’événement dispose également d’une baisse de ses coûts : il n’a pas de frais de location de la salle, les contrats d’assurance et les frais de restauration. En d’autres termes, le salon virtuel réduit considérablement les coûts. Néanmoins, il n’en demeure pas moins que la virtualité d’un salon met à bas l’essentiel d’un stand. Ce sont des éléments essentiels qu’il convient de réadapter à la communication virtuelle au même titre que son offre. Sans compter qu’il est important pour l’organisateur de travailler sur son événement afin de le rendre attractif.

Booster la contribution des participants

Pour mettre en place un événement virtuel attrayant, il convient de tenir compte des motifs pour lesquels les exposants participent à ce type d’événement.

Prise de contact avec la clientèle

L’objectif de l’exposant est, avant toute chose, de se mettre en relation avec des clients potentiels en se focalisant sur toutes les rencontres au cours de l’événement. Autrement, il se doit de multiplier autant que faire se peut les interactions avec les visiteurs. Durant cette prise de contact, l’exposant présente son produit depuis son stand en ligne afin de provoquer l’acte d’achat du client.

Faire découvrir sa gamme de produits

Pendant un événement physique, les exposants disposent assez largement de la visibilité d’un stand. En un tel environnement, le flux de visiteurs n’est pas sans donner de multiples résultats au moyen d’une communication classique. Il est également l’opportunité pour l’exposant de jauger la position stratégique de ses concurrents directs. L’exposant peut ainsi ajuster sa position selon la concurrence présente sur le salon. Par exemple, en organisant des animations sur son stand ou en faisant du sponsoring sur des produits, l’exposant prend connaissance des différentes composantes de son secteur d’activités. C’est une manière de faire découvrir ses produits à un public dans une ambiance chaleureuse et individualisée.

C’est d’ailleurs une stratégie relativement payante qui encourage les exposants à installer un stand lors d’un événement d’entreprise. L’important étant de convertir son environnement physique à son stand en ligne en faisant vivre à ses prospects une expérience unique. En effet, la communication virtuelle se doit d’être rigoureuse, son stand en ligne ne doit pas ressembler à celui de son concurrent au risque de confondre les deux entreprises. Visibilité, interaction et environnement singulier semblent être de rigueur dans l’événementiel virtuel.

L’essentiel du stand virtuel

La visibilité de l’entreprise, la mise en relation rapide entre les différents acteurs d’un événement virtuel et la mise en œuvre d’un atelier et une visite en 3D comptent parmi les fondamentaux que les organisateurs et les participants retrouvent dans un stand virtuel.

Être visible

Sur la plate-forme, la dénomination et le logo des entreprises de sponsoring se doivent d’être visibles sur la marketplace des exposants. Il faut savoir que les sociétés de sponsoring qui se retrouvent en haut de la liste du salon sont jusqu’à trois fois plus visibles que les autres entreprises.

Sur un ou plusieurs moyens de communication, l’exposant peut mettre en avant son logo. Par exemple, les courriels envoyés doivent pouvoir être un moyen d’insérer un logo. La publicité hébergée sur la page d’accueil de la plate-forme se doit d’être un moyen de garantir la visibilité de tous les participants à l’événement virtuel. Par ailleurs, le contenu marketing, à l’image d’une vidéo ou d’une brochure, participe également à la croissance de la visibilité de l’entreprise.

Par le biais de notifications, l’exposant peut définir un public spécifique afin de diriger ce dernier vers un de ses produits. Ce moyen, relativement simple à utiliser, administre depuis la plate-forme la visibilité des participants à un salon événementiel virtuel.

Atelier et visite en 3D

L’objectif de l’exposant est de présenter son produit lors de l’événement afin que les prospects soient en mesure de découvrir son offre. Nombreux sont les outils qui peuvent permettre une meilleure connaissance des produits et la venue de potentiels clients.

S’il existe une solution efficace pour faire connaître sa gamme de produits et expliquer sa démarche, la mise en place d’un atelier semble pertinente. En effet, la présentation d’un atelier suscite l’intérêt des visiteurs et accroît les opportunités de tisser des liens avec les prospects.

Par ailleurs, un stand en ligne ayant un droit d’accès à une visite en 3D crée toutes les sensations d’une visite classique dans un salon. La conception d’un espace virtuel avec un code couleur, le logo, des photos des produits permet en effet à l’exposant d’attirer bon nombre de participants afin de leur faire vivre une expérience unique en 3D.

Mise en relation directe avec les participants

L’intelligence artificielle est une des composantes les plus aimées d’un salon classique, ce qui ne veut pas pour autant dire qu’elle ne peut pas être réutilisée lors d’une communication virtuelle. Ainsi des rendez-vous peuvent être maximisés et réduire les délais d’attente des participants. Ainsi le participant n’a plus à attendre indéfiniment pour rencontrer la bonne personne. Cette dernière vient à elle au moyen des intérêts communiqués par le visiteur.

La technologie virtuelle permet également quelques ajustements en ce qui concerne la gestion des rendez-vous. Le stand en ligne reçoit la demande de rendez-vous et l’exposant discute avec lui avec une application d’appel vidéo.

Cependant, avant la prise de rendez-vous, une notification rafraîchit la mémoire des comparses en leur envoyant un rappel. En outre, par le biais de l’appel vidéo, l’exposant peut procéder à une démonstration de son produit auprès de clients potentiels.

Au cours d’un événement virtuel, les sociétés inscrites à la plate-forme peuvent aussi intégrer en ligne des offres d’emploi. En effet, il est un moyen insolite et relativement performant pour entrer en relation avec les individus intéressés par la notoriété de la société en question.

L’agencement de l’offre

L’organisateur d’un événement virtuel a la possibilité de mettre en place une plate-forme afin de présenter ses différentes offres, selon ses catégories, ses différentes tailles, ses prix de manière à ce que ses éventuels exposants et sponsors puissent les choisir en toute transparence. En ce qui concerne les sponsors, ils peuvent sélectionner leur niveau de visibilité. Pendant les événements virtuels, les lieux de sponsoring sont tous disponibles en ligne, contrairement à un événement classique, pendant lequel seuls des supports physiques d’affichage sont en mesure de mettre en lumière la marque ou le nom de la société. Mais l’on a trop vite fait de se promener devant sans les remarquer, ce qui laisse croire que les espaces virtuels sont plus efficaces que les supports physiques. En effet, l’on ne peut échapper aux publicités en ligne, aux logos des entreprises sponsoring sur la plate-forme d’un projet événementiel virtuel.

L’organisateur de l’événement peut aussi opter pour la vente d’un abonnement à sa marketplace au moyen d’une formule commerciale annuelle ou mensuelle. Ce genre d’accès permet à l’ensemble des exposants de présenter sa gamme de produits et d’entrer en relation directe avec d’éventuels clients, non pas sur la période d’un événement physique, mais bien sur la période choisie (annuel ou mensuel).

D’un point de vue pratique, les organisateurs sont en mesure d’agencer une offre au moyen d’un forfait, préalablement choisi, et selon différents degrés d’accès à ses fonctionnalités. Parmi ses fonctionnalités, nous sommes en mesure de retrouver le sponsor officiel de la plate-forme dédiée, toutes les publicités de l’interface, l’ensemble des bannières de sponsoring, la totalité des réunions de sponsoring avec ou sans l’intervention de son représentant. Quant aux fonctionnalités un peu plus techniques, il est également possible d’effectuer des prises de rendez-vous, de recevoir ces mêmes rendez-vous, d’accéder à la marketplace de la plate-forme et bien évidemment à son stand virtuel. Ainsi au moyen d’une communication virtuelle efficace et de fonctionnalités opérantes, tous les acteurs de l’industrie de l’événementiel répondent non sans un certain brio aux problématiques causées par la pandémie mondiale de la COVID-19.