De quoi ai-je besoin pour donner une conférence virtuelle ?

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De quoi ai-je besoin pour donner une conférence virtuelle ?

Quels équipements pour ma conférence virtuelle ?

Les visioconférences ont la cote ! Les réunions à distance font aujourd’hui pleinement partie du quotidien des entreprises. Lorsque certains collaborateurs travaillent à distance, les conférences virtuelles sont un très bon moyen pour garder le contact avec son équipe, échanger sur les projets en cours et réaliser des points rapides avec ses collègues ou son chef d’équipe.

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises permettent le travail à distance que ce soit à plein temps ou ponctuellement. De plus, le contexte actuel qui contraint beaucoup d’entre nous à travailler à domicile, accentue encore davantage le besoin des entreprises d’investir dans du matériel de qualité pour communiquer efficacement à distance. Comment bien choisir son matériel de réunion à distance ? Quels sont les équipements utiles pour mener une conférence en vidéo ? Quels critères prendre en compte pour ne pas se tromper ? On fait le point pour vous dans cet article.

Définir ses besoins et son utilisation des conférences virtuelles

À la fois flexibles, pratiques et peu coûteuses, les solutions de communication à distance sont de plus en plus plébiscitées par les dirigeants et entrepreneurs. Aujourd’hui, dans beaucoup d’entreprises, ce nouveau support de communication est devenu incontournable. Toutefois, la qualité de l’équipement choisi pour réaliser ce type de réunion, détermine son efficacité.

Parmi la multitude de solutions proposées sur le marché, il peut être parfois compliqué de s’y retrouver et de faire le bon choix. La première chose à faire est de bien identifier ses besoins et de prendre le temps de se poser les questions suivantes :

  • À quel rythme souhaitez-vous réaliser des réunions virtuelles ?
  • Pour quel usage ? Est-ce pour : des réunions d’information ponctuelles, des lancements de projets, des réunions créatives, réaliser des entretiens de recrutement à distance ? Ou tout simplement pour communiquer régulièrement avec vos clients ou vos sous-traitants ?
  • Combien de collaborateurs participeront à ces réunions en vidéo ?
  • Quelles sont les options supplémentaires dont vous aurez besoin pour travailler efficacement (partage de documents et de vidéos, caméras multiples, caméras mobiles…) ?
  • Dans quel espace auront lieu les visioconférences ? Avez-vous une salle dédiée à la réalisation de vos conférences virtuelles ?
  • Quel budget pouvez-vous / souhaitez-vous y consacrer ?

Vous l’aurez compris, la liste des utilisations possibles des outils de visio est longue ! C’est pourquoi, il est vivement recommandé de bien faire le point sur ses attentes avant de se lancer.

Le matériel de base indispensable pour réaliser une conférence virtuelle

Afin que tout se déroule correctement, chaque collaborateur doit individuellement être équipé d’un certain nombre d’outils pour pouvoir participer à une réunion en vidéo. Voici le minimum requis :

  • Un ordinateur, une tablette ou un smartphone de bonne qualité, équipé au minimum d’un micro et d’une caméra HD afin de pouvoir entendre, se faire entendre et être visible par tous les participants.
  • Des écouteurs ou un casque audio réducteur de bruit, peuvent être très utiles pour les personnes n’ayant pas la possibilité de pouvoir s’isoler dans une pièce séparée. Lorsque le participant travaille dans un espace bruyant ou bien en open space par exemple, un casque audio réducteur de bruit lui permettra d’atténuer les sons aux alentours et de rester pleinement concentré sur sa réunion.
  • Une bonne connexion internet, suffisamment puissante pour éviter les lenteurs et les coupures, pouvant interrompre les réunions.

Avant d’envisager l’organisation d’une conférence en ligne et afin d’éviter toute déconvenue pendant le déroulement de celle-ci, veillez à bien tester le fonctionnement de chaque appareil. Assurez-vous également que chaque collaborateur soit autonome et sache les utiliser correctement.

Les équipements externes pour booster ses conférences vidéo

Une fois que vous aurez déterminé concrètement votre utilisation, vous vous rendrez peut-être compte que le matériel de base ne vous suffit pas pour mener à bien vos visioconférences. Voici un petit aperçu du type de produits en vente sur le marché vous permettant de réaliser des événements virtuels dans les meilleures conditions :

  • La webcam externe. La caméra intégrée sur la grande majorité des ordinateurs n’est pas toujours de grande qualité. Pour obtenir une meilleure netteté de l’image et du son, optez pour une webcam externe, qui sera plus puissante.
  • Le micro USB externe se branche tout simplement sur un port USB de n’importe quel ordinateur. C’est un bon outil qui produit un excellent son et permet de mieux se faire entendre et comprendre lors de conférences en ligne.
  • Le kit de visioconférence ou solution audio vidéo tout-en-un, qui comprend une webcam et un micro externe intégrés dans une tour. Toutes les commandes sont directement accessibles sur cette solution tout-en-un. Ce type d’outil est régulièrement utilisé pour faire du streaming vidéo ou pour enregistrer des podcasts. L’avantage de cet outil tout-en-un, est qu’il apparaît comme facilement transportable et qu’il s’installe rapidement, que ce soit pour une utilisation ponctuelle ou plus régulière. C’est également une option peu coûteuse.
  •  Le système de visioconférence tout-en-un portable est idéal lorsque vous n’avez pas la possibilité d’avoir une salle réservée à la réalisation de vos conférences vidéo. Il s’agit d’un système mural, très simple d’installation comprenant l’audio et la vidéo en haute qualité. Ce support permet de transformer rapidement n’importe quelle salle, en une salle de conférence virtuelle.
  • Enfin, si vous utilisez régulièrement la réunion virtuelle comme outil de communication et que vous possédez une pièce dédiée, il est conseillé d’investir dans du matériel audio et vidéo de grande qualité. Optez pour un grand écran plasma qui permettra à tous les participants d’être vus et de voir correctement leurs interlocuteurs. Sélectionnez également un système audio en conséquence, qui permettra à chacun des participants d’entendre distinctement et de se faire entendre facilement. Bien sûr, ces solutions sont plus onéreuses, mais sont indispensables si vous organisez régulièrement des conférences en ligne avec plusieurs participants.

D’autres options supplémentaires peuvent s’avérer utiles en fonction de votre utilisation. Il existe par exemple des caméras multiples vous permettant de rendre visible un très grand nombre de participants. Des caméras mobiles, qui suivent les mouvements de l’intervenant en train de s’exprimer, etc.

Ces nouvelles technologies sont en constante évolution et de nouveaux modèles apparaissent régulièrement sur le marché, toujours plus performant les uns que les autres.

Les logiciels de visioconférences et applications web

Une fois l’équipement pour réaliser des visioconférences acheté, vous devez choisir un logiciel web vous permettant de créer des réunions à distance et de connecter tous les participants entre eux. C’est l’élément clé de vos réunions virtuelles ! Pour bien le choisir, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

  • La qualité de la vidéo et de l’audio.
  • Le nombre de participants acceptés.
  • Les fonctions de partage à distance.
  • Le niveau de sécurité et de cryptage des données.
  • Le prix.
  • Le service après-vente offert par le prestataire.

Sachez qu’il existe également un grand nombre d’applications web, téléchargeables gratuitement, telles que :

  • Skype : l’application la plus ancienne. Elle s’installe rapidement sur tous les supports (ordinateurs, tablettes, smartphones). Souvent utilisée pour échanger en famille ou entre amis, elle permet également de passer des appels vidéos pour converser entre collègues. Les réunions en ligne peuvent aller jusqu’à 50 participants.
  • Google Hangout : la plateforme de messagerie instantanée de Google. Elle permet notamment de créer des réunions virtuelles allant jusqu’à 10 personnes simultanément.
  • Zoom : la plus tendance actuellement. Elle permet d’organiser des réunions virtuelles très facilement en quelques clics. Il suffit simplement de télécharger l’application sur le Web et d’envoyer le lien de la réunion à chaque participant.
  •  Slack : la plateforme qui centralise les flux de travail. Parmi les nombreuses options de Slack, vous trouverez celle des appels vidéo. Vous pourrez facilement passer des appels entre collègues avec un maximum de 15 participants.

Toutes ces applications web sont facilement accessibles, que ce soit sur un ordinateur, une tablette ou bien un smartphone. Elles proposent de nombreuses fonctionnalités très utiles en entreprise, telles que le partage d’écran, l’échange de documents, la lecture de vidéo, etc. Certaines sont gratuites, d’autres sont payantes. Attention, toutefois, car si ces applications web sont faciles d’accès, elles ne sont pas pour autant sans dangers. Ces solutions gratuites ne sont pas toujours fiables techniquement et ne sont pas totalement sécurisées.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réaliser avec succès vos visioconférences ! N’hésitez pas à bien vous renseigner, à prendre le temps d’examiner chaque produit disponible à la vente et à comparer chacune de leurs caractéristiques. Lire les avis d’autres consommateurs peut également s’avérer utile pour faire le bon choix. Si toutes ces informations ne vous suffisent pas pour faire votre choix, faites appel à un professionnel compétent dans ce domaine pour vous guider. Il sera en mesure de vous accompagner et de vous apporter des conseils personnalisés.

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