Journée portes ouvertes, les clés d’un événement réussi

Organiser une journée portes ouvertes n’est pas de tout repos ! Il s’agit, en effet, d’un événement ayant une portée stratégique pour l’entreprise et qui sera en mesure de rassembler un nombre important de personnes. Il faut donc veiller au bon respect des règles de sécurité et d’hygiène en vigueur. Pour que votre événement soit une réussite, un long travail de préparation sera nécessaire pour lequel de nombreuses étapes sont à respecter. Vous pouvez décider de vous en charger vous-même, ou bien décider de faire appel à une agence événementielle professionnelle.

Quels sont les avantages d’organiser une journée portes ouvertes ?

Que vous soyez une entreprise, une collectivité, une école ou une association, organiser une journée portes ouvertes vous permettra de promouvoir et de mettre en valeur les services ou les produits que vous proposez.

Se faire connaître auprès d’un large public

Les journées portes ouvertes sont des événements parfaits pour se faire connaître. Vous pouvez ainsi attirer un large public grâce à des animations et à des activités attrayantes et amusantes. Une journée portes ouvertes est un moyen idéal pour se faire de la pub. Profitez-en pour montrer votre entreprise ou votre association sous son meilleur jour. Tout doit être parfait dans les moindres détails, afin que les visiteurs repartent avec une bonne image de votre société. Ces rencontres sont également le moment propice pour découvrir de nouveaux talents et se faire de nouveaux partenaires.

En bref, organiser des journées portes ouvertes demande effectivement de longs mois de préparation. Mais, cela en vaut la peine. Si certaines entreprises en organisent chaque année, c’est que la plus-value est immanquablement au rendez-vous. Ce type d’événement vous permet, en effet, de capter plus facilement de nouveaux prospects et de nouveaux clients.

Renforcer la cohésion et le sentiment d’appartenance à un groupe au sein de son équipe

Une journée portes ouvertes est un événement d’entreprise de choix pour renforcer et améliorer la communication au sein de votre équipe. D’autre part, les journées portes ouvertes sont également des moments privilégiés pour resserrer les liens internes des salariés d’une entreprise. Il est donc très important de bien organiser cette journée, car l’image de l’entreprise ou de l’association est en jeu. Les salariés doivent pouvoir être fiers de leur entreprise et de ce qu’elle représente.

Les éléments à ne pas négliger pour une journée portes ouvertes réussie

Afin que votre journée portes ouvertes soit réussie, il est essentiel de préparer cet événement au moins 2-3 mois à l’avance. Budget, public visé, animations, activités, tout doit être mûrement réfléchi pour que le jour J laisse à vos visiteurs un souvenir inoubliable.

Déterminer ses objectifs et son public cible

Il est important de bien déterminer les objectifs de votre journée portes ouvertes. Dans quel but vous l’organiser ? Qu’est-ce que vous voulez avoir en retour ? De nouveaux clients ? Recrutez du personnel ? Faire connaître votre société ? Toutes ces questions doivent avoir une réponse avant de commencer la préparation de votre journée portes ouvertes. Vous devez également cibler un public défini. Cela peut être une tranche d’âge particulière, un secteur d’activité professionnelle, un public féminin ou plutôt masculin, etc.

L’important est de bien définir le type de public que vous allez accueillir. C’est de cette manière que vous pourrez, par la suite, choisir des stratégies d’organisation et d’animation plus pertinentes et en accord avec les attentes des personnes accueillies. D’autre part, il faut aussi penser à choisir une date et un lieu qui correspondra aux disponibilités de votre public cible. Évitez les périodes de vacances. Privilégiez plutôt les week-ends dans le cas où votre public cible serait des actifs, car sinon en le programmant en semaine, peu de personnes pourront se rendre à votre événement, même si cela aurait pu les intéresser. C’est pour toutes ces raisons, entre autres, qu’il est très important d’étudier précisément la question, afin de mettre toutes les chances de votre côté.

Informer son réseau de l’approche de cet événement

Votre journée portes ouvertes ne doit pas passer inaperçue. Parlez-en partout autour de vous. Tous vos partenaires et clients actuels doivent en être au courant. Partagez l’information dans la presse locale, et sur Internet. Utilisez les réseaux sociaux (Twitter, Facebook, Instagram). Si vous avez un site internet, ajoutez-y une page dédiée à l’événement en question sur laquelle vous préciserez toutes les informations dont vos visiteurs potentiels pourraient avoir besoin (horaires, lieu, programme et animations proposées, etc.).

Réfléchir attentivement au circuit du public

Selon vos objectifs et votre public cible, vous devrez établir un circuit et un programme type de ce que le visiteur devra voir et faire pendant votre journée portes ouvertes. Vous devrez penser aux animations, et à ce que vous voulez montrer à vos visiteurs (visite et présentations des locaux de l’entreprise ou de la structure, rencontre avec l’équipe, ateliers spécifiques pour petits et grands, etc.). Vos choix doivent être avant tout stratégiques pour atteindre vos objectifs.

Démarches administratives et légales

Comme dans tout événement qui accueille un nombre de personnes plus ou moins important, des règles d’hygiène et de sécurité sont à prendre en compte. En effet, que vous décidiez de louer une salle spécifique pour cet événement ou que vous utilisiez les locaux de votre entreprise, vous devrez faire une demande d’autorisation spécifique. Cette demande se fait auprès de la mairie de la ville dans laquelle vous planifierez votre journée portes ouvertes. Cette dernière sera ensuite envoyée à la préfecture qui donnera ou non son autorisation. Toutefois, il est préférable d’anticiper et de faire la demande d’autorisation au moins deux mois avant la date prévue de votre journée portes ouvertes.

D’autre part, il est fortement recommandé de prévenir également certains services de sécurité comme les pompiers et la police. N’oubliez pas aussi de demander à votre assurance s’il est nécessaire de faire une extension de garantie, afin que vous soyez couvert pour tout incident qui aurait lieu durant votre événement.

Partager l’événement sur les réseaux sociaux

Profitez de cet événement pour poster sur les réseaux sociaux les moments forts de cette journée. L’impact de ces photos et courtes vidéos sera forcément positif et participera à la promotion de l’image de l’entreprise ou de l’association.

Être original et créatif pour surprendre son public

Surprendre ses collaborateurs et ses clients potentiels doit être un de vos objectifs principaux. Selon le public cible que vous aurez déterminé, vous pouvez, par exemple, inviter une personnalité qui attirera le public visé. Prévoir également d’offrir un cadeau-souvenir à ses visiteurs peut être un bon moyen de fidéliser ses futurs prospects. Pensez à un cadeau utile aux couleurs de votre entreprise. Ce moyen souvent utilisé dans les stratégies marketing peut tout à fait trouver sa place dans ce contexte.

Pourquoi faire appel aux services d’un professionnel de l’événementiel ?

Faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel peut être une solution pratique qui vous fera gagner un temps précieux. De plus, en ayant recours à une agence événementielle, vous aurez la certitude d’être bien accompagné tout au long de votre projet.

Les différentes professions indispensables au bon déroulement de votre journée portes ouvertes

Si vous décidez de faire appel à des prestataires externes pour vous aider à organiser votre journée portes ouvertes, sachez qu’il existe différentes prestations de services indispensables à une journée portes ouvertes réussie :

• L’accueil de vos visiteurs (ce service est primordial, car il permet d’accueillir dans de bonnes conditions les visiteurs et de les orienter plus facilement à l’aide d’un plan détaillé par exemple).
• La signalétique de votre événement (panneaux publicitaires personnalisés, affiches, totems, stratégies de communication autour de l’événement).
• Un service de restauration (traiteur).
• Des animateurs spécialisés dans l’événementiel (artistes, animateurs professionnels).

Tous ces acteurs externes sont essentiels au bon déroulement de votre événement. Il est donc important de ne négliger aucun détail, car lors d’une journée portes ouvertes vous devrez impressionner et surprendre vos visiteurs.

L’avantage d’avoir recours à une agence d’événementiel

L’un des principaux atouts de faire appel à une agence d’événementiel est de n’avoir qu’un seul intermédiaire. En effet, si vous décidez d’avoir recours à des prestataires de services externes, vous allez devoir vous mettre en relation avec de nombreuses entreprises et cela peut vite devenir assez fastidieux. Avec une agence spécialisée dans l’événementiel, vous aurez un seul et unique intermédiaire, qui s’occupera de faire le lien avec le reste des prestataires. Ainsi, vous serez dégagé de nombreuses tâches logistiques souvent très chronophages.

D’autre part, avoir recours à une agence professionnelle dans l’événementiel, c’est être sûr d’être accompagné dans toutes les étapes de son projet par une équipe de professionnels : de la conception des stratégies de communication à la logistique concrète et pratique de votre événement. Par ailleurs, les agences en événementiel sont généralement polyvalentes et s’adaptent à vos projets et à votre budget en vous proposant des solutions en adéquation avec vos besoins. Comme toute prestation de services, un devis détaillé vous est proposé. Ainsi, vous pourrez avec plus de sérénité préparer votre journée portes ouvertes et en tirer le maximum d’avantages.