Pourquoi et comment digitaliser un événement d’entreprise ?

Pour quelles raisons organiser un événement digital ?

La Covid et ses effets

Les événements d’entreprise sont primordiaux puisqu’ils représentent un grand intérêt pour la vie de votre société. Cependant depuis plus d’un an maintenant, le monde est confronté à la Covid. Cette dernière est responsable de l’annulation de nombreuses soirées d’entreprise.

En effet, le virus a provoqué confinements puis des couvre-feux successifs, ce qui rend difficile l’organisation d’événements d’entreprise. De plus, il existe de nombreux gestes barrières et mesures sanitaires à respecter comme le port du masque, la distanciation physique de plus d’un mètre et la mise à disposition de gels hydroalcooliques. Autrement dit, vos soirées sont fortement impactées depuis l’apparition de la Covid.

Néanmoins, les événements d’entreprise restent importants et la Covid ne doit pas être une raison pour les annuler. Il existe des alternatives dans le monde du digital qui vous permettent d’organiser vos soirées différemment.

Les avantages d’un événement digital

Malgré les contraintes qui peuvent être perçues à première vue, les événements digitaux représentent tout de même plusieurs avantages. Tout d’abord, le digital n’est pas soumis aux limites géographiques. En effet, un événement en ligne peut être accessible pour tout le monde en France et à l’étranger (à condition de disposer d’une connexion Internet bien entendu). Ce type d’événement vous permet donc de toucher plus de cibles.

Par ailleurs, la distanciation physique n’est plus une contrainte à respecter. Enfin, vous avez la possibilité d’enregistrer votre événement pour ensuite le publier sur la Toile. Ainsi, il sera accessible pour tout le monde à n’importe quelle heure. L’horaire et son décalage pour certains pays ne posent plus problème.

Les objectifs d’un événement digital

Les objectifs de ce type d’événement sont les mêmes que les événements en présentiel. Ils sont incontournables pour votre entreprise et pour l’image qu’elle véhicule. Faire preuve d’adaptation et de modernité ne pourra qu’améliorer votre image. Le digital permet également de garder un lien avec vos équipes, avec vos fournisseurs et avec vos clients.

Organiser un événement digital est donc l’occasion de :

• Garder vos collaborateurs motivés et les impliquer dans la vie de l’entreprise.
• Présenter un nouveau produit.
• Échanger avec vos clients, vos fournisseurs et vos équipes.
• Les remercier.
• Diffuser des messages importants.
• Développer des liens dans un contexte différent plus amusant.
• Favoriser la cohésion d’équipe.

Comment organiser un événement d’entreprise à distance ?

Le choix des cibles et des objectifs

Tout comme un événement en présentiel, organiser un événement numérique demande assiduité et anticipation. Comme nous l’avons, vous pouvez organiser ce type d’événement pour diverses raisons. Il est cependant important de bien définir un objectif précis pour mieux définir vos cibles. Votre événement doit tout de même rester organisé pour être intéressant et attractif. Ainsi, en ayant un but et des cibles précis, vous pourrez mieux encadrer et mieux vous diriger dans votre organisation. Cela permet également de définir votre contenu et de travailler sur celui-ci.

Les autres choix

Une fois votre objectif et vos cibles définis, l’organisation de votre événement digital implique de faire d’autres choix très importants.

Tout d’abord, le lieu de tournage. Souhaitez-vous organiser votre événement dans les locaux de votre entreprise ? Dans un local à louer ? Sur un lieu de tournage dédié à ce type d’événement ? Ce dernier rencontre un très grand succès, car ce type de lieu est adapté et il donne accès au matériel et aux équipements nécessaires.

Le canal de diffusion est également un choix primordial. Vous avez la possibilité de diffuser votre événement sur des réseaux privés, publics ou encore sécurisés. À vous d’opter pour la solution qui vous convient le mieux.

Il reste ensuite à définir la date du tournage. Puis à choisir vos intervenants. En effet, vous n’êtes pas forcément seul à animer votre événement. Selon vos objectifs et votre contenu, vous pouvez faire appel à des intervenants spécialisés dans le message que vous souhaitez transmettre.

Enfin, vous avez la possibilité de faire appel à des agences événementielles qui pourront vous guider et vous proposer davantage d’idées d’animations pour votre événement. Elles sont également expertes dans l’organisation et s’adaptent à votre budget et vos objectifs.

Quels outils choisir pour un événement digital ?

L’outil vidéo

Organiser un événement numérique n’est pas si difficile que cela. Aujourd’hui, vous disposez de nombreuses alternatives et de nombreux outils qui répondent à vos besoins. Les outils vidéo en font partie. De plus, ils connaissent une véritable expansion dans leur utilisation, ce qui contribue à sans cesse s’améliorer pour satisfaire l’expérience de leurs utilisateurs.

Vous avez donc le choix entre Zoom, Google Meet, Microsoft teams, Skype et d’autres outils qui fonctionnent aussi bien en France qu’à l’international si vos cibles se trouvent également à l’étranger.

Les inscriptions en ligne

Bien que votre événement puisse être enregistré pour être ensuite diffusé en ligne, vous avez également la possibilité d’organiser des animations en direct. Pour bien gérer votre liste d’invités et le déroulement de votre événement, vous pouvez faire appel à des sociétés expertes comme Eventbride ou Prezevent. Leur intervention vous sera très utile notamment dans la gestion des listes d’invités et la création de formulaires d’inscription en ligne.

Votre événement a pour but de marquer les esprits. Ces sociétés pensent à tout et vont dans votre sens. C’est pour cela qu’elles proposent également la création d’invitations originales et de badges personnalisés à l’image de votre entreprise. Elles peuvent être également présentes lors de l’événement en ligne pour interagir avec vos invités et répondre à leurs questions en direct et rapidement.

Le matériel nécessaire

Selon les animations que vous allez choisir, vous aurez sans doute besoin de matériel pour un meilleur déroulement de votre événement. En effet, vous pouvez par exemple proposer une expérience en réalité virtuelle, puisqu’elle rencontre un véritable succès dans le monde événementiel. Vous marquerez à coup sûr les esprits de vos invités, à condition de leur fournir le matériel nécessaire pour profiter de cette expérience.

Pour cela, vous pouvez passer par le biais d’agences expertes en réalité virtuelle. Leur travail est de vous accompagner dans la création du scénario, dans la prise vidéo en 360° et dans le montage final. Il vous suffit par la suite de trouver des lunettes adaptées au visionnage. Beaucoup d’entreprises proposent la création de lunettes personnalisées à l’image de votre société et l’envoi postal à tous vos invités. Ces lunettes peuvent être aussi l’opportunité de leur laisser un souvenir avec votre logo apposé sur celles-ci.

Ainsi, la réalité virtuelle est une bonne occasion de présenter vos nouveaux produits, de faire visiter vos locaux ou d’assister à un événement sur mesure.

Quelles animations choisir pour un événement digital ?

Les team building digitaux

Ce type d’animation est idéal pour favoriser l’esprit d’équipe et la motivation de vos collaborateurs. Il permet de créer et de renforcer les liens entre vos équipes et même d’en développer des nouveaux dans un contexte autre que professionnel.

Les team building digitaux se présentent sous différentes formes. Il peut s’agir d’escapes games virtuels, de karaokés, de quiz musicaux, de jeux interactifs ou de cours de sport ou de cuisine en ligne.

Il existe de nombreuses animations qui sont en général très appréciées par les équipes et qui contribuent à un meilleur investissement de leur part dans la vie de l’entreprise. En effet, ce type d’animation a pour objectif de marquer leur esprit. C’est pour cela que les team building digitaux rencontrent un réel succès grâce à leur originalité et leur diversité. Il y en a pour tous les goûts !

Les soirées clients

Les soirées clients sont un très bon support pour présenter un nouveau produit ou pour transmettre un message. Peu importe l’objectif, il faut savoir que ce type d’événement est plus difficile à organiser, car son format doit être attractif et intéressant pour vos clients.

Votre contenu doit être dynamique. Vous pouvez par exemple proposer des visites virtuels, choisir des intervenants professionnels ou des personnalités plus connues dans votre domaine. Ces alternatives sont susceptibles d’intéresser vos clients qui répondront davantage présents à votre événement.

Les conférences ou séminaires

Pour animer vos conférences ou vos séminaires, vous pouvez faire appel à un animateur professionnel. Son expertise représente un réel avantage dans la gestion du temps, mais surtout dans le rythme et la dynamique de votre événement. Un animateur est un expert en communication, il sait capter l’attention de son public (et donc du vôtre) et apporter une véritable valeur ajoutée à votre événement.

Combinez un animateur professionnel et un lieu de tournage adapté et vous êtes sûrs que votre événement aura un réel impact sur vos cibles. Vous disposerez de tout le matériel nécessaire et avec un contenu en béton, votre événement rencontrera un vrai succès !

Malgré les contraintes actuelles, organiser un événement digital est nécessaire pour votre entreprise. De nombreuses alternatives s’offrent à vous pour vous adapter aux nouvelles pratiques et aux nouvelles animations événementielles.