Télétravail : bien animer sa visioconférence

Pourquoi organiser une visioconférence ?

Le contexte actuel

Depuis mars 2020, vous n’êtes pas sans savoir qu’un virus a envahi la France. Nous avons dû adapter nos modes de vie aussi bien d’un point de vue personnel que d’un point de vue professionnel. Il est désormais fortement déconseillé d’organiser des réunions en présentiel et de réunir vos équipes dans une salle de réunion.

Mais la vie ne s’est pas arrêtée pour autant. Vous avez une entreprise à faire évoluer, des messages à transmettre à vos collaborateurs, des objectifs à atteindre et des clients à contacter. Les visioconférences sont devenues un excellent moyen de communiquer. Ils représentent une belle alternative pour rester en contact avec vos collaborateurs malgré les confinements et les couvre-feux.

Les avantages d’une visioconférence

Pour le bien, la santé et la sécurité de vos salariés, le télétravail est devenu une habitude. Chacun reste chez soi tout en étant productif. Mais il est devenu difficile de transmettre des messages. Le téléphone et les mails sont une bonne manière de communiquer, mais lorsqu’il faut donner des instructions collectives, la solution est la visioconférence.

Organiser une réunion digitale est un très bon moyen de garder un contact avec vos équipes. En effet, même si notre gouvernement conseille une distanciation sociale, il serait plus adapté de parler de distanciation physique. La visioconférence permet justement d’entretenir le lien social entre vous et vos collaborateurs, mais aussi entre les collaborateurs eux-mêmes.

De plus, grâce à cette réunion en distanciel, vos équipes restent impliquer dans la vie de votre entreprise. Elles ne sont pas coupées de tout lien avec leurs employeurs. Partager des objectifs communs permet d’entretenir leur motivation et le travail d’équipe.

La visioconférence est également un moyen de prendre des nouvelles de vos salariés et d’animer une réunion dans un environnement que vous connaissez et dans lequel vous êtes à l’aise. Attention tout de même à bien cacher votre jogging si vous avez décidé d’en porter un le jour de la réunion.

Mais animer une visioconférence ne s’improvise pas. Bien que vous soyez le leader de votre entreprise, rendre une réunion digitale attractive demande beaucoup de préparation.

Comment bien préparer sa visioconférence ?

Choisir l’outil de connexion

C’est un peu la base pour une visioconférence réussie. Si vous ne savez sur quelle plateforme vous connecter et rejoindre vos collaborateurs, il va être difficile d’animer votre réunion. De nombreux outils sont à votre disposition. Google a mis à jour l’utilité et les caractéristiques de plusieurs outils de connexion. Vous pouvez ainsi choisir celui qui vous convient le mieux.

Définir un objectif précis

Pour réussir votre visioconférence, il est avant tout très important de savoir pourquoi vous l’organisez et de vous poser les bonnes questions afin de ne pas vous éparpiller.

• Quelles informations souhaitez-vous transmettre à vos collaborateurs ?
• Combien de temps la visioconférence va-t-elle durer ?
• Quels collaborateurs doivent être présents ?
• Ont-ils besoin de préparer des éléments avant la réunion ?
• Avez-vous besoin que certains participants animent aussi la visioconférence ?

En répondant à toutes ces questions, vous allez pouvoir déterminer si votre réunion digitale est indispensable et quels sont les éléments importants à transmettre à vos équipes. En fixant un objectif précis, vous savez dans quelle direction vous vous dirigez et dans quelle direction vous allez emmener vos collaborateurs. Il est important d’être sur la même longueur d’ondes à l’issue de votre réunion.

Répartir les rôles entre collaborateurs

Vous n’êtes pas obligé d’animer la visioconférence seul. Il peut être intéressant de faire participer certains de vos collaborateurs qui seront experts dans leur domaine. N’oubliez pas, bien entendu, de les informer sur le rôle qu’ils ont à tenir durant la réunion. Et n’hésitez pas à les contacter en amont pour vérifier si l’objectif est compris.

En faisant participer certains membres de votre équipe, votre visioconférence va devenir une réunion collaborative et participative. Elle sera donc plus attractive et surtout moins ennuyante pour les participants. Il est important d’entretenir leur attention. Bien que chacun soit à l’aise dans leur environnement, une distraction peut vite arriver. En choisissant plusieurs intervenants, vous vous assurez une certaine animation durant la réunion.

La préparation mentale et environnementale

Vous avez réussi à :

• Déterminer l’objectif de votre réunion.
• Évaluer la durée de la visioconférence.
• Répartir les rôles entre vos collaborateurs.

Il ne vous reste plus qu’à choisir le jour et l’heure de votre réunion. Et surtout de la communiquer à tous les participants. Veillez à bien les prévenir par mail plusieurs jours à l’avance afin qu’ils puissent eux-mêmes se préparer. Ils auront besoin de bloquer la date et l’heure, de prévenir leur famille et surtout leurs enfants pour éviter toute intervention imprévue. Ils devront également tester l’outil de connexion que vous avez choisi afin de vérifier qu’il fonctionne depuis leur ordinateur. Et il est aussi important qu’ils puissent essayer leur micro et leur caméra afin d’anticiper d’éventuels problèmes techniques.

De votre côté, il va falloir vérifier l’orientation de votre caméra et l’environnement dans lequel vous allez animer votre réunion. Assurez-vous d’être dans un endroit calme et de ne pas mettre en fond votre frigo ou votre lave-linge. Sauf si bien entendu, vous n’avez pas le choix.

Veillez également à bien choisir votre tenue avant la réunion. Les pyjamas sont autorisés, mais vous risquez de perdre en crédibilité. Vous pouvez également opter pour une chemise assortie à votre jogging, mais faites attention à ne pas vous lever durant la réunion.

Enfin, vérifiez bien que vous avez tous les éléments et toutes les notes nécessaires pour animer votre réunion. Eh oui, une visioconférence ne s’improvise pas et demande autant de préparation que d’organisation.

Comment bien animer sa visioconférence ?

Le jour J est arrivé. Il est désormais temps de transmettre enfin votre fameux message à vos collaborateurs. Avant de commencer à rentrer dans le vif du sujet, des règles d’introduction peuvent être nécessaires :

• Fermez toutes les fenêtres de votre ordinateur pour rester concentré sur la réunion.
• Faites un tour de table pour vérifier que tout le monde soit présent.
• Rappelez les règles de bonne conduite : ne pas couper la parole, lever la main si quelqu’un souhaite intervenir ou poser une question.
• Demandez à tous les participants de couper leur micro afin d’éviter des bruits intempestifs.
• Expliquez le déroulement de la visioconférence : de quoi allez-vous parler, qui va intervenir, quel est le plan de la réunion.

Votre attitude va être la clé d’une bonne animation. À vous de choisir si vous préférez être debout ou assis. Mais évitez de trop bouger durant la réunion. Vous risqueriez d’être pixelisé sur les écrans de vos collaborateurs. Adoptez un ton dynamique, soyez sûrs de vous et véhiculez une bonne attitude.

Sur la plupart des plateformes de connexion, une zone de chat est présente. Même si les micros de vos collaborateurs sont désactivés, ils peuvent toujours communiquer avec vous par message instantané. Ils peuvent ainsi vous poser des questions auxquelles vous pouvez répondre à la fin de la visioconférence. La zone de chat permet d’entretenir leur attention et de les garder impliqués dans la réunion.

Pour les participants qui doivent intervenir, il est important pour eux aussi de préciser de quoi ils vont parler. Cela évitera à vos collaborateurs de se perdre et donc de bien suivre le plan que vous avez énoncé en début de réunion.

Pour bien terminer votre visioconférence, vérifiez que personne n’ait d’autres questions. Reformulez tous les détails qui n’ont pas forcément été compris. Vous pouvez accorder un temps plus détente pour prendre des nouvelles de vos collaborateurs si le temps vous le permet. Et enfin, faites un résumé des points importants de votre réunion digitale.

Et après la visioconférence ?

Votre réunion en distanciel est terminée. Vous avez passé un bon moment avec vos équipes, vous avez pu faire un point avec elles, vous leur avez transmis les objectifs et les actualités de votre entreprise. Qu’en est-il à présent ?

La visioconférence ne s’arrête pas au moment où tout le monde se déconnecte. Même si vous avez récapitulé les points les plus importants, vous devez vous assurer que chacun ait les bonnes informations. De plus, il est peut-être possible que certains participants n’aient pas pu assister à la réunion.

Il est donc important d’écrire et d’envoyer un mail qui reprend les points essentiels, les questions posées et les réponses apportées. Votre mail prouvera ainsi l’utilité de votre visioconférence et tout le monde aura une trace écrite et commune de la réunion.

Vous l’aurez compris, une visioconférence ne s’improvise pas. Bien qu’elle soit moins conviviale, elle reste tout de même importante pour garder un lien avec vos équipes et pour vous assurer de leur bien-être et de leur santé. Et vous avez désormais toutes les clés en main pour réussir vos prochaines visioconférences !