Tous les conseils pour bien organiser votre visioconférence

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Tous les conseils pour bien organiser votre visioconférence

Les astuces d’une visioconférence performante

Si auparavant meetings et teams building s’organisaient dans les locaux de l’entreprise, en ce début de XXIème siècle, les choses ont changé. En vogue depuis quelques années, la visioconférence a encore de beaux jours devant elle. D’ailleurs, elle a particulièrement été popularisée dès le printemps 2020 dans nombreux pays ayant subi un confinement lié au coronavirus. Cette innovation s’est installée au cœur même des organismes modernes et permet d’optimiser le bon fonctionnement de chaque branche tant interne qu’externe. La question, ainsi, se pose : comment réussir une visioconférence performante ?

Décryptage d’une visioconférence

Comme son nom le laisse entendre, une visioconférence est un moyen de communication numérisé. Le principe de ce type de support consiste à permettre une réunion de travail entre plusieurs personnes. La différence réside dans le fait qu’il ne s’agit pas ici d’une réunion physique, mais virtuelle. Les personnes concernées peuvent travailler au sein d’une même entreprise, mais se trouver dans des zones géographiques différentes.

A minima, cette réunion à distance se tient entre deux personnes et nécessite, pour chaque participant, l’utilisation d’un support informatique. Si auparavant les ordinateurs équipés d’une webcam étaient les seuls équipements utilisés, aujourd’hui PC, tablettes et Smartphones leur ont emboîté le pas. Quoi qu’il en soit, opter pour la réalisation d’une réunion en distanciel demande de la préparation et de l’attention à l’instar d’un meeting physique. Et pour réussir cette réunion digitale, plusieurs étapes sont à prendre en considération.

La préparation physique : l’importance de l’organisation

L’organisation ne s’adresse pas uniquement au responsable de la réunion. Chaque participant doit également s’y mettre pour assurer le bon déroulement du meeting. Dans cette optique, la démarche de la préparation commence par la mise en place du cadrage.

  • Le cadrage : Pour être sûr d’entrer dans le champ de vision de la webcam, il est important de l’ajuster correctement. Vous devez ainsi faire en sorte que votre visage soit visible une fois face à la caméra. Il en va de même pour vos mains. Ce qui signifie que votre angle de prise de vue doit être cadré au niveau de votre torse. Et assurez-vous que celle-ci ne bouge pas, mais soit bien fixe pour ne pas perturber la réunion.
  • L’arrière-plan : Au bureau comme au domicile, mieux vaut se placer devant un décor soigné. Il faudra ainsi faire en sorte que l’arrière-plan donne une vision sur un mur aux couleurs pastel, agrémenté éventuellement avec une plante d’intérieur, un tableau ou une jolie applique murale. D’ailleurs, une réunion animée se passe toujours dans un environnement au décor accueillant et convivial. Par la même occasion, pensez à verrouiller vos portes pour ne pas vous faire interrompre par l’arrivée d’une tierce personne durant la visioconférence.
  • Le confort : Il s’agit d’un paramètre important pour assurer la réussite d’une réunion virtuelle. Si vous êtes mal assis pendant l’intervention, vous aurez du mal à vous concentrer et vos collaborateurs ne tarderont pas à remarquer votre inconfort. Pour éviter ce genre de désagrément, pensez à choisir un fauteuil moelleux dans lequel vous pourrez adopter une posture bien droite avec un excellent appui. Avant le début de la conférence, pensez également à faire des étirements et des exercices de respiration pour évacuer le stress. Il est tout aussi recommandé de mettre une bouteille d’eau devant vous pour que vous puissiez vous désaltérer au cours de la réunion en télétravail.
  • La tenue : Votre façon de vous habiller peut en dire long sur votre personnalité. Ne négligez pas ce détail, même dans le cadre d’un meeting virtuel. Pour refléter l’image d’un employé modèle et soigné, adoptez un style correct, chic et élégant. Évitez de mettre des vêtements à rayures et à motifs. Dans le champ de vision de la caméra, ces motifs risqueraient de mettre l’accent sur des tonalités criardes. Ainsi, il vaut mieux préférer des vêtements aux couleurs unies.

Les aspects techniques : des paramètres à prendre au sérieux

Dans les visioconférences, on ne peut pas dire que les images et le son sont de simples détails. Ils sont au contraire considérés comme étant le cœur du média. Raison pour laquelle, afin d’optimiser l’expérience utilisateur, il est important de soigner ces aspects techniques.

La qualité de la caméra

Une réunion digitale impeccable et réussie passe avant tout par l’utilisation d’une caméra de qualité premium. Si vous avez remarqué que la webcam de votre PC n’est pas assez performante, pensez à en acheter une nouvelle. En moyenne, une webcam de qualité premium se vend à moins de 200 euros. Il est possible d’avoir un modèle approprié à partir de 60 euros, mais assurez-vous qu’il puisse proposer une option auto-focus et un microphone. Dans cette même lancée, pensez à vérifier l’éclairage. Évitez d’avoir une source de lumière trop aveuglante derrière ou à côté de vous.

La qualité du son

Il est vrai que les PC, surtout les modèles qui datent d’une dizaine d’années, incorporent un microphone qui enregistre tous les bruits. Celui-ci ne fait aucune distinction entre un bruit parasite et une voix. Une raison pour laquelle il est recommandé d’utiliser une webcam externe équipée d’un microphone omnidirectionnel. Pour optimiser la qualité sonore, misez également sur l’utilisation d’un casque, surtout une version oreillette. Par ailleurs, c’est une manière physique de vous garder concentré sur votre réunion.

La préparation mentale : une nécessité

Cette étape est capitale pour garantir la réussite d’une visioconférence. Dans les faits, afin de s’assurer qu’aucun bug ne fasse surface, pensez à fermer les programmes qui utilisent beaucoup de mémoire et de ressources réseau. Vous éviterez ainsi de ralentir votre ordinateur pendant que vous l’utilisez. Ne gardez ouvertes que les fenêtres indispensables : fenêtre Excel, documents du meeting et les supports pour appuyer vos idées.

Pensez également à fixer des règles pour le bon ordre de la réunion, notamment en ce qui concerne la prise de parole. La grande majorité des outils de visioconférence propose une option Lever la main. Qui voudra intervenir n’aura qu’à cliquer dessus, évitant par la même occasion de couper la parole aux confrères. Le reste du temps, toute personne n’intervenant pas devra couper son micro. En effet, les bruits parasites de votre espace environnant ou des autres participants risqueraient de déranger l’intervenant.

Un des inconvénients de la visioconférence par rapport aux rencontres physiques est le manque d’interaction entre les participants. Pour y pallier, l’idéal sera de prévoir un temps pour les questions/réponses selon l’avancement de votre réunion et d’en prévoir un autre pour les échanges d’idées ou un brainstorming. Mais toujours dans le respect des règles de prise de parole.

Le crédo d’une réunion en télétravail

L’erreur de la plupart des collaborateurs en télétravail, lors d’une vidéoconférence, est de penser que le procédé est différent d’une réunion en face-à-face. Pourtant, il est important de savoir que les règles d’une réunion effectuée dans un bureau s’appliquent également dans le cadre d’une visioconférence. En ce sens, avant le meeting, il est important de bien préparer les sujets à aborder et les objectifs de la conférence en Visio. Il est aussi de mise de s’assurer que chaque collaborateur puisse avoir une notion de tous les points essentiels qui seront évoqués lors de la réunion.

Pour ce faire, au moins deux jours avant la réunion en télétravail, vous devrez leur envoyer un mail contenant l’ordre du jour de la réunion ainsi que tous les documents essentiels à lire. Vous pourrez aussi les partager dans un dossier drive ou sur un cloud et y donner accès à tous. Si d’autres personnes doivent intervenir, il faudra mettre en évidence le sujet et l’ordre de passage pour que chacun soit prêt et préparé et que votre visioconférence soit une réussite.

Pour ce qui est de la durée de la réunion en distanciel, tout va dépendre des sujets à traiter et des points à éclaircir. Mais sachez qu’en termes d’efficacité, un meeting virtuel ne devrait pas excéder deux heures. Autrement, chacun aura du mal à garder un niveau de concentration élevé. La durée idéale est ainsi de 40 minutes. Prévoyez des pauses pour que chacun puisse s’aérer l’esprit en cas de réunion longue. Pendant ce court laps de temps, donnez à chacun l’occasion de se désaltérer et de refaire le plein d’énergie.

L’importance de savoir développer les compétences informatiques

Outils numériques et innovations technologiques visant à faciliter le quotidien de tout un chacun ne cessent de voir le jour. Ceci va de la mise au point de nouveaux appareils informatiques au développement d’innombrables applications. Et dans le domaine de la réunion digitale, au cours de ces dernières années, de nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées. Mais face à cette pléthore d’options que proposent les solutions de visioconférence, nombreux s’y perdent. L’utilisation de ces nouveaux supports de communication peut ainsi sembler difficile à réaliser. Pour éviter ce genre de désagrément, le mieux est de suivre une formation personnalisée qui vous aidera à choisir l’application qui conviendra à votre réunion. Vous pourrez ainsi tirer profit de tous les outils proposés : vous apprendrez à gérer un tableau blanc, à partager vos fichiers aux autres ou encore à créer des groupes de discussion au sein d’une même visioconférence.

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