Les pré-requis pour une animation de conférence réussie

Lorsque l’on souhaite réaliser une animation pour une conférence d’entreprise, il est essentiel de bien pouvoir s’y préparer. Ainsi, toutes les modalités nécessaires doivent être abordées et prises en compte, comme de nombreuses techniques et outils indispensables. Le but premier étant de savoir comment interagir parfaitement avec le public, et ce, afin qu’il soit captivé et convaincu de ce qu’on lui propose.

L’importance d’une animation de conférence pour une entreprise

Pourquoi est-ce si important de prendre le temps de préparer et de gérer une animation de conférence pour une entreprise ? Tout simplement parce qu’elle va permettre de refléter au mieux son fonctionnement, ses différentes activités ainsi que ses principaux objectifs. Il sera donc important qu’elle soit la plus concise, la plus exhaustive et la plus représentative possible de la société concernée.

Dans quels contextes réaliser une animation de conférence d’entreprise ?

L’animation pour une conférence d’entreprise peut être réalisée pour célébrer différents événements comme :

• Le lancement d’un nouveau produit.
• L’anniversaire de l’entreprise.
• La clôture d’une assemblée générale.
• L’organisation d’une soirée festive en interne par exemple, comme les summers party ou les christmas party, qui sont devenus de nos jours, des rendez-vous incontournables avec les différents collaborateurs de l’entreprise.
• L’organisation d’une opération de fidélisation auprès des clients de la société (avec la mise en place d’opérations de marketing relationnel).

Prendre en considération le budget de l’entreprise

Avant tout démarrage d’une création d’événement d’entreprise, il est primordial d’établir une enveloppe budgétaire de la société. Ensuite, il s’agira de trouver des animations adaptées à sa situation financière actuelle en se rapprochant des professionnels des agences événementielles.

Comment doit se dérouler une animation de conférence ?

Si vous souhaitez réaliser une animation de conférence, il est essentiel de respecter différentes phases comme :

• La phase de préparation : en effet, une répétition et un entraînement sont nécessaires pour ce type d’événement. Il faut également veiller à prendre contact par avance avec chaque invité, et ce, afin de pouvoir déterminer ceux qui seront présents à la conférence, et ceux qui ne le seront pas.
• La phase de déroulement : la visibilité de l’animateur, le son, les projections ou encore le chauffage de la salle et les bruits extérieurs, sont autant de paramètres à prendre en compte pour une conférence B2B bien préparée.
• La fin de conférence : cette dernière phase doit clôturer l’événement en résumant de manière extrêmement concise, l’ensemble des thèmes abordés.

La phase de préparation

Cette phase est essentielle lors de la réalisation d’une animation de conférence B2B. C’est elle qui va permettre d’assurer le bon déroulement de l’événement d’entreprise. Pour réussir au mieux le projet, l’animateur devra tout mettre en œuvre pour pouvoir se montrer totalement à l’aise le jour J. Cette préparation lui permettra d’intéresser au mieux et de captiver au maximum ses auditeurs. Pour cela, il devra donc s’entraîner et répéter les différents thèmes et points qui seront abordés jusqu’à ce qu’il maîtrise parfaitement son élocution et son comportement en général. L’animateur devra savoir de quoi il parle tout en étant le plus à l’aise et le plus décontracté possible. Enfin, pour finaliser cette phase de préparation, il est judicieux d’envoyer à chaque invité, plusieurs jours à l’avance, un mail indiquant l’heure, la date et le lieu où se déroulera l’animation événementielle. Puis, pour les personnes souhaitant y participer, un mail de confirmation devra être envoyé à chacun d’entre eux. Enfin, pour finaliser cette phase, il est important d’arriver en avance sur le lieu de déroulement de l’événement d’entreprise, et ce, afin de pouvoir mettre en place tous les dispositifs nécessaires (vérification du matériel et de sa bonne installation, analyse de la possibilité d’éventuelles pannes, etc.).

La phase de déroulement de l’événement d’entreprise

Lorsqu’arrivera le jour J, il faudra veiller à ce que tout soit parfait pour réussir au mieux votre animation de conférence. Lorsque vous commencerez à vous exprimer, il faudra une bonne qualité de son, une bonne visibilité de l’animateur, ainsi que des projections. Il faudra également prendre en compte les bruits extérieurs et le chauffage de la salle. À noter qu’en cas d’imprévu ou d’une éventuelle réaction inopinée de la part d’invités ou d’intervenants, ce sera vous le médiateur qui sera en charge de résoudre les différents problèmes qui surviennent.

La fin de conférence

Cette dernière phase va venir clôturer votre animation de conférence. Vous devez donc marquer la fin de votre présentation d’entreprise en résumant par une ou deux phrases tout votre exposé. Enfin, pour finir, vous devrez remercier l’ensemble de vos invités venus assister à votre conférence d’entreprise.

Les clés d’une animation événementielle inoubliable

Si l’on arrive à faire vivre ce dont on parle, les auditeurs n’en seront que plus captivés.

Captiver l’attention du public de manière émotionnelle

L’animateur doit, s’il souhaite emmener avec lui, dans son histoire, l’ensemble des auditeurs de son public, leur transmettre les mêmes émotions qu’il ressent lui-même exactement, tout au long de son discours. De ce fait, il doit se montrer impactant et à l’aise avec ce qu’il exprime ou ce qu’il souhaite exprimer.

Le rôle de l’animateur lors d’une animation de conférence

Afin de pouvoir présenter et représenter au mieux l’entreprise lors d’une conférence, certaines attitudes et compétences sont à adopter impérativement :

• L’animateur doit rester objectif; il présente les caractéristiques et le fonctionnement d’une entreprise, il doit donc être le plus neutre possible.
• Il doit garder à l’esprit que son seul intérêt est le bon déroulement de la conférence. Il doit pouvoir maîtriser toutes les situations et tous les imprévus.
• Un respect envers les invités ainsi qu’envers leurs idées doit être instauré, et ce, dès le commencement de la séance.
• L’animateur doit faire preuve de pédagogie ; il doit être à la fois accueillant et à l’écoute de ses invités.
• Il doit savoir se montrer à l’aise et particulièrement impliqué dans tout ce qu’il énonce. Il doit donc maîtriser parfaitement son sujet.
• Il doit conserver une certaine ligne directrice tout au long de la conférence : il doit se tenir au programme fixé et à la durée convenue pour chaque thème abordé.
• L’animateur doit se montrer enthousiaste et dynamique afin de mieux impliquer ses auditeurs.
• Il doit gérer le temps de prise de parole des intervenants et des invités.

Les enjeux d’une animation événementielle

Lorsque l’on souhaite réaliser une conférence B2B, il est intéressant, voire essentiel de pouvoir se montrer créatif et innovant à la fois. Le but étant de séduire et de surprendre le public en les divertissant, mais aussi, en sachant diffuser le bon message qui valorisera au mieux l’entreprise concernée. Un autre point important est qu’il faut également pouvoir répondre au cahier des charges de l’entreprise organisatrice. Pour cela, il existe de nombreuses agences événementielles capables de répondre aux attentes et aux besoins de chaque entreprise.

Séduire les invités lors de l’événement d’entreprise

Ceci est un objectif essentiel puisque ce sont les auditeurs qui vont assister et apprécier ou non votre animation de conférence. Ce sont eux qui vont ou non accrocher au discours et aux projections que vous allez présenter. Pour créer une animation pour conférence réussie et qui soit au goût de votre public, vous devez donc définir le profil de chacun de vos invités. S’agit-il d’un public mixte, féminin ou masculin ? Quelles en sont les proportions ? Quelles sont la ou les tranches d’âges concernées ? Quelles sont leurs catégories sociales professionnelles ? Ont-ils déjà assisté à d’autres conférences d’animation d’entreprise ? Autant de questions à se poser et à y répondre pour combler au maximum les attentes de tous vos auditeurs.

Le rôle important des réseaux sociaux dans l’animation de conférence

De nos jours, les outils Facebook, Twitter et Instagram mettent en avant toutes les animations événementielles d’entreprises. Il est donc important de connaître leurs fonctionnements et de savoir bien les utiliser.

En résumé, pour pouvoir réaliser une animation de conférence réussie, il est essentiel, voire primordial, de disposer de nombreux pré-requis. L’événement d’entreprise doit faire l’objet d’une préparation, d’une implication de professionnels motivés et à l’aise avec leur environnement. La question budgétaire doit également être prise en considération. Tout au long du déroulement de la conférence, l’animateur devra veiller à ce qu’aucun problème ne survienne. Il devra garder une attitude ferme ainsi qu’une ouverture d’esprit pour pouvoir répondre à chaque question, et ce, dans un bon climat et une bonne ambiance générale. Pour réussir à réaliser des animations de conférence pour entreprises, créatives, innovantes et adaptées au budget de la société, vous pouvez faire appel à une agence événementielle qui se chargera de vous conseiller et de vous accompagner dans toutes vos démarches. Enfin, avec l’émergence ces dernières années des réseaux sociaux, vous avez là encore la possibilité de réaliser parfaitement tout ce que vous souhaitez en termes d’animation pour une conférence.