Facilitez la planification de vos événements avec la visite virtuelle

Après les différentes circonstances désastreuses subies par la planète récemment, toutes les activités dans le monde ont pris une nouvelle tournure. En effet, en raison de l’existence de la menace de Coronavirus qui plane, chaque dirigeant a été forcé de prendre les mesures adéquates afin de limiter au maximum les dégâts provoqués par cette épidémie. Que ce soit en matière d’administration, commerciale ou encore événementielle, les personnes chargées de la réalisation d’une telle prestation sont tenues de procéder à certains ajustements. À travers cet article, découvrez les grands axes de la facilitation de la planification des événements, par le biais de la visite virtuelle.

La visite virtuelle : un nouveau procédé pour planifier un événement

Tout au long de la vie d’une entreprise, cette dernière est confrontée à d’innombrables obstacles. Dernièrement, c’était la crise sanitaire qui a changé la face de la planète. Toutefois, même dans l’hypothèse où cette menace n’est pas encore totalement éradiquée, la vie de l’entreprise doit reprendre son cours. Cela est justifié par le fait que le destin des centaines voire des milliers de travailleurs en dépend. Par conséquent, aussi bien les dirigeants d’entreprise que les responsables étatiques ont défini de nouvelles règles afin de permettre l’exécution du travail sans risquer de transformer lesdits travailleurs en vecteur de transmission du virus.

Ainsi, la réalisation des prestations de travail peut reprendre leur cours, mais avec l’application de quelques mesures de restriction, à l’instar des gestes barrières et de la distanciation sociale. En ce qui concerne le domaine de l’événementiel, il faut préciser qu’organiser un événement d’entreprise va à l’encontre des préceptes énumérés ci-dessus. C’est pourquoi le marketing événementiel a choisi de prendre les devants, en ayant recours à la nouvelle technologie de l’information et de la télécommunication. De ce fait, il est possible de planifier un événement d’entreprise avec une visite virtuelle des lieux où il se déroulera.

L’utilité majeure de la visite virtuelle dans la planification événementielle

Une visite virtuelle des lieux est une véritable aide à l’organisation d’événement. Dans la pratique, cette visite offre la possibilité d’avoir une vue sur l’endroit qui va recevoir l’événement. Étant donné que cette visite est virtuelle, les organisateurs de la planification événementielle ne sont pas obligés de se déplacer pour avoir un aperçu des lieux. Il faut remarquer que ce genre de visite est à la fois utile pour le client que pour l’organisateur lui-même.

En ce qui concerne le client, avoir accès à une visite virtuelle estompe les doutes et permet de répondre aux questions comme « quel lieu pour mon événement ». Pour ce qui est de l’organisateur, la visite virtuelle est la technique idéale pour survoler l’endroit de la réception et acquérir toutes les informations susceptibles d’être exploitées le concernant. Dans cette optique, il y a tout d’abord, la superficie réelle du local. Ensuite, la visite virtuelle peut montrer les dispositions éventuelles pour les meubles, ainsi que l’emplacement de toutes les décorations. À noter que cette visite doit être établie plusieurs jours avant le déroulement de l’événement de l’entreprise. En d’autres termes, elle facilite la planification événementielle grâce à l’anticipation et la visualisation.

Les matériels nécessaires pour la visite virtuelle

Dans la mesure où cette technique réside dans le monde virtuel, plusieurs matériels sont exigés pour sa réalisation.

L’appareil photo : le principal élément incontournable

Cet instrument, c’est la base. Effectivement, le procédé consiste à prendre en photo un local déterminé, de manière à faire ressortir toutes les facettes et mettre en valeur son plein potentiel. Pour y arriver, il est primordial d’avoir en sa possession un appareil photo de bonne qualité. Sur le marché, il existe des firmes spécialisées dans ce domaine. Afin de satisfaire les besoins de leurs clients, les ingénieurs qui travaillent pour elles ont mis au point des objectifs performants qui peuvent octroyer un rendu de très hautes qualités.

Le trépied : important pour le support

Ce trépied est l’outil qui fait office de support pour l’appareil photo. Lors de la séance de shooting, cet instrument aide à donner à l’appareil, la stabilité pour garder un plan horizontal. Il participe également à l’amélioration du rendu de l’image.

Une tête panoramique : pour un certain angle

La tête panoramique permet de prendre des photos sous un angle bien déterminé. Il faut signaler que parfois cette tête ne possède pas la capacité de prendre une vue en 360 degrés. Si une personne désire une planification événementielle par une visite virtuelle, la possession de ces outils ne suffit pas. En fait, il faut laisser aux professionnels le soin de la prise de la photo, parce que cette prestation requiert du savoir-faire.

Les différents points à considérer pour une visite virtuelle réussie

Bien penser à la qualité de la résolution d’image

Pour que la visite virtuelle puisse donner une aide à l’organisation d’événement, il faut respecter plusieurs points importants. Si certains points sont liés au local, d’autres quant à eux s’orientent vers les différentes personnes qui agissent en tant qu’intervenants lors de la visite virtuelle. Contrairement à la visite traditionnelle, les participants à la visite virtuelle utilisent des appareils de réception tels que les smartphones, les tablettes ou les ordinateurs. Certes, la résolution d’image de ces appareils est formidable, pourtant, leurs écrans sont limités en matière de dimension. Par conséquent, celui qui prend les photos doit absolument utiliser le bon angle pour aider les clients à appréhender la réalité du local.

Bien mettre en valeur la salle en fonction du type de l’événementiel

En outre, il est également crucial de mettre en valeur la salle utilisée, mais aussi tous les accessoires. Par exemple, si l’événement en question est une réunion, la salle de réunion doit être mise en exergue lors de la visite. Mais, les autres dépendances comme les aires de jeu et de loisir doivent y apparaître aussi, même de manière subsidiaire. Dans le cercle du marketing événementiel, ces accessoires jouent un rôle capital pour l’argumentation du choix du local à visiter.

Bien organiser la prise de parole

Pour ce qui est des intervenants, pour organiser un événement d’entreprise avec succès, il est de rigueur de mettre toutes les cartes en sa faveur. Cela signifie que toutes les personnes qui peuvent jouer un rôle dans la réalisation de la prestation doivent avoir leur mot à dire lors de la visite. Si d’habitude, les principaux concernés par cette visite sont les organisateurs et leurs clients, il est régulier de voir de tierces personnes y participer. Ici, ces personnes sont considérées comme tierces parce qu’elles ne sont pas parties principales au contrat.

Il est à savoir que ces dernières s’insèrent de manière intrinsèque à la prestation de par leur fonction, même de manière accessoire. Dans la planification événementielle, il s’agit des personnes chargées de l’animation et des responsables traiteurs. Dans le but de mener à bien les missions qui leur sont confiées, elles doivent absolument avoir la parole sur certains détails du local, pour exposer leurs points de vue et demander des explications si besoin.

La connexion internet et la prise de vue

En principe, la visite virtuelle d’un local peut se caractériser par la retransmission des images et vidéos dudit local, sur l’écran de tous les participants. Comme tout ce qui concerne la technologie numérique, la bonne diffusion de ces informations dépend exclusivement de la qualité de la connexion internet utilisée par la personne émettrice. Pour éviter les coupures en pleine retransmission, il faut que la connexion internet soit assez puissante, avec un débit convenable. De surcroît, la vidéo doit adopter le format paysage qui est l’idéal pour un meilleur visuel. Avec ce type de format, la vidéo sera en mesure d’occuper la totalité de l’écran des appareils mobiles sans altérer la qualité de la vidéo et des images. À savoir que ce dernier critère n’est pas obligatoire, mais pour une visite virtuelle, il est fortement conseillé.

Le bon choix des plateformes utilisées

Pour avoir accès à la vidéo, l’organisateur événementiel et les participants doivent opter pour une plateforme de diffusion. De nos jours, il existe plusieurs variétés de plateformes sur la toile. Le choix de la plateforme est souvent en fonction du type de participant. Dans le cas où les participants font partie des personnes qui utilisent ce genre de technologie dans leur quotidien, l’organisateur peut planifier un événement d’entreprise en ayant recours aux plateformes de diffusion complexe, pour effectuer la visite virtuelle. À l’inverse, si la majorité des participants sont novices avec cette technologie, il est plus judicieux d’opter pour les plateformes faciles d’utilisation. Afin que tous les participants soient à l’aise lors de la visite, l’organisateur événementiel doit jeter son dévolu sur les applications ou logiciels avec une interface simple.

La confiance et la liberté

Pour les organisateurs événementiels et pour les clients, la planification événementielle par une visite virtuelle est le signe du progrès de la technologie. À cet effet, cette visite inspire plus de confiance de la part du client parce qu’il peut avoir les informations sur le local, même en restant à la maison. De plus, la visite arbore un esprit de liberté. Toutes les informations la concernant sont stockées sur le serveur, donc, les clients potentiels peuvent les consulter à toute heure et n’importe où.