Comment donner de la visibilité à un événement grand public ?

Que vous désiriez promouvoir une entreprise, un service ou un produit, il est utile d’organiser un événement grand public. L’organisation d’un tel événement comporte de nombreux défis qu’il faut relever afin de le réussir. L’une des hantises des organisateurs d’événement grand public est de ne pas parvenir à attirer un grand nombre de visiteurs. En effet, l’effectif des participants constitue l’un des indicateurs de réussite de l’événement. Or pour qu’un grand nombre de personnes participe à l’événement grand public, il faut qu’il ait eu lors de l’organisation, une grande visibilité. Il existe de nombreuses manières pour donner de la visibilité à votre prochain événement grand public.

Associer le web et la vie réelle pour rendre visible son événement grand public

L’une des grosses erreurs que puisse faire un organisateur d’événement d’entreprise grand public, c’est de se focaliser exclusivement sur la « vie réelle » pour communiquer. Il lui faut créer un pont entre l’univers virtuel du web et celui de la réalité concrète. En parlant de cet événement sur le web (réseaux sociaux, site web, etc.), vous améliorerez sa notoriété.

Sur le web, votre entreprise dispose certainement de communautés. C’est le moment de les fédérer autour de l’organisation de cet événement en leur partageant des « news » en temps réel. Les membres de votre communauté se sentiront plus proches de votre entreprise. En les invitant à participer à l’événement, vous donnez une dimension plus humaine à la relation qu’il y a entre votre communauté et vous.

Des actions à effectuer avant l’événement

Avant la date prévue pour l’événement grand public, il y a une série d’activités que vous devez effectuer.

Concevoir une landing page dédiée à l’événement

À l’instar de la plupart des entreprises, la vôtre dispose certainement d’un site web. Ajoutez-y une nouvelle page. Celle-ci sera dédiée exclusivement à l’événement d’entreprise B2C que vous organisez. Tout internaute qui atterrira sur cette page y verra des informations en rapport avec l’événement. Rendez disponible sur la page un lien de formulaire d’inscription.

Si votre entreprise organise très souvent des événements grand public, avoir juste une page ne vous suffira pas. Il faudra carrément ajouter au menu de votre site, un nouvel onglet qui rassemble tous les événements que vous prévoyez d’organiser dans un avenir plus ou moins proche. Nommez cet onglet « Événements » ou par tout autre nom qui vous convient. Chaque événement qui y sera listé aura un lien vers une autre page présentant tous les détails.

Concevoir un site événementiel dédié à l’événement

Au cas où vous coorganisez l’événement avec une autre structure ou que vous avez un trop grand nombre d’informations à publier, créez un site événementiel. Cela est souvent très utile lorsque l’événement est d’une très grande envergure et récurrent. Ce site doit être à la fois attrayant, simple d’utilisation et avoir des boutons d’appels à l’action. Mettez-y vos anciennes images d’animations pour événement grand public.

Le site événementiel doit par ailleurs être traduit dans plusieurs langues afin de permettre à un grand nombre de personnes (clients et prospects) d’horizons divers de bien comprendre les informations publiées.

Créez sur le site plusieurs catégories notamment :

• Une catégorie pour les prospects ;
• Une catégorie pour la presse ;
• Une catégorie pour les partenaires ;
• Etc.

N’oubliez pas d’ajouter une rubrique « Blog » au site, car il faudra publier de temps en temps des billets d’informations sur le site. Le blog doit être très fourni en contenus SEO afin d’optimiser le référencement du site.

Concevoir une page événementielle sur une plateforme spécialisée

Il existe de nombreuses plateformes spécialisées dans la conception de pages événementielles. Lorsque vous aurez choisi à votre convenance l’une de ces plateformes, remplissez un formulaire. Celui-ci comporte plusieurs questions relatives à l’événement et servira à générer par la suite la page d’événement. Depuis cette page que vous allez créer, les internautes pourront s’inscrire et au besoin acheter le ticket.

Concevoir un emailing

Dès lors que vous avez une page web vers laquelle vous pouvez diriger les potentiels participants à l’événement d’entreprise grand public, faites-en la promotion. L’une des manières de la promouvoir est d’envoyer des mails réguliers et périodiques aux cibles. Afin d’être plus efficace, segmentez votre base de contacts. Ainsi vous n’enverrez pas de mail à des personnes dont vous savez qu’ils n’assisteront pas à l’événement. Surtout, ne faites pas l’erreur d’acheter des bases de contact auprès de tiers. Utilisez la base de contacts générée par l’entreprise.

Communiquer sur les réseaux sociaux

Il est essentiel d’utiliser les réseaux sociaux afin de communiquer de nos jours efficacement autour d’un événement grand public. Ces plateformes apportent une grande visibilité aux événements et permettent de diriger les cibles vers la page web dédiée à l’événement. Dans le milieu de l’entreprise, plusieurs réseaux sociaux sont à privilégier dans l’ordre suivant :

• LinkedIn ;
• Viadeo (utiliser la fonctionnalité de promotion d’événement) ;
• Page Facebook (fonctionnalité de promotion d’événement) ;
• Twitter.

Chaque réseau social a sa particularité. Documentez-vous sur chacun d’eux afin de savoir comment exploiter pleinement leur potentiel.

Recruter des ambassadeurs

Le marketing d’influence a depuis toujours permis aux grandes marques de vendre. Aujourd’hui encore, ce type de marketing est au cœur des stratégies de création de visibilité pour tout produit/service et événement. Le département événementiel grand public de votre entreprise peut recruter sur les réseaux sociaux de véritables influenceurs sur la base de profils établis.

Dans les critères de sélection de ces ambassadeurs, il y a la nécessité d’avoir une grande communauté de « Followers » actifs. Cette communauté doit répondre aux critères de ciblage de votre événement. Prévoyez une liste d’avantages à soumettre à ces influenceurs afin de les inciter à vous rejoindre. Le recrutement d’ambassadeurs peut prendre du temps.

Faire du teasing

Toujours avant la date de l’événement d’entreprise B2C, vous pouvez faire du teasing. À cet effet, réveillez la curiosité de la cible de votre événement. Suscitez en elle des émotions positives en vous inspirant des campagnes publicitaires à succès déjà effectuées par de grandes marques. Vous serez surpris de constater qu’avec très peu de moyens vous pouvez imiter ces teasings à succès. En effet, utilisez des vidéos courtes dans lesquelles les organisateurs prendront la parole afin de chauffer le public avant l’événement. Utilisez des messages (textes et visuels) intrigants. Sur la page web créée pour l’événement, mettez un compte à rebours.

Des actions à effectuer au cours de l’événement

Au cours de l’événement, il est essentiel que vous fassiez du « Direct ». Il s’agira de diffuser en « Live » l’événement sur différents canaux digitaux afin de le rendre visible au plus grand monde. Le fait est que de nombreuses personnes voudront y participer physiquement, mais ne pourront pas en raison de la distance par exemple.

Faire du live exige de s’organiser en amont. Il faudra gérer le temps et disposer de tout le matériel nécessaire pour la captation et la diffusion de l’événement. En fonction de vos moyens, équipez-vous de caméras ou utilisez juste votre smartphone pour filmer l’événement. Dans le dernier cas, il y a des applications mobiles disponibles pour faire un parfait live.

Pendant qu’une personne filme et diffuse en temps réel chaque animation d’événement grand public, d’autres doivent se charger de faire des tweets et posts en temps réel sur l’événement. Les tweets peuvent être accompagnés de vidéos courtes et surtout d’un hashtag dédié à l’événement. Invitez votre communauté à partager également chaque post que vous faites sur les réseaux sociaux au cours de l’événement.

Des actions à effectuer après l’événement

La particularité d’un événement d’entreprise est que même après sa réalisation, il reste encore des choses à faire.

Publier une documentation

Il s’agira de mettre en ligne plusieurs documents qui ont été produits et utilisés dans le cadre de l’organisation de cet événement. Sur les plateformes de vidéo comme YouTube, publiez les conférences que vous avez filmées. Vous pouvez proposer ces contenus en téléchargement sur votre site web ou sur celui dédié à l’événement.

L’intérêt de publier ces éléments réside dans le fait qu’ils permettent à ceux qui n’ont pas pu participer à l’événement, d’avoir un aperçu sur ce qui a été fait. C’est aussi un moyen de présenter votre savoir-faire à de potentiels concurrents.

Publier un résumé de l’événement

Dans une vidéo relativement courte, faites le résumé de l’événement grand public. Cette vidéo présentera les moments forts afin de donner aux absents une idée en image de ce qu’ils ont raté. Vous pouvez également associer à cette vidéo, un article de blog ainsi que des images que vous publierez sur le site de l’entreprise ou sur celui dédié à l’événement.

Recueillir et diffuser les témoignages

Sur le web, il y a sûrement des témoignages (commentaires) au sujet de l’événement. Récoltez-les et diffusez-les sur vos réseaux sociaux. Par ailleurs, vous pouvez envoyer à votre base de participants un mail dans lequel vous demandez leurs impressions.

Les témoignages des participants permettent aux organisateurs d’évaluer ce qu’ils ont fait afin de chercher des solutions d’amélioration. De façon particulière, les témoignages positifs sont une preuve que l’événement fut un succès. La crédibilité de l’entreprise en sera grandie.