Crise sanitaire, à la découverte de l’événement phygital !

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Crise sanitaire, à la découverte de l’événement phygital !

Événement hybride et événement phygital, qu’est-ce que c’est ?

La transition numérique amorcée il y a quelques années dans le milieu de l’événementiel connaît, depuis début 2020, une accélération aussi soudaine qu’inévitable. Les normes sanitaires, restreignant notamment les conditions d’accès aux rassemblements physiques, ont obligé les organisateurs d’événements à repenser à la fois leur offre et leur façon de travailler. La solution de l’événement hybride, mêlant rencontres physiques et virtuelles, s’avère être l’alternative la plus convaincante. En effet, cette nouvelle catégorie d’événements est de plus en plus plébiscitée, car elle permet de proposer au public une expérience interactive et immersive unique.

Concrètement, en quoi consiste un événement phygital ?

Bien que surprenant à la lecture, le mot “phygital” n’est autre que la contraction de “physique” et “digital”. Ce terme, qui à l’origine ne concernait que le commerce, est depuis peu utilisé dans tous les milieux qui proposent des solutions mêlant le réel et le virtuel.

Dans le cas spécifique de l’événementiel, cela signifie concrètement qu’un congrès, une réunion ou une exposition sont proposés simultanément à deux types de publics.

L’audience physique d’une part, soit les participants présents sur le lieu du congrès ou de la conférence. Même s’il faut évidemment en prendre soin, ce sont des auditeurs qui ont fait le déplacement et sont plus ou moins acquis à la cause des conférenciers.

Le public digital d’autre part, connecté au même moment via une application internet dédiée. Ces auditeurs sont à la fois plus nombreux et plus difficiles à garder, dans la mesure où ils suivent l’événement depuis chez eux et sont par conséquent plus susceptibles d’être distraits.

Les salons, foires et expositions

Les événements commerciaux sont les plus impactés par les règles de distanciation sociale imposées par le contexte sanitaire. L’avènement du phygital permet de contourner ces obligations en proposant une expérience immersive aux internautes, via par exemple une visite virtuelle ou des animations retransmises en direct.

Les congrès, conférences et séminaires d’entreprise

Les règles sanitaires y sont plus faciles à mettre en œuvre dans la mesure où la circulation du public est moindre. Néanmoins, proposer un contenu hybride pour ce genre d’événements est la meilleure façon de permettre à un large public d’y participer, quelle que soit sa situation géographique.

Les avantages des réunions hybrides

Si la pratique consistant à mêler auditoire physique et virtuel existe depuis quelques années déjà, notamment pour certaines conférences internationales ou des concerts, la crise sanitaire mondiale que nous traversons en a fait un outil indispensable pour éviter les annulations d’événements.

La digitalisation des contenus a notamment permis de pallier les restrictions de déplacement et de jauge des événements publics. Une simple connexion internet suffit pour accéder à un événement phygital.

Paradoxalement, cela a même permis d’élargir l’audience de certains congrès, puisque les barrières géographiques ont disparu au profit de l’accessibilité en ligne.

Maintenir le lien social malgré les restrictions

De nombreuses entreprises organisent régulièrement des séminaires visant à renforcer la cohésion de leurs équipes. Depuis début 2020, la tenue de ces grands rassemblements a été grandement perturbée, notamment en raison du nombre restreint de personnes autorisées à y accéder. Transformer un classique événement d’entreprise en une réunion phygitale interactive et ludique a révolutionné ces pratiques et permis de garder le lien entre les collaborateurs malgré les restrictions sanitaires.

Mettre fin aux contraintes géographiques

Un événement hybride quel qu’il soit, congrès, séminaire ou spectacle, a l’avantage d’être accessible depuis les quatre coins du monde via une simple connexion à internet. Ainsi de nombreuses conférences se sont ouvertes à un nouveau public qui n’aurait pas forcément été ciblé sans la digitalisation contrainte par le contexte sanitaire actuel.

De même, certains auditeurs peu enclins à se déplacer en temps normal peuvent désormais profiter, tout en restant chez eux, de nombreux contenus sélectionnés selon leurs envies et centres d’intérêt. Cette ouverture à une nouvelle audience, plus lointaine, mais également plus exigeante, va probablement devenir le point central des stratégies de communication événementielle dans les années à venir.

Rendre le contenu accessible

Grâce à la captation vidéo, les contenus diffusés sur le web peuvent être mis à disposition des internautes de façon illimitée. Ici, une nouvelle frontière est abolie, celle de la temporalité. En effet, un spectateur qui n’aurait pas pu assister à une conférence faute de temps ou d’une connexion internet suffisamment fiable pourra en profiter ultérieurement. Cela participe également à l’élargissement du public et à la diffusion de projets jusque-là réservés aux seuls auditeurs physiques présents. Ce point est important, car il oblige à produire du contenu pertinent et plus ou moins intemporel, en fonction bien sûr du sujet abordé.

L’interactivité au centre de l’organisation

Fini le temps où l’on regardait l’image fixe d’un conférencier sur un écran géant sans bouger de son siège. Un événement phygital se doit d’être techniquement irréprochable tout en captivant un public enclin à fixer à tout moment son attention sur un élément extérieur. L’interactivité entre public “physique” et “digital”, mais également entre auditeurs et orateurs, est essentielle pour assurer la réussite de telles réunions.

Contraintes techniques

Pour optimiser le confort d’écoute de l’auditoire et le captiver tout en lui proposant une expérience unique et novatrice, l’aspect technique d’un événement diffusé en direct sur internet est aussi important que le contenu proposé.

Pour assurer la réussite d’un congrès hybride, il est important de s’entourer d’une équipe de techniciens du spectacle professionnels aptes à anticiper et gérer les contraintes techniques inhérentes à ce type de projet, à savoir :

  • Un débit de connexion à internet suffisant, indispensable pour une diffusion fluide.
  • Du matériel informatique performant et fiable afin d’éviter les bugs.
  • Une application dédiée proposant différents modes d’interaction entre les internautes et le public physique.
  • Une image nette et de haute qualité.
  • Une mise en scène dynamique.
  • Un son irréprochable, sans écho ni larsen.
  • La synchronisation des canaux audio et vidéo.
  • La diffusion si besoin d’un service de traduction parfaitement synchronisé.

Captiver le public

Sachant qu’un auditeur assistant à une conférence de chez lui peut facilement être distrait, il est important de miser sur l’interactivité lors d’un événement hybride.

Un forum, animé par un modérateur parallèlement au congrès, permet aux spectateurs digitaux de réagir en direct aux propos du conférencier, d’obtenir rapidement des réponses à leurs questions. Cette immersion maintient les auditeurs en éveil, en leur permettant de prendre vraiment part aux débats et réunions.

Proposer des quiz, des séances de questions / réponses ou même un vote lors d’une conférence phygitale permet également d’inviter les différents publics à partager une même expérience.

Enfin, l’attention d’un auditeur distant sera plus facilement attirée par une présentation dynamique. L’aspect visuel est très important : slides, infographies ou vidéos d’animations sont autant de solutions pour maintenir la curiosité du public en éveil. De même, les changements d’angle de vue des caméras filmant l’orateur accrochent le regard et évitent l’ennui.

Évidemment, en présentiel comme en distanciel, plus le conférencier sera charismatique, enjoué et passionnant, moins le public sera tenté de quitter la réunion ! Il est donc important de maîtriser la longueur des interventions et d’aller à l’essentiel pour maintenir les auditeurs en éveil.

Préparation et communication

Mélanger deux canaux de diffusion, et donc deux types de publics distincts au sein d’un même événement, a bouleversé les codes de l’organisation événementielle classique. Outre les aspects purement techniques, il s’agit pour les équipes en charge de la préparation d’un événement hybride de créer une proposition cohérente et équitable pour chaque auditeur, qu’il soit présent sur le lieu du congrès ou confortablement installé dans son salon.

Ainsi, toute la partie “statique” d’un congrès ou d’une exposition devrait être repensée pour une diffusion numérique immersive et interactive. 

La communication autour de l’événement peut elle aussi emprunter de nouveaux canaux et devenir à son tour interactive.

En amont, l’organisateur doit profiter de tous les médias à sa disposition pour attirer le public : réseaux sociaux, communications dans la presse et les journaux en ligne, etc.

Pendant l’événement phygital lui-même, la communication en temps réel a également un impact important. Par exemple, la diffusion de vidéos live sur les réseaux sociaux connaît un succès grandissant, les partenariats avec des influenceurs ont également prouvé leur efficacité.

Quel avenir pour les événements hybrides ?

Face à une crise sanitaire d’une ampleur inédite, les capacités d’adaptation du milieu de l’événementiel ont été mises en évidence. Cela a révélé une tendance déjà existante, mais jusque-là sous-exploitée : les possibilités offertes par l’incursion du digital dans les événements physiques sont infinies.

Cela ouvre de nouvelles perspectives en termes d’audience et de contenus. Il est presque évident que l’événement phygital ne disparaîtra pas quand les salles et centres de congrès pourront à nouveau accueillir le public en jauges pleines.

Au contraire, le développement des technologies de réalité virtuelle laisse présager une présence de plus en plus forte du digital dans les événements traditionnellement organisés en présentiel.

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