Découvrir le métier de chef de projet dans l’événementiel

Ces dernières années, l’industrie du marketing a changé son fusil d’épaule. Désormais, il ne s’agit plus seulement de crier des messages aux gens ou de leur distribuer des encarts dans l’espoir qu’ils achètent des produits. Encore moins de laisser la gestion d’événement à la discrétion de la secrétaire. Il s’agit plutôt d’une compétence marketing importante qui requiert une formation et des compétences que nous vous détaillerons au fil de cet article. Également connu sous le nom de planificateurs (ou coordinateurs d’événements), le chef de projet événementiel planifie et exécute des événements, en dirigeant des équipes depuis la conception initiale de l’événement jusqu’à sa réussite.

Les devoirs et responsabilités d’un gestionnaire de projets d’événements

Les gestionnaires de projets d’événements travaillent généralement dans des bureaux confortables et calmes. Le travail peut être exigeant et stressant, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer deux projets ou plus. Le travail exige des heures supplémentaires, surtout à l’approche de l’événement. Les gestionnaires de projets événementiels travaillent habituellement selon les heures normales de bureau, bien qu’il soit nécessaire de travailler en soirée puisque les événements se déroulent habituellement le soir et le week-end.

Les responsabilités du gestionnaire de projet d’événement peuvent changer en fonction de l’organisation et d’un événement à l’autre. Cela dit, la plupart des postes partagent plusieurs tâches essentielles, telles que la :

• recherche et la réservation de lieux ;
• liaison avec les clients et les fournisseurs ;
• logistique ;
• gestion des budgets et la facturation ;
• l’organisation de l’accréditation ;
• gestion des risques ;
• et la présentation de rapports post-événement.

Ce rôle exige d’excellentes compétences en matière de planification d’événements, ainsi que la capacité de définir les jalons et les échéances du projet. Il doit être également apte à coordonner des équipes et les contractants externes afin de garantir un événement réussi et agréable qui répond aux objectifs et aux attentes de l’organisation. Le chef de projet événementiel doit trouver un équilibre entre la créativité et les tâches de logistique, de planification financière et de gestion des fournisseurs. C’est une personne qui excelle dans la gestion multitâche et l’équilibre entre les préoccupations d’ordre général, comme le choix du lieu et du prestataire, et les détails, comme le décor et la planification des repas.

Le développement du concept et du plan de l’événement

Au début de tout processus de planification d’événement, la principale tâche du chef de projet événementiel consiste à élaborer un concept et un plan d’ensemble. En étroite collaboration avec les clients, le gestionnaire de projet d’événements recueille des informations sur l’événement. Le nombre d’invités, l’objectif de l’événement, les préférences en matière de lieux, de nourriture et de décor, etc. Sur la base de ces informations, il propose au client des concepts et des idées qui visent à remplir l’ensemble des objectifs stratégiques inhérents à l’événement d’entreprise. Il doit ensuite être en mesure de deviser l’ensemble des prestations qui mises bout à bout constitueront la colonne vertébrale de l’événement d’entreprise.

Le monde étant en perpétuel changement, le défi du chef de projet est d’être en veille et à l’affût des nouveautés en matière de lieux, de prestataires, de solutions digitales et techniques. En effet, les demandes dans le secteur du digital sont en hausse. Il s’agit, par exemple, d’organiser des conférences de presse, des interventions en ligne (diffusées en continu). Cela constitue aussi une réponse à l’impact écologique énorme dès que l’on déplace des personnes dans le monde entier.

La sélection des éléments de l’événement et des fournisseurs

Avec son équipe, il sélectionne les éléments de l’événement, à commencer par le lieu lui-même. Il choisit également les traiteurs, en fournissant des informations sur la fréquentation et les attentes afin de soutenir les offres des fournisseurs et la planification financière. En outre, le gestionnaire de projet d’événement peut prendre des décisions concernant le transport vers et depuis l’événement, faire des estimations pour les chambres, la nourriture et les boissons, et le transport pour l’ensemble de l’événement.

La négociation des contrats avec les clients, partenaires et fournisseurs

En travaillant directement avec les fournisseurs et les clients, le chef de projet événementiel peut négocier des contrats pour divers services et produits liés à l’événement. Par exemple avec des hôtels pour négocier un tarif de groupe pour les chambres, ou recueillir des offres de traiteurs et négocier avec les entreprises pour réduire les coûts de l’événement. Enfin, il peut également faire un partenariat avec un lieu de réunion afin de préciser les forfaits permettant de réaliser des économies en incluant le transport ou le divertissement dans un contrat.

La gestion de la logistique de l’événement

Le chef de projet événementiel supervise la logistique avant et pendant l’événement. Pour les événements de grande envergure, cela peut inclure de nombreux éléments tels que le transport, l’hébergement et la préparation du lieu. Et pour ceux de moindre envergure, il doit élaborer des calendriers pour la préparation des repas, la livraison des fournitures et les divertissements afin de s’assurer que l’événement se déroule sans heurts et conformément au calendrier du client.

Le maintien des budgets des événements

Les gestionnaires de projets d’événements jouent un rôle essentiel pour garantir que les événements respectent le budget. Au cours de la phase de planification, il élabore un budget global ainsi que des budgets par catégorie pour certains éléments de l’événement. Tout au long du processus de planification de l’événement, le chef de projet identifie les possibilités de réduire les coûts ou de réaffecter les fonds pour s’assurer que le projet respecte le budget.

La collaboration avec les clients avant et pendant les événements

Les chefs de projet événementiel sont souvent le principal point de contact pour les organisateurs et les clients. Ils sont chargés de répondre aux questions et de résoudre les problèmes qui surviennent au cours de l’événement. Par conséquent, ils sont appelés à être sur place pendant l’événement lui-même pour s’assurer qu’il se déroule sans problème.

Les compétences et formations du gestionnaire de projet d’événement

Les chefs de projet équilibrent les tâches de logistique, de gestion financière et de planification détaillée de l’événement. Pour travailler dans l’événementiel, il est recommandé de posséder au moins un baccalauréat et des compétences en :

• planification d’événements ;
• gestion de projet, de budget et des relations avec les fournisseurs ;
• communication et en logistiques, etc.

Pour devenir un responsable événementiel, la plupart des entreprises préfèrent les candidats ayant au moins un baccalauréat. Bien que le domaine spécifique soit moins important, un diplôme en gestion hôtelière, en communication (ou management) événementielle s’avéra très utile. L’expérience en matière d’organisation d’événements est essentielle dans ce rôle, et la certification en gestion de projet peut aider les gestionnaires de projets d’événements à trouver un emploi. La plupart des chefs de projet événementiel doivent être capables de s’exprimer correctement en anglais et d’utiliser du matériel de bureau standard ainsi que des outils comme Asana ou Trello.

La rémunération salariale du chef de projet événementiel

Un gestionnaire de projet d’événements gagne en moyenne jusqu’à 48 000 € par année. Des facteurs tels que la taille de l’entreprise, l’emplacement, la nature de l’industrie, les avantages sociaux et l’expérience peuvent faire varier considérablement ce salaire. Généralement, un Event Manager gagne entre 1800 €, 3000 € et jusqu’à 6000 € du profil débutant à senior. Des primes sont parfois accordées pour les projets réussis. Certains secteurs (comme la pharmacie, la santé, les banques et finances, l’informatique, le gaming) recrutent plus aisément des gestionnaires événementiels grâce à leur budget élevé.

Ce qu’il faut retenir

Le chef de projet événementiel planifie, organise et supervise des événements. Il forme une équipe pour l’assister dans les opérations en coulisses, en veillant à ce qu’il n’y ait pas de problème ou de dysfonctionnement de l’équipement ou des accessoires avant, pendant et après l’événement. Ces responsables sont également chargés de la publicité et de la construction des événements, en utilisant des stratégies de marketing, de publicité et de communication éprouvées. Le chef de projet événementiel utilise son expertise et ses compétences en gestion pour gérer les dimensions créatives, électroniques, techniques et logistiques de l’organisation d’un événement. Il les applique aux décors, à l’accueil du public, à la production audiovisuelle, au scénario éditorial, à la logistique, à l’allocation des fonds et au service à la clientèle.

Son rôle consiste aussi à gérer le budget, à tenir des registres financiers, des documents, des reçus et des factures de tous les achats et à se conformer à toutes les ordonnances, codes, statuts, règles et règlements locaux. Enfin, le gestionnaire de projets d’événements planifie l’événement tout en respectant les mesures de sécurité pour éviter les accidents et les blessures.

Un diplôme d’études collégiales n’est pas indispensable pour devenir gestionnaire de projet d’événement. Toutefois, la plupart des employeurs embauchent aujourd’hui des personnes titulaires d’un baccalauréat ou d’un diplôme d’associé en gestion des affaires, en finances, en ressources humaines ou en relations publiques. Bon nombre d’entre eux détiennent des diplômes non-connexes, mais une expérience pertinente de formation en cours d’emploi les a aidés à devenir d’excellents gestionnaires de projets d’événements.