Les spécificités du congrès en événementiel

Pour rester concurrentielle, une entreprise a besoin de sortir du lot. Envisager une stratégie de marketing événementiel adaptée est une des solutions les plus pertinentes pour y parvenir. Marquer les esprits, démontrer son savoir-faire, se poser en expert de son domaine favorisera la crédibilité du commanditaire de l’événement.

Congrès, conférences, séminaires, font partie de ces rencontres majeures à forte valeur ajoutée pour l’image d’une marque. Un congrès d’entreprise, de par son envergure, sera lourd à mettre en place. Mais il se révélera également être un outil de communication particulièrement puissant. Les services d’une agence événementielle simplifieront l’organisation de congrès.

Qu’est-ce qu’un congrès ? À quoi sert-il ? Comment l’organiser ?

Pour décider au mieux, il faut se pencher sur les spécificités de cet événement B2B.

Le congrès d’entreprise : quelques définitions pour clarifier le concept

Quelles sont les différences entre un congrès professionnel, une conférence et un séminaire ?

• Un congrès est un événement interprofessionnel. Il est organisé par de grandes entités professionnelles comme les fédérations, les associations, les syndicats. Mais aussi par les acteurs importants de nombreux secteurs professionnels. Par exemple le milieu médical, le milieu scientifique, bancaire, etc. Un congrès est caractérisé par sa dimension internationale, et sa taille importante. Il réunit au minimum une centaine de participants. Souvent étalé sur plusieurs jours, il offre une confrontation d’idées entre plusieurs spécialistes d’un domaine. Un congrès est un événement B2B d’envergure, plus solennel qu’une conférence ou qu’un séminaire. Son organisation ne s’improvise pas, et demande une infrastructure à la hauteur.
• Une conférence est un événement qui fait généralement appel à un animateur. Accompagnés d’un ou de plusieurs intervenants experts d’une thématique définie, ils interagissent entre eux. Par contre, le public intervient peu, le but de la conférence étant de faire passer un savoir. Sa durée est plus courte, et ses participants sont moins nombreux que pour un congrès.
• Un séminaire fait participer tous les intervenants, contrairement à la conférence et au congrès. Le principe est l’échange, dans le but de faire émerger des solutions communes. C’est, la plupart du temps, un événement interne à l’entreprise, souvent avec des participants du même secteur ou de la même équipe.

Les différentes façons d’animer un congrès

Un congrès d’entreprise est composé de plusieurs modes d’interventions:

• Les débats, animés par un seul ou par plusieurs orateurs spécialistes d’un sujet. L’objectif étant d’ouvrir la réflexion collective vers de nouvelles possibilités. Ce mode d’intervention donne avant tout la parole aux experts, tandis que le public écoute.
• Les tables rondes, autour desquelles des spécialistes sont invités à s’asseoir pour évoquer une problématique définie. Chacun exprime son opinion, et le public est invité à participer.
• Les réunions de travail. Des thématiques précises y sont lancées, dans le but de faire émerger de nouvelles possibilités. Ces réunions sont interactives, il est attendu de tous les invités d’apporter leurs idées. Contrairement aux débats et aux tables rondes, les réunions de travail ont généralement lieu sans public.

Combiner ces différents formats d’interventions rendra l’événement plus vivant pour le public. En effet, varier les types d’animations permet de rythmer le programme. Ce qui maintient plus facilement l’attention du spectateur.

Quelle est l’utilité d’un congrès professionnel ?

Les congrès font partie des outils d’un secteur clé de la stratégie de marketing événementiel : Le MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions).

Le congrès d’entreprise mobilise et fédère

De par sa dimension internationale, il permet de grandes rencontres interdisciplinaires autour de thématiques communes. Les collaborateurs partagent leurs expériences, et se forgent une culture de groupe. Et ce, à grande échelle puisqu’un congrès peut rassembler jusqu’à plusieurs milliers de personnes.

Les rencontres humaines ont bien plus d’impact que des visioconférences pour créer des affinités entre individus et des opportunités commerciales. Le contact en direct est irremplaçable pour établir des relations solides, ou pour faire passer un message. En effet, il est bien connu qu’une des principales composantes de la communication est le langage non verbal. La prise de décision est conditionnée par toutes les micro-expressions et les gestes non conscients que seule la rencontre physique permet de percevoir.

De plus, vivre un événement collectif dans un lieu de prestige, ou atypique, marque immanquablement l’esprit des participants. Ils en repartent liés par l’expérience, avec la conscience de faire partie d’une « famille ». De quoi renforcer durablement la cohésion d’une équipe, et marquer positivement ses partenaires.

Le congrès professionnel, vecteur de communication inégalable

La visibilité d’une entreprise prend une nouvelle dimension quand elle opte pour l’organisation de congrès.

Il est vrai que cette stratégie de marketing événementiel demande un gros travail de communication en amont : communiqués de presse, annonces sur les réseaux sociaux, campagnes d’affichage, mailing, tous les canaux sont sollicités. Chronophage à mettre en place, certes, mais offrant l’énorme avantage de générer des retombées médiatiques qui dépassent largement le public visé.

De même, l’image d’expert dans son domaine qui découle d’un événement d’entreprise d’une telle envergure profitera pleinement à la notoriété du commanditaire de la rencontre.

L’organisation d’un congrès professionnel est bénéfique à toute entreprise désireuse de passer au stade « adulte ». Cela demande un certain budget, et un lourd travail de préparation. Le plus efficace est de faire appel aux services d’une agence événementielle.

Comment organiser un congrès ?

Avant de se lancer dans l’organisation d’un congrès d’entreprise, il est nécessaire de définir plusieurs points. Ces préparatifs en amont sont à régler en concertation avec l’agence événementielle en charge de la prestation. Ou en interne, par le service communication de l’entreprise.

Définir le public cible

Il est important de savoir à qui s’adresse le congrès, afin de sélectionner le lieu le plus adapté. Le nombre de participants, ses préférences culturelles, ses attentes de standing entrent en compte pour trouver le bon endroit. Mais aussi pour personnaliser la manifestation par le biais de goodies, de services mis à disposition, etc., qui seront adaptés aux goûts des invités.

Établir une date

Un congrès d’entreprise s’étale souvent sur plusieurs jours. Plus tôt la date sera choisie, plus il sera facile de réserver le lieu de l’événement. Pour s’assurer la présence d’un maximum de collaborateurs, mieux vaut éviter les périodes d’élections, les vacances scolaires, les ponts fériés, les grands tournois sportifs.

Choisir un lieu

Idéalement, il doit être facile d’accès, c’est-à-dire desservi par un bon réseau de transport (gare, bus, autoroute, métro, etc.). Et doté d’une infrastructure de qualité : équipement technologique (accès wifi, sonorisation, lumières, micros, matériel de projection), salles, restauration doivent être à la hauteur.

Les plus appréciés sont :

• Les palais des congrès, conçus sur mesure pour ces prestations.
• Les lieux atypiques, meilleur moyen pour rendre l’expérience mémorable.
• Les châteaux et autres adresses grandioses qui marquent par leur prestige.

Mettre au point la communication

Lancer l’annonce de l’événement plusieurs semaines avant son déroulement permettra aux invités de s’organiser pour venir. Plus ils pourront s’inscrire tôt, plus il sera facile de préparer les détails du congrès. Utilisez tous les canaux à votre disposition : par voie de presse, par voie numérique, par communiqué radio ou audiovisuel. L’essentiel est que la communication soit adaptée à votre public cible.

Réfléchir au mode de restauration

Si vous avez beaucoup de participants, mais pas de place pour les asseoir, envisagez un cocktail léger, ou dînatoire. Pour que vos invités se servent seuls, tout en bénéficiant d’un repas nourrissant, le buffet froid est parfait. Les menus assis, dont la logistique est plus lourde, sont plutôt à réserver pour les rassemblements restreints.

Envisager l’hébergement

Un événement qui s’étale sur plusieurs jours nécessite de régler la question de l’hébergement des congressistes. Mieux vaut donc vérifier que l’offre hôtelière proposée est suffisante en nombre de chambres, ainsi qu’en standards de confort.

Assurer la sécurité

Le rassemblement d’un grand nombre de participants lors d’un congrès provoque parfois quelques frictions. Vols, accidents, altercations doivent être anticipés. Beaucoup de lieux spécialisés dans l’organisation d’événements B2B disposent d’un système de vidéo surveillance et d’une équipe de vigiles. Il est bon de le vérifier. Et si besoin, d’engager des prestataires spécialisés dans la sécurité.

Vous souhaitez organiser un congrès d’entreprise ?

Le marketing événementiel est un des leviers les plus impactants pour la croissance d’une entreprise. Les conférences et les séminaires peuvent y contribuer. Cependant, les spécificités du congrès sont particulièrement adaptées aux sociétés désireuses d’acquérir une visibilité et une notoriété internationale.

Cette catégorie d’événement professionnel demande un budget conséquent, ainsi qu’un travail de préparation important. Et elle ne laisse aucune place à l’improvisation. Une agence événementielle est souvent la solution la plus pertinente pour l’organisation de congrès, car elle offre un savoir-faire bien rodé. Logistique, infrastructure, animation des lieux, restauration, sont autant de compétences qu’une agence événementielle se doit de maîtriser. Et qui simplifieront la tâche pour les commanditaires.

Un congrès d’entreprise est un événement de grande envergure, qui nécessite de gros moyens financiers et humains, pour des bénéfices du même gigantisme. Pour développer à grande échelle sa visibilité et sa notoriété, il est pertinent d’envisager de s’entourer des meilleurs spécialistes.