Les règles de l’organisation événementielle

Un événement professionnel est une réelle opportunité pour toute entreprise qui souhaite se faire connaître ou attirer un nouveau public. L’événement sera la vitrine de l’entreprise aux yeux de vos futurs clients et/ou collaborateurs, il est donc primordial de mettre toutes les chances de votre côté afin de faire bonne impression. L’organisation événementielle est régie par un suivi d’étapes recommandées pour obtenir tous les avantages qui découlent d’un événement. Augmenter votre notoriété, saisir de nouvelles opportunités, créer et rapprocher votre équipe : sont les principaux profits que vous tirerez de l’événement. Pour rendre ce moment mémorable, voici des règles qui vous aideront à partir du bon pied et vous rendront plus serein le jour de l’événement.

La pré-organisation stratégique

Organiser un événement professionnel, c’est faire preuve d’esprit stratégique pour se munir d’un bagage solide le Jour J. Plusieurs phases sont à parcourir ; telles que la définition de vos objectifs, l’identification de votre cible, le calcul de votre budget prévisionnel, les choix de la date et du lieu, mais aussi la nécessité de faire un rétroplanning pour optimiser votre temps. Pour réussir l’organisation d’un événement d’entreprise, il est donc impératif d’anticiper et de formaliser clairement le déroulé des opérations.

Définir des objectifs réalistes

Avant toute chose, prenez le temps de lister vos objectifs en tâchant de vous assurer qu’ils sont réalisables et non hors de votre portée. Le but étant de les atteindre au maximum et de ressortir gagnant de votre événement d’entreprise. Pour ce faire, il vous faudra être clair avec vous-même afin de savoir dans quel(s) but(s) vous souhaitez participer à cet événement professionnel. Ainsi, vous saurez quel lieu ou quel format d’événement conviennent le mieux pour mettre en œuvre les stratégies que vous aurez mises en place.

Identifier sa cible

Pour n’importe quelle organisation d’événement d’entreprise, identifier son public et la cible est nécessaire, voire obligatoire. Quel type de public vous attendez-vous à recevoir ? Quels profils de participants souhaitez-vous attirer ? Quel message souhaitez-vous leur transmettre ? Souhaitez-vous fidéliser vos futurs clients ? Les réponses à ces questions vous permettront de bien préparer votre rapport avec le public, savoir ce qui leur plairait le plus, répondre à leurs besoins, et de ne pas élaborer des plans inutiles qui vous feront perdre du temps.

Calculer son budget prévisionnel

En fonction des éléments que vous aurez listés et étudiés au préalable, vous saurez à peu près le budget dont vous aurez besoin pour honorer tout cela. L’investissement financier doit compter les prix de la location du lieu, l’assurance, la rémunération de votre équipe, le prix du matériel à louer ou à acheter pour l’événement, etc. Fixez un budget prévisionnel avec l’aide d’un tableau numérique ou papier, et prenez le temps de ne rien négliger pour éviter les dépenses imprévues à l’approche du jour de l’événement.

En cas de budget limité, il sera nécessaire de fonctionner à l’envers : partir d’une enveloppe fermée pour y associer toutes les prestations souhaitées.

Choisir le bon lieu

Choisir le lieu adéquat, c’est faire en sorte qu’il attire le public et la cible que vous souhaitez viser. Ce choix passe par une étude de la nature du lieu et de l’emplacement de ce dernier. Quel type d’endroit est le plus apte à recevoir votre cible ? Une salle des fêtes, une petite salle municipale ou encore un stand dans un événement professionnel est-il plus approprié ? Il faut également que l’infrastructure globale soit facilement accessible au public. Assurez-vous d’opter pour un lieu qui rentre dans votre budget et qui présente une surface convenable pour disposer de tout l’espace que vous souhaitez utiliser.

Faire un rétroplanning

Étant donné qu’une organisation événementielle prend plusieurs mois, il est facile de se perdre dans les tâches que vous souhaitez accomplir. Avoir un tableau dans lequel vous répertoriez tout le cheminement, les commandes, les dates, les prix, les informations à retenir, les contacts, etc. est un grand atout. Vous pourrez ainsi suivre l’avancée de chaque mouvement et les inscrire dans un temps imparti pour plus de visibilité sur le long terme.

Le relationnel et la communication de l’événement

Dans la stratégie d’événementiel, il faut également inclure la stratégie de communication, qui est un pilier central dans l’organisation de l’événement professionnel. La communication doit être forte et explorer plusieurs canaux.

Sélectionner les meilleurs prestataires

Même si ceci ne vous vient pas tout de suite à l’esprit, les prestataires font partie intégrante de la communication de votre événement. C’est la raison pour laquelle il faut faire les bons choix dès le départ. Traiteur, photographe, personnel de sécurité, intervenants, hôtes ou hôtesses d’accueil, goodies, décoration : votre équipe doit être réactive et posséder des compétences en communication. Aussi, elle doit pouvoir répondre parfaitement à vos besoins en savoir-faire, car c’est votre image qui en dépend.

Communiquer sur son événement à travers les réseaux sociaux

La communication autour de votre événement ne sera pas complète si vous ne partagez rien sur les réseaux sociaux. L’utilisation de ces derniers est non-négligeable, car elle va vous permettre de faire connaître vos services ainsi que le déroulé de votre événement professionnel à une audience qui peut devenir vos principaux visiteurs. Les réseaux sociaux vous aideront aussi à faire de la publicité efficace et cibler directement les internautes qui sont susceptibles d’être intéressés par votre événement.

Mettre en place une billetterie

Un système de billetterie sera d’une grande aide pour suivre l’efficacité de votre communication. Vous saurez si vous utilisez la bonne méthode en observant l’augmentation des inscrits sur la plateforme de billetterie en temps réel. N’hésitez pas à proposer des codes promotionnels ou des tarifs préférentiels aux premiers inscrits pour développer l’attrait sur votre événement professionnel. Vous pouvez également communiquer et partager la billetterie pour inciter les internautes à la repartager sur leurs réseaux sociaux ou à leur entourage. Il existe plusieurs formats de billetterie : en ligne (avec des temps de vente, ou non) ou sur place. Bien sûr, vous pouvez combiner les deux, si votre budget le permet.

Trouver des sponsors

Faire appel à des sponsors ne représente que des avantages supplémentaires. Grâce à leur notoriété, ils participeront à la communication de votre événement, mais aussi à l’accroissement de sa visibilité et de sa publicité. Même si cela représente un certain travail de recherche, pensez au fait que sponsoriser vos prestations allégera de nombreuses dépenses.

Soigner sa communication

Enfin, soignez votre communication de manière à en faire un atout majeur de votre événement. Vous devez faire le maximum pour attirer le plus de visiteurs possible. Pour cela, pensez à distribuer des flyers, à envoyer des mails à votre liste de partenaires, de contacts et d’inscrits à votre newsletter, si vous en possédez une. Le visuel est également très important, optez pour des couleurs compatibles et représentant votre image de marque, et mobilisez une équipe apte à retransmettre tout ce que vous souhaitez véhiculer.

L’animation de l’événement

Organiser des animations

Un événement professionnel est moins intéressant sans animations. L’organisation d’activités ou d’animations qui rassemblent, attirent et créent l’interaction est une stratégie-clé. Pour rendre l’expérience mémorable et unique pour vos invités, vous pouvez proposer :

• des jeux (quiz, tombola, etc) ;
• des sondages d’opinion ;
• des animations ludiques (gamification) ;
• des affichages technologiques (diffusion continue de photos ou de vidéos) ;
• des animations digitales (réalité virtuelle ou augmentée, hologramme, etc.).

En plus d’être divertissants et de renvoyer une bonne image à vos visiteurs, ces derniers passeront plus de temps sur les lieux de votre événement, vous aurez donc tout à gagner de les faire rester.

Proposer du contenu à ses internautes

Penser à ses internautes qui n’ont pas pu faire le déplacement jusqu’au lieu de l’événement, faute de moyens ou de disponibilité est une bonne manière de créer de l’interaction. Cela montre que vous êtes préoccupé par toute votre audience, présente ou non. Vous pouvez par exemple diffuser votre événement professionnel en live sur vos réseaux sociaux, communiquer avec eux pour créer de l’engagement, diffuser leurs commentaires sur grand écran, leur permettre de voter ou de répondre à des sondages.

Former une bonne équipe

Enfin, la dernière pièce du puzzle de l’organisation événementielle est le choix d’une bonne équipe. Vous avez un rôle à jouer en les formant de sorte à ce qu’ils correspondent à vos attentes. Le nombre de personnes qui composera votre équipe dépend naturellement de votre budget. Plus il est conséquent, plus vous pourrez vous permettre d’engager plus de personnel. Chaque membre de votre équipe doit être mobilisé pour répondre à une ou plusieurs situations spécifiques, à petite ou haute responsabilité. Pour plus de facilité, n’hésitez pas à leur faire porter des badges ou des t-shirts personnalisés pour être facilement reconnus par vos visiteurs.

En résumé

Vous l’aurez compris, l’organisation d’un événement professionnel n’est pas une liste d’étapes à suivre indépendamment des unes des autres, ce sont des éléments à étudier conjointement. Si vous vous investissez dès le début sur l’organisation, vous serez en capacité de présenter un événement digne de votre entreprise ou de votre société. Gardez vos objectifs en tête et n’oubliez pas qu’une bonne organisation est une réussite de votre événement professionnel assurée.