Les domaines de compétences d’une agence événementielle

Le rôle d’une agence événementielle

Lorsque vous souhaitez réaliser un événement d’entreprise, il peut vous sembler que l’organisation inhérente paraisse simple et rapide, mais il n’en est rien. Organiser un événement, vous l’aurez compris, reste une affaire de professionnels souvent multiples, car il existe un grand choix de formules différentes des stratégies de communication et des techniques de marketing que vous souhaitez mettre en place auprès de vos clients.

Quelle que soit votre activité, vous avez tout intérêt à faire appel à une agence événementielle qui saura organiser cet événement correctement à votre place pour sensibiliser au mieux vos invités à votre activité et à vos produits.

Les attributions d’une agence événementielle

Une agence événementielle gère souvent plusieurs activités. Elle est composée de professionnels différents tels que des agents publicitaires, mais aussi des artistes ou encore des logisticiens pour ne citer qu’eux. Chaque équipe travaille de manière cloisonnée, mais interdépendante sous la houlette de l’agence qui tient lieu de chef d’orchestre afin d’organiser au mieux une réception correspondant à vos attentes et ce dans le but d’être les plus performants possible dans le marketing et la communication.

• Les services proposés : ces services englobent une prestation complète ou partielle pour la mise en place de vos événements. Si votre événement est de type professionnel, l’agence événementielle assurera des incentives, un road­ how, un salon, un séminaire, une formation, une soirée d’entreprise, un team­building, des voyages d’affaires ou encore une conférence ou un congrès. Cet événement et l’expérience qu’il procure pourront s’adresser au grand public dans le cadre de votre communication externe ou à des profils B2B tels que vos clients, prospects, partenaires, etc.

• Les interventions : Ces interventions devant être prises en compte par une agence événementielle sont diverses. La première des tâches consiste à élaborer un cahier des charges déterminant les objectifs de la prestation et les besoins pour l’événement de son début jusqu’à sa fin. Il conditionne l’emploi des différents outils événementiels qui seront mis en place. Le conseiller en communication va vous proposer plusieurs prestations comme la prise en charge publicitaire, l’organisation pure, des suggestions liées de près à votre activité, un webmarketing spécifique avec création de ces supports marketing, la recherche d’une salle de réception, les différents prestataires comme un imprimeur, un traiteur ou un animateur, etc. Les chargés de votre événement assureront aussi son suivi et le feed­back.
• Les grands types d’opérations : actuellement, il existe deux catégories d’agences événementielles pour réaliser les opérations d’envergure. Vous pouvez faire appel à un pur player qui sera centré sur la création de votre événement ou alors faire appel à une agence événementielle multispécialiste. Cette dernière se rapproche davantage des agences de marketing opérationnel, car elles ont de grandes compétences dans les métiers de la communication. Vous pouvez leur confier un événement basé sur le marketing de rencontres ou leur demander un concept plus original comme une live communication ou une communication spectaculaire.

Quels sont les avantages de faire appel à une agence événementielle pour réussir une réception d’entreprise ?

• Une agence événementielle rend des services de très haute qualité, car elle recourt à l’emploi d’un personnel très qualifié dans sa partie. Ces professionnels travailleront de concert sous les directives de l’agence afin que votre événement engendre expérience et une valeur ajoutée importante auprès des invités.

•  Les prestations proposées sont personnalisées en fonction de votre demande, de vos objectifs marketing et des spécificités de votre activité.

• Les organisateurs ont l’habitude de choisir les meilleures stratégies de communication et de prendre les décisions en conséquence tout en vous en informant étape par étape en vous demandant votre accord.

• L’agence événementielle emploie toujours des professionnels s’assurant du bon déroulement de vos événements. S’il existe un aléa de dernière minute, un plan de remplacement vous sera toujours proposé.

Ces avantages sont quelques exemples, mais il en existe beaucoup d’autres. Ainsi, en confiant votre événement à ces professionnels, vous serez assuré du succès de votre opération pour votre entreprise.

Les différents prestataires spécialisés dans l’événementiel

Afin de savoir qui fait quoi dans l’événementiel, voici plusieurs types d’agences spécialisées dans ce domaine à Paris ou en France. En fonction de votre activité, vous pouvez ainsi choisir le professionnel qui vous convient le mieux.

• Les agences multi­spécialisées proposent leurs compétences dans de nombreux domaines. Elles sont davantage assimilables à des agences de marketing et de communication globale, mais sont intéressantes pour organiser un séminaire ou une réception basés sur une problématique et un thème précis.

• Parmi les agences spécialisées dans l’événementiel, il existe des agences qui interviennent uniquement dans un secteur déterminé comme par exemple celui du tourisme d’affaires. En général, ces sociétés de niche travaillent souvent en partenariat avec les agences événementielles et se
  sont rassemblées sous le sigle ANAé (Association des agences de communication événementielle) .Les agences événementielles possèdent une licence de producteur de spectacle contrairement aux agences de tourisme d’affaires, car ces dernières sont titulaires de la licence d’agent de voyages. Ces agences de tourisme sont très performantes pour organiser des voyages de récompense, de stimulation ou de motivation du personnel.

• Les agences réceptives sont des agences prenant en comptes desévénements tout en organisant des congrès. Elles assurent à la fois le séjour et l’événement surtout sur le plan local et national.

• Les agences de marketing sportif viennent compléter certaines prestations sur un événement lorsqu’il est lié deprès ou de loin au sport. Elles organisent des tournois ou des matchs selon la demande du client. Ces mêmes agences sont devenues depuis peu, des entreprises organisatrices. Elles sont extrêmement bien placées pour répondre à votre demande, car un grand nombre d’entre elles sont coordinatrices de prestataires avec les traiteurs par exemple ou les organisateurs de divers spectacles.

• Les organisateurs de congrès font également partie des agences événementielles, car ils organisent les congrès du début à la fin. Ils gèrent les inscriptions, le transport, les hébergements, le financement du budget,la recherche des différents prestataires pour les repas et se développent de plus en plus dans les services de périphérie.

• Dans leur partie, les traiteurs sont aussi une typologie de sous­traitants faisant figure de facteur clé de la réussite de votreévénement. Ils sont souvent les premiers prestataires auxquels les entreprises font appel. Lorsque votre événement se situe dans une périphérie assez proche, les traiteurs organisent votre réception s’il s’agit d’un dîner et peuvent aussi vous proposer d’autres prestations commeune soirée dansante. S’ils se limitent à leur propre service, en général, ils vous réorientent vers d’autres spécialistes compétents dans leur domaine.

• Les prestataires d’animations font souvent partie d’événements, mais sont pour la plupart des sous­traitants d’organisateurs comme les agences spécialisées dans l’événementiel. Leurs prestations sont vendues pour des soirées à thème comme un concert, un karaoké, un spectacle de magie ou autre divertissement.

Quand vous faites appel à une agence événementielle, il vous faudra détailler les objectifs de votre projet. Précisez­lui ce que vous attendez de ses prestations d’organisation, le budget que vous souhaitez consacrer à vos événements et dans quel domaine vous travaillez. Si vous n’avez pas de temps à consacrer à cette partie indirecte, mais pourtant essentielle de votre activité, déléguez la prise en charge complète de vos events à l’un de ces professionnels de l’événementiel.