CODIR, COMEX, COPIL : comment les organiser efficacement ?

Afin de mener à bien les projets d’une entreprise, réunir périodiquement les cadres détenant une place stratégique se révèle primordial. Comité de direction (CODIR), exécutif (COMEX) et de pilotage (COPIL) : vous désirez les mettre en place pour votre entreprise, mais ne savez pas comment faire ? Quels membres inviter, comment l’organiser et l’animer avec efficacité ? Comment s’organise une réunion de COPIL ? Une réunion du COMEX ? Comment se gère l’organisation d’un CODIR ? Suivez nos conseils !

Quelques définitions : CODIR, COMEX et COPIL

Le CODIR : un vrai travail collaboratif entre les participants

Le CODIR est une instance de décision réunissant à période régulière les membres de l’entreprise appelés communément « C-Level » (CEO, CTO, CSO…) afin de prendre les décisions d’ordre stratégique pour l’entreprise, en accord avec la mission, la vision et les valeurs qu’elle s’est fixées. TPE, grands groupes, PME… toutes les entreprises ont la nécessité d’organiser cette instance pas comme les autres. Plus qu’un lieu d’échanges, c’est le moment des prises de décisions importantes au développement et au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le CODIR fait le lien entre le terrain et la stratégie. Son rôle est donc de veiller à la mise en œuvre des actions qui permettront de réaliser les objectifs stratégiques fixés. Le Comité de direction optimise les performances de l’entreprise tout en accompagnant sa croissance.

Le CODIR servira également de référence au moment d’entériner des décisions à prendre afin de gérer des imprévus ou en situation de crise.

Il n’y a aucune obligation, mais il est essentiel que chaque département soit représenté : les ressources humaines, l’opérationnel, l’IT, la finance, le marketing et la communication… Il rassemble ainsi les directeurs de département, les responsables de service, les managers, les chefs d’équipe, les cadres à des postes stratégiques.

Le comité de direction a pour objectif de développer la performance collective d’une entreprise.

Le CODIR : un véritable accélérateur de développement

Il apporte les bénéfices suivants :

• Le chef d’entreprise partage des informations essentielles de la même façon à tous.
• Soutenu, il crée une authentique relation de confiance avec ses collaborateurs.
• Davantage comprises, les décisions sont mieux appliquées et transmises.
• Les informations partagées offrent une vision à 360° favorisant les projets transverses.
• L’esprit d’équipe et la cohésion d’entreprise se trouvent renforcés.
• Tous les membres participent activement aux échanges et prises de décisions.
• Chacun partage la même vision de l’entreprise.

Le COMEX : plus sélectif que le CODIR

Selon le Wiktionnaire, le COMEX, ou comité exécutif se définit ainsi : “comité qui assiste le directeur général.” Sous forme de réunion stratégique, cette instance de direction rassemble uniquement les plus hauts dirigeants et les directeurs les plus proches de la direction générale. Elle a lieu à intervalles variables selon la taille de l’entreprise.

Le COPIL : plus opérationnel que le CODIR et le COMEX

Le but est de concrétiser des projets spécifiques. Encadré par les CODIR et COMEX, le COPIL réunit les professionnels du terrain. Tous les métiers de l’entreprise y sont représentés.

L’organisation des CODIR, COMEX et COPIL

Nos conseils s’appliquent aux trois instances : de l’anticipation et de la préparation. Leur organisation ne s’improvise pas et suit plusieurs étapes :

• Constitution de l’assemblée : choisir judicieusement ses membres. Tous les départements doivent y figurer. Limitez dans le temps les nominations afin de pouvoir en renouveler les membres, si besoin. Pour gagner en efficacité, réduisez le nombre de personnes.
• Rédiger la charte du comité de direction. Une charte définit précisément tous les points primordiaux et indique un code de conduite. Faites-la signer par chaque membre.

Mettre en place les réunions des comités

Il faut alors se questionner sur les points suivants :

• Leur nombre.
• Leur durée.
• Leur fréquence.

Comment les planifier ? Séparez les questions opérationnelles des questions stratégiques et transverses.

Procédez par alternance :

• Réunions de pilotage opérationnel (durée 2-3 heures).
• Réunions concernant les sujets transverses (une demi-journée).
• Réunions avec prises de décisions stratégiques importantes (une journée entière).

Variez les formats et les durées permet de maintenir les participants attentifs et motivés ! De cette façon, vous maximisez l’efficacité de vos réunions.

Préparer et mener les réunions

Établissez un ordre du jour. C’est le document qui communique, avant une réunion, les différents sujets qui seront traités.

Cela permet :

• Au participant qui devra intervenir de préparer informations, chiffres et éventuels documents.
• Aux autres participants d’ajouter un supplément d’information et de prévoir des questions.
• D’établir un cap et de ne pas s’en éloigner pour ne pas perdre de temps.

Définissez au préalable les sujets les plus stratégiques et prioritaires, pour lesquels le partage et les décisions sont indispensables. Communiquez cet ordre du jour le plus tôt possible (au minimum 3 jours avant).

Créer les conditions idéales à la discussion et prise de décision

Les prises de décision sont essentielles pour l’avenir de l’entreprise. Il s’agit donc ici d’optimiser le fonctionnement des CODIR, COMEX et COPIL.

Il doit être :

• Efficace et rapide.
• Productif et créateur de valeur.
• Faire naître de bonnes idées.
• Faciliter la productivité et l’innovation.

Ce type d’événement d’entreprise prend plutôt une forme sérieuse et classique. Vous pouvez aussi vous lancer dans une organisation de CODIR, une réunion du COMEX ou COPIL différente. Innovez en créant un rendez-vous atypique et non conventionnel. C’est un moment important et unique pour l’entreprise et tous les participants doivent le ressentir.

Voici quelques exemples :

• Regrouper toutes les informations de manière concise sur un tableau ou sur une slide. Cette présentation encourage les participants à rester synthétiques.
• Appliquer ce que l’on appelle “la prise de décision par consentement” (personne ne dit non). Un participant lance une proposition et en absence d’objection, cette proposition est immédiatement adoptée. C’est différent de l’unanimité (tout le monde dit oui). En cas de propositions multiples, elles sont analysées et font l’objet d’un brainstorming.
• Employer les “innovations games” dont le but est de mettre fin à la passivité en réunion. On utilise le jeu afin de stimuler la créativité pour transformer la réunion en laboratoire d’innovation. Cela prend la forme d’ateliers dans lesquels les participants analysent et résolvent un problème en se basant sur un scénario pré-établi. Suite à cela et après débriefs, les décisions sont prises et les conclusions sont faites.

Notre conseil : testez différents formats pour trouver celui qui rend votre équipe la plus efficace et la plus motivée !

Rédiger et envoyer le compte-rendu

Le moment qui suit la réunion est un moment important. Et le compte-rendu de la réunion constitue un élément primordial.

Ce compte-rendu de CODIR, COMEX ou COPIL reprend les informations suivantes :

• Date, lieu et heure de la réunion.
• Les présences et les absences.
• L’ordre du jour.
• Les informations les plus importantes ainsi que les décisions qui y ont été décidées.
• Le récapitulatif des actions en cours et celles à mener avec les responsables et les délais à tenir.
• La date du prochain CODIR, COMEX ou COPIL.

Notre conseil : envoyez rapidement le compte-rendu (dans l’idéal, maximum 3 jours après)

Vers une digitalisation des CODIR, COMEX et COPIL ?

Cette nouvelle façon d’organiser et animer les instances des entreprises est annoncée depuis déjà quelques années. Elle présente certains avantages :

• La digitalisation est un soutien à la mobilité et permet de garantir la continuité des réunions même lorsque certains membres sont en déplacement.
• Rendre plus facile l’organisation des réunions avec un seul dispositif regroupant toutes les informations.
• Optimiser la communication et la collaboration entre tous les membres.

La crise sanitaire de 2020 a bouleversé le monde de l’entreprise en accélérant notamment le télétravail. Cette généralisation du home office a bien sûr favorisé le développement de la digitalisation des instances des entreprises.

Notre conseil : utilisez un logiciel qui va sécuriser vos échanges et vos données. Ils sont nombreux sur le marché et offrent de multiples fonctionnalités très pratiques. Ils vous faciliteront ainsi votre organisation du CODIR ou votre réunion du COMEX.

Récapitulatif des étapes cruciales pour des CODIR, COMEX et COPIL plus performants

• Constituer la bonne équipe : le nombre juste pour aller à l’essentiel.
• Préparer et communiquer les sujets à l’ordre du jour afin qu’ils puissent être travaillés au préalable.
• Animer et décider efficacement : c’est le moment de prendre des décisions importantes et sans reculer.
• Impliquer tout le monde et travailler en mode collaboratif.
• Se concentrer sur l’essentiel.
• Réaliser un compte-rendu opérationnel afin de mettre rapidement et efficacement en action les décisions prises.
• Mettre en place les décisions prises via les principes d’amélioration continue tels que PDCA (Plan Do Check Act).
• Rester dans la dynamique et l’action des comités.

Les différentes phases des CODIR, COMEX et COPIL :

1. La phase de diagnostic : dresse l’état des lieux de la façon dont fonctionne l’équipe du comité.
2. La phase de mise en action : rencontre de la vision (où se projette l’entreprise dans 10 ans) et de la stratégie (dans les 5 ans). C’est le moment où l’on rappelle les objectifs stratégiques en les connectant à la vision et aux valeurs de l’entreprise.
3. La phase concrète : conception des plans d’action opérationnels en s’appuyant sur les objectifs fixés sur des temps déterminés, à court terme, moyen terme ou long terme. Il est primordial de mettre en place des indicateurs pour évaluer ces objectifs.
4. Le suivi de l’avancement des objectifs : des rendez-vous avec les directeurs de services et les managers pour voir où ils en sont et évoquer avec eux les éventuelles difficultés rencontrées.