Comment inclure ses événementiels dans une stratégie de com?

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Optimiser l’intégration d’un événement d’entreprise dans sa stratégie de communication

Tout porteur de projet bien renseigné, n’ignore pas que pour sa réussite, il lui est essentiel d’intégrer dans sa stratégie de communication le online et le offline. En effet, toute la cible d’une entreprise ne se retrouve pas sur internet ou or internet. L’intégration d’événement dans la stratégie d’une entreprise peut se révéler un puissant moyen d’atteindre les objectifs. Le fait est que l’événement d’entreprise réunit le virtuel et le physique et demeure longtemps dans l’esprit des participants.

Nous montrerons dans les détails à suivre, comment intégrer efficacement l’événement dans la stratégie d’une entreprise de sorte à en faire un véritable levier d’acquisition de clients.

Élaborer une stratégie de communication

La tendance actuelle dans l’univers des entreprises est de se positionner sur les canaux de communication digitale. Pour une structure, le besoin de communication est une évidence. Le but est principalement pour se faire connaître et ensuite pour vendre des produits ou services. La communication peut également servir à entretenir une image, créer et améliorer la relation client ou celle avec les partenaires.

Efficacité des campagnes de communication

Généralement, pressées par le temps, les entreprises ne pensent pas à élaborer une stratégie de communication avant de choisir les moyens de communication. Le défaut d’un véritable budget cause également cela.

À dire vrai, une stratégie bien élaborée par une agence de communication permet de s’adresser efficacement aux potentiels clients. Ainsi, les attentes de ces derniers sont comblées. Par ailleurs, une stratégie bien conçue oriente efficacement le choix des outils de communication. Dès lors, l’entreprise n’engage plus de dépenses inutiles.

Avant de débuter une campagne de communication, il convient que l’équipe ayant cette charge puisse clairement déterminer les éléments suivants :

  • Les objectifs de communication.
  • La cible à atteindre.
  • Le message à diffuser.
  • Le ciblage de l’entreprise vis-à-vis de ses concurrents.
  • La réputation de l’entreprise.

Tous ces éléments, lorsqu’ils sont clairement déterminés, permettent de donner à toute la campagne de communication de l’entreprise le cadre essentiel à sa réussite.

En outre, une stratégie de communication aide à l’agencement et la coordination de l’ensemble des tâches à effectuer et les canaux qui seront utilisés.

Optimisation des moyens et coûts

Une entreprise disposant d’une stratégie de communication claire a à l’avance, une vue d’ensemble de toutes les actions menées courant l’année. Il s’agira de :

  • Presse.
  • Publicité.
  • Site web.
  • Marketing digital.
  • Événementiel.
  • etc.

Cette vue d’ensemble que l’entreprise a des actions, lui permet de maîtriser le calendrier d’exécution, les fonds alloués et l’exécution de la stratégie.

Nous retenons que la réussite d’une communication d’entreprise exige d’avoir en amont, une stratégie de communication parfaitement conçue.

À propos de la communication événementielle

Comme précédemment vue, la stratégie de communication est la boussole de l’entreprise en matière de communication. Elle renseigne sur tous les supports de communication à utiliser par l’entreprise notamment l’événementiel.

Un outil complémentaire

Il est indéniable que les outils comme l’e-mailing, les médias sociaux, les sites internet et bien d’autres canaux digitaux sont indispensables dans la stratégie de communication d’une entreprise.

Néanmoins, la stratégie événementielle présente des atouts non négligeables qu’il faut exploiter.

La communication événementielle est un genre de stratégie commerciale basée sur l’organisation d’événement dans l’optique d’acquisition d’une catégorie de clients.

Elle est faite d’un ensemble de méthodes marketing particulièrement orientées vers l’organisation d’événements. L’objectif de la stratégie événementielle est de faire connaître une marque ou un produit. À cet effet, l’agence d’événementiel crée une mise en scène particulière qui donne à la marque promue, une image originale.

Un outil dynamique, éphémère, mais puissant

L’événement d’entreprise cible autant les médias qu’un public bien défini. Il a un caractère changeant et éphémère. A contrario, une exposition est faite dans la durabilité.

Une campagne événementielle peut servir à l’inauguration d’une marque, au renforcement de la présence d’une marque dans les médias ou pour redorer l’image ternie de la marque.

Dans ce cadre, l’agence événementielle attire davantage l’attention des clients et médias sur la marque. Pour y parvenir, elle les implique dans l’organisation et le déroulement de l’événement.

L’événementiel dans l’univers de l’entreprise

Dans un cadre particulièrement d’entreprise, à chaque événement organisé est associé un objectif ou un ensemble d’objectifs. Ces derniers découlent des besoins que l’entreprise juge indispensables.

Afin d’appréhender l’ensemble des bénéfices relatifs à la création d’un événement pour entreprise, les parties prenantes doivent clairement savoir la différence entre un événementiel interne et celui d’externe.

Qu’est-ce que l’événementiel interne ?

L’événement interne a pour cible, le personnel et les cadres dirigeants. Ces derniers sont exclusivement internes à l’entreprise. Son principal objectif est de répondre aux besoins de la cible afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

À cet effet, l’événementiel interne servira :

  • À la création des liens.
  • À la consolidation des liens entre membres d’équipe.
  • À la consolidation des savoir-faire du personnel.
  • Au développement de l’esprit d’appartenance à la société.
  • À la gratification du personnel pour tous les efforts fournis.
  • etc.

Qu’est-ce que l’événementiel externe ?

En opposition à l’événementiel interne, ce type d’événementiel a pour cible le « public ». Ce dernier est constitué des clients (acquis et potentiels), de partenaires de tout genre, des professionnels de médias classiques, des influenceurs, etc.

Il est indispensable pour une entreprise d’organiser de temps en temps un événement pour le public.

En effet, l’événementiel externe aide à atteindre les objectifs suivants :

  • Créer ou renforcer la visibilité de l’entreprise, sa marque ou son produit.
  • Accroître et entretenir le portefeuille clients de l’entreprise.
  • Mettre en place un réseau.
  • Discuter avec les partenaires.
  • Améliorer l’image de l’entreprise.
  • etc.

Qu’il soit externe ou interne, l’événementiel aide à diffuser une parfaite image de l’entreprise. Ce sont des moyens pour générer des liens et impliquer les cibles dans le développement de l’entreprise.

Quels sont les différents types d’événements d’entreprise ?

L’organisation d’un événement d’entreprise ne se limite pas au rassemblement des participants. En effet, l’événement doit être motivé par une véritable raison et avoir du contenu. La raison et le contenu doivent être en concordance avec les valeurs de l’entreprise.

Il est par ailleurs essentiel que l’événement organisé pour l’entreprise crée véritablement des liens entre ceux qui y participent. De cela dépendront beaucoup de choses.

Qu’il soit orienté vers le public ou le personnel et les cadres dirigeants de l’entreprise, l’événement peut prendre plusieurs formes.

Les conférences

Elle s’adresse généralement à une cible publique choisie. Cette dernière peut être composée de professionnels de médias traditionnels, blogueurs, potentiels clients, d’un corps de métier, etc. Le thème débattu est choisi en amont avec soin.

Petit-déjeuner d’entreprise

La cible visée ici est constituée des différentes équipes internes de l’entreprise. Il réunit généralement les commerciaux et les cadres dirigeants. Ici également, le sujet du rassemblement est choisi en amont avec soin. Il s’agit la plupart du temps de transmettre des messages stratégiques.

Roadshow

Il s’agit d’une série de présentations. Plusieurs villes sont parcourues afin de faire la promotion du produit ou de l’ensemble des produits de l’entreprise. L’entreprise peut se servir d’un roadshow pour lancer un produit. Il permet également de créer un réseau (communauté) autour de l’entreprise.

Salon professionnel

Il permet de réunir en un seul lieu, plusieurs experts d’un domaine donné. L’objectif d’un salon professionnel est de promouvoir le secteur d’activité et de réfléchir aux stratégies de son développement. Plusieurs sujets relevant de la même thématique y sont débattus.

Séminaire

La cible ici est le personnel dans son ensemble ou partiellement. L’objectif est de mener des réflexions relatives aux nouvelles orientations à donner à l’entreprise.

C’est également l’occasion d’effectuer le bilan annuel et d’améliorer le partage d’informations entre les collaborateurs. Enfin, l’entreprise peut s’en servir pour diffuser un message.

Soirée d’entreprise

Elle est l’un des événements qui rassemble aussi le public externe que le personnel de l’entreprise. Il permet aux participants de se détendre. C’est également une occasion de renouveler l’aura positive de l’entreprise.

Team building

Il rassemble partiellement ou totalement le personnel de l’entreprise autour d’un défi à relever. Les teams building sont très fréquents dans les entreprises. Ils permettent de partager des valeurs collectives, de renforcer la cohésion interne et d’impliquer davantage les participants dans les activités de l’entreprise.

Le team building est animé par des activités sportives, culturelles, etc.

Réunion

De tous les événements, la réunion est la plus fréquente. Elle peut être aussi bien ordinaire (planifiée) qu’extraordinaire (cas d’urgence). Elle peut se faire soit en interne soit en externe.

Week-end VIP & Voyage de récompense

Ils doivent s’étaler au moins sur deux jours. Ils font partie des programmes d’incentive. L’objectif est de récompenser le personnel ou les partenaires de l’entreprise pour tout l’effort fourni dans le cadre de l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Stratégie de rentabilisation d’un événement

Un événement inscrit dans la durée a plus de chance de réussir qu’un autre qui a été organisé dans la précipitation. L’agence événementielle doit préparer et promouvoir l’événement. Elle doit également communiquer pendant le déroulement de l’événement et enfin, faire un bilan dans une perspective de récidive.

La communication en amont et en aval d’un événement est une manière de bien le capitaliser. Cela en optimise l’efficacité.

Communication pré événement

Il s’agira de porter toutes les informations publiques à la cible de l’événement en cours d’organisation. À cet effet, tous les canaux seront utiles.

L’organisateur doit utiliser les médias sociaux ainsi que les médias classiques sans négliger d’envoyer des mails.

À l’audience, il faudra communiquer toutes les informations sur l’emplacement et la date. Il ne faut négliger aucune occasion de communiquer autour de l’événement, et ce avec précisions.

Communication pendant l’événement

L’organisateur doit rester en alerte durant l’événement. Sur les réseaux sociaux, la traque des hashtags (mot-dièse) relatifs à l’événement doit se faire sans ménagement. Il faudra les surexploiter afin d’accroître la visibilité de l’événement.

Les tweets doivent être pertinents. Un Live est un excellent moyen d’impliquer ceux qui n’ont pas pu effectuer le déplacement.

L’organisateur doit inciter les interactions entre les participants à travers des compétitions sur les réseaux sociaux.

Il ne faut pas oublier de collecter les contacts des participants.

Communication post événement

À cette étape qui semble être la dernière, mais qui ne l’est pas véritablement, il s’agira de revenir sur l’événement.

Une fiche d’enquête (ou sondage) doit être envoyée aux participants afin de recueillir leurs impressions et suggestions relatives à l’événement.

L’envoi de cette fiche d’enquête doit se faire pendant que l’événement est encore frais dans les mémoires.

Pendant plusieurs semaines, l’agence doit publier sur les réseaux sociaux, des images et vidéos prises lors de l’événement. Cela permet d’optimiser la rentabilité de l’événement.

En définitive, il faut retenir que toute entreprise inscrite dans la durée doit placer au cœur de sa stratégie de communication, l’humain. C’est à cet effet que les événements sont très utiles.

À chaque événement envisagé correspond un besoin de l’entreprise.

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