Les clés d’une conférence virtuelle réussie

Depuis quelques années, l’engagement par rapport aux conférences virtuelles s’est développé rapidement dans le secteur professionnel. C’est d’autant plus le cas après le début de la pandémie du coronavirus. Ces événements proposent des réunions avec différents participants situés à plusieurs endroits. Ils permettent également d’assurer la promotion de certains produits et services de manière virtuelle.

Ces visioconférences ont l’avantage de proposer une bonne expérience utilisateur, de permettre le partage de contenus et de rehausser le taux de participation aux réunions professionnelles. Cependant, la planification d’une conférence virtuelle ne doit pas être prise à la légère. Cela exige une bonne organisation, des apports en compétences ainsi que des méthodes adaptées.

Découvrez dans cet article plusieurs conseils utiles pour vous aider à réussir vos réunions virtuelles.

Adopter une planification rigoureuse

Se présentant généralement sous forme d’événements ou de webinaires, une conférence virtuelle offre aux équipes de projets et aux dirigeants d’entreprise un bon moyen pour assurer le partage d’informations à leurs collaborateurs. Ainsi, il n’est pas rare aujourd’hui de voir différents chefs d’entreprises d’y participer, en tant qu’organisateurs. Son organisation demande alors une véritable rigueur pour que celle-ci soit professionnelle et se déroule sans problèmes.

La rigueur adoptée lors de l’organisation des conférences virtuelles est semblable à celle choisie pour l’organisation de réunions présentielles. Vous devez donc porter une attention particulière à chaque poste d’organisation. Il faudra notamment définir une thématique spécifique à aborder ainsi qu’un ordre du jour pertinent et captivant. Cette étape est essentielle pour susciter l’intérêt des sponsors et des intervenants.

Vous devez aussi adopter une bonne stratégie de communication lors de l’organisation de votre visioconférence. Il faudra bien informer et préparer les participants avant la date choisie pour la session. Un suivi après l’événement virtuel peut également être nécessaire pour répondre à vos besoins de création de communautés autour de votre marque si vous êtes un dirigeant d’entreprise. Les profils virtuels des intervenants, les enregistrements et les présentations peuvent notamment être partagés sous forme de liens.

Se servir des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux constituent un outil avantageux pour communiquer autour d’un événement ou d’une conférence virtuelle. Ils permettent d’amplifier son partage à d’autres intervenants cibles. C’est surtout le cas en ce qui concerne les conférences publiques. Ils peuvent être partagés aux participants via un hashtag personnalisé avant, durant, et après la session virtuelle.

Outre la création de posts concernant la conférence virtuelle, il est aussi possible de partager d’autres informations sur les réseaux sociaux. Il peut s’agir des profils LinkedIn des participants ou encore de leurs pseudonymes sur Twitter. Il peut aussi s’agir également des présentations et du site internet dédié à l’événement. L’objectif est de faciliter le relais des citations et contenus par les intervenants.

Contrôler l’accès à la visioconférence

De manière générale, les conférences virtuelles sont sécurisées par différents mots de passe. Ces codes sont utiles pour veiller à ce que les sessions ne soient pas libres d’accès à des étrangers. En effet, seuls les participants choisis peuvent et doivent assister à la visioconférence pour des raisons professionnelles. Ainsi, vous devez vous assurer qu’aucun code d’accès organisateur ou participant ne soit dévoilé publiquement, que ce soit de vive voix et via les réseaux sociaux. Chaque participant devra également disposer d’un code d’accès unique pour sécuriser sa connexion à l’événement.

Proposer des instructions précises aux participants

Les conférences digitales peuvent entraîner plusieurs contraintes pour les intervenants. En effet, puisqu’ils y participent depuis chez eux, le cadre peut ne pas être adapté à une réunion d’ordre professionnel. Vous devez donc leur fournir quelques instructions pour que la session se passe sans problèmes et pour que ces participants bénéficient d’une bonne présentation.

Ils doivent, par exemple, bien choisir leur arrière-plan et leur lieu de connexion. Ils devront aussi porter une attention particulière à l’éclairage de la pièce pour éviter la dégradation de la qualité d’image. Pensez aussi à leur rappeler l’importance des tests de leurs matériels audiovisuels. Ces équipements devront être bien paramétrés. Évidemment, les bruits de fond devront également être éliminés et les risques d’interruptions évitées.

Définir les acteurs en charge de la modération

La modération constitue une étape importante dans le bon déroulement d’une session de visioconférence. Elle implique différentes tâches comme la surveillance des intervenants et le contrôle des micros et affichages vidéo des présentateurs. À cela s’ajoutent l’encouragement des intervenants à participer en posant des questions et la gestion des réponses à ces interrogations. Les modérateurs doivent ainsi être sélectionnés avec soin.

Dans l’idéal, ceux-ci ne participent pas à l’événement virtuel en tant qu’intervenants. Chaque participant doit généralement afficher sa présentation sur son écran. Se faisant, il lui est impossible d’ouvrir en simultané une interface de contrôle dédié à un modérateur. Généralement, un modérateur suffit aux événements virtuels de petite envergure. Cependant, si le nombre de participants excède les 100 personnes, vous devrez désigner au moins deux chargés de modération.

Opter pour une répétition générale avant le jour J

Comme pour un spectacle, une répétition générale est un bon moyen pour s’assurer qu’une réunion virtuelle se passe dans les meilleures conditions. Réaliser une présentation d’ordre professionnel peut en effet s’avérer complexe. Il existe des risques que celle-ci ne soit pas pertinente. Ainsi, en répétant à l’avance, les participants peuvent retravailler leurs contenus.

Cette répétition générale a aussi une utilité pour les modérateurs. Ils peuvent vérifier l’équipement utilisé et contrôler la qualité du son. Ils ont aussi l’occasion de découvrir les outils de contrôle dédiés à leurs tâches de modération dans le réseau informatique et dans le système de conférence vidéo.

Modérer et contrôler les prises de parole le jour de la réunion

Le jour de la conférence virtuelle, il est important de confirmer la présence de chaque participant. La session commence alors par la présentation de l’ensemble des intervenants. Cette étape passée, chaque présentateur pourra prendre la parole et exposer la présentation qu’il a préparée pour l’événement.

Il est essentiel de bien répartir les temps de parole des différents participants pour leur permettre de partager à tour de rôle leurs points de vue sur le sujet et la thématique abordés. Le modérateur sera ainsi en charge de contrôler le moment opportun pour l’activation de leurs micros. Pour cela, il peut utiliser la fonctionnalité sourdine à l’arrivée.

Cette fonction de mise en sourdine est nécessaire pour le bon déroulement de la visioconférence. Elle permet d’éviter les prises de paroles en désordre des intervenants avec des possibilités de bruits de fond. Si un participant souhaite partager son opinion, il pourra envoyer au modérateur un message Chat ou lever sa main à travers son interface vidéo.

Porter une attention particulière à l’engagement des participants

Le taux de participation dans un événement virtuel peut varier sensiblement selon sa qualité d’organisation. Ainsi, pour éviter un manque d’engagement de la part des participants, le mieux est d’animer les échanges. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à un rappel de questions abordées durant l’événement et d’encourager les intervenants à dire leurs avis.

Ces avis peuvent être des questions autour de la thématique de la visioconférence. Les personnes qui prendront les paroles pourront le faire directement via la caméra. Néanmoins, s’ils ne sont pas à l’aise à l’idée de parler en public, vous pouvez leur conseiller d’utiliser leur fenêtre de Chat. Les interrogations concernant l’événement peuvent aussi être communiquées via les réseaux sociaux.

Anticiper les imprévus

Comme tous types d’événements, un événement virtuel peut faire face à différents soucis le jour J. Pour éviter ces désagréments, il est conseillé d’être bien attentifs à chaque détail et de prendre des mesures de préventions.

Vous pouvez notamment établir un listing de l’ensemble des tâches à accomplir avant la réunion virtuelle. Pensez aussi à notifier les intervenants des instructions concernant leur participation. À ces rappels s’ajoutent la communication des autres informations comme la possibilité que la session soit enregistrée pour servir d’archive.

Du côté du modérateur, vous devez veiller à ce que celui-ci contrôle au préalable la qualité du réseau de visioconférence. Il pourra aussi réétudier le planning des présentations en plus de la résolution des éventuels soucis techniques.

Remarque, un bilan de la réunion virtuelle est aussi nécessaire en fin de session. Ce bilan souvent écrit permet de noter le déroulement de l’événement, les points abordés, les réponses aux questions et les plans d’action qui en découlent.

Ne pas oublier le remerciement des sponsors

En effet, les événements virtuels tout comme les événements physiques peuvent profiter d’un sponsoring. Une entreprise peut ainsi communiquer son projet de visioconférence à ses sponsors pour bénéficier d’une aide pour son organisation. Si ceux-ci signifient leur engagement dans le projet, vous devrez alors veiller à bien les remercier.

Les remerciements dédiés à un sponsor peuvent s’effectuer de différentes manières. Vous pouvez les désigner au début, pendant ou à la fin de la réunion. Vous pouvez aussi veiller à ce que leurs images de marques et logos obtiennent une bonne visibilité dans les vidéos. C’est le cas surtout si elles sont enregistrées.