Pourquoi et comment mettre en place une convention d’entreprise ?

En tant qu’assistant (e) de direction, vous avez la charge d’organiser une convention professionnelle ? Si oui, vous avez bien là un grand événement à organiser. La plupart des employés ont chaque année, hâte d’être à cet événement qu’ils considèrent comme une occasion de se détendre et de renouer des liens entre eux. En effet, la convention d’entreprise a un caractère informel, mais a l’avantage de renforcer la cohésion interne de l’entreprise. Pour informer les collaborateurs sur les grands sujets et situations que traverse l’entreprise, plusieurs managers se servent de la convention d’entreprise. Si vous êtes impliqué par votre titre dans l’organisation d’un tel événement, vous avez le défi de le réussir, car c’est ce qu’attendent vos collègues de vous. Alors, voici quelques recommandations.

Quelle est l’utilité d’une convention d’entreprise ?

Il y a plus de quatre décennies de cela, les conventions internes d’entreprise étaient principalement des tribunes pour les dirigeants de l’entreprise. Ils pouvaient ainsi aisément s’adresser aux collaborateurs. La communication avait une structure descendante. Cela est à présent bien révolu. En effet, la convention d’entreprise est devenue une grande réunion à laquelle tous les collaborateurs assistent pour partager la vision de l’entreprise, mettre en place la stratégie de l’entreprise dans le but d’atteindre les objectifs de l’entreprise.

Désormais, la convention d’entreprise est une occasion de discussion entre la Direction et les collaborateurs. Cet événement réunit :

• les commerciaux ;
• les chargés au marketing ;
• les managers ;
• chaîne de distribution ;
• tous les salariés de l’entreprise, quelles que soient leurs fonctions.

La plupart des conventions d’entreprise ont lieu sur plusieurs jours. C’est en cela que l’expression « séminaire résidentiel » convient parfaitement à décrire cet événement. Au cours d’une convention, l’objectif sera de :

• partager ;
• discuter ;
• informer/sensibiliser les participants à propos de la situation que traverse l’entreprise et les défis qu’elle doit relever.

Quelle que soit la nature de l’objectif d’une convention d’entreprise, elle doit se dérouler dans une bonne ambiance.

Quelles sont les raisons d’organiser une convention professionnelle ?

Bien souvent, de nombreuses personnes ignorant son utilité s’opposent à l’organisation de convention d’entreprise. Comme précédemment vue, elle est un puissant outil de gestion d’entreprise. C’est l’occasion idéale pour communiquer aux collaborateurs et partenaires, des informations stratégiques. Voici les nombreux avantages qu’offre une convention d’entreprise :

• rassembler l’ensemble des employés de l’entreprise dans une bonne ambiance ;
• affermir les employés hors du cadre professionnel habituel ;
• susciter et encourager les partages d’expériences entre collègues ;
• informer au sujet des objectifs et des priorités de la société ;
• accroître la cohésion d’équipe à travers des jeux ;
• instaurer un dialogue entre la Direction et les employés ;
• révéler à tous les collaborateurs, la vision globale de l’entreprise ainsi que sa stratégie à court et moyen terme ;
• générer et renforcer les relations au sein des équipes de collaborateurs ;
• faire faire la découverte de nouveaux collègues et aider à instaurer un climat d’entraide à travers des activités ;
• former l’ensemble des équipes sur des thématiques données ;
• sensibiliser le personnel sur les difficultés de l’entreprise ;
• attribuer des récompenses aux collaborateurs qui ont donné de bons résultats.

Vu tous ces avantages qu’elle offre, animer une convention d’entreprise doit être inclus dans la liste des événements qu’organisera chaque année, votre entreprise.

Comment réussir l’organisation d’une convention d’entreprise ?

Comme tout événement d’entreprise, l’organisation parfaite d’une convention d’entreprise se fait en plusieurs étapes.

Établir les objectifs ainsi que les messages

L’organisation de convention d’entreprise est chronophage et épuisante. Il est indispensable avant de commencer, que vous vous prépariez dans les moindres détails. C’est le seul moyen pour vous de réussir cet événement.

D’abord, vous devez clairement établir vos objectifs ainsi que les messages à diffuser au cours de cet événement interne. Certes, cette étape nécessitera beaucoup de temps. C’est en cela qu’elle est nécessaire et très utile.

Toute votre préparation, vos décisions et actions découleront de vos objectifs. Faites une rencontre avec les responsables des différentes équipes de l’entreprise. C’est un moyen pour identifier concrètement leurs attentes ainsi que les messages à diffuser au cours de l’événement.

Néanmoins, cela ne s’arrête pas là. Une convention d’entreprise réussie est à priori une convention qui sert de canal de diffusion de bons messages aux collaborateurs. Le fait est que généralement, les salariés ne s’attendent pas toujours à recevoir certains messages de la Direction. Laisser de côté, certains sujets qui affectent (positivement ou négativement) les collaborateurs, peut être contre-productif pour l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il est indispensable d’avoir une profonde discussion avec les collaborateurs afin d’établir clairement les objectifs ainsi que les messages à diffuser.

Les consultations en amont avec les collaborateurs permettent de rédiger le contenu du message de la convention. Viendront ensuite, les autres éléments que sont :

• la destination ;
• le lieu ;
• le thème ;
• les sujets ;
• les intervenants ;
• les types d’activités ;
• les animations de tables rondes ;
• etc.

Réussissez cette étape et vous avez de grandes chances de réussir l’événement.

Établir et valider le budget

L’étape précédente une fois franchie, établissez et faites valider le budget de l’événement. Sans cela, ne commencez pas l’organisation de convention d’entreprise. Être fixé sur le budget est primordial avant de démarrer la partie opérationnelle de la chose. Cela est encore plus important si votre entreprise traverse une période d’austérité budgétaire.

Une fois le budget connu, vous savez les types d’actions à mener et ce que vous pouvez vous permettre pour réussir l’événement. Le budget conditionne vos choix en matière de :

• lieux ;
• prestataires ;
• activités ;
• équipements à acheter ou à louer ;
• etc.

Restez toujours dans le budget.

Fixer une date pour l’événement

Il est indispensable de choisir très tôt, une date pour l’événement. Ainsi, vous serez certain que les collaborateurs y seront effectivement. Le choix de la date doit tenir compte de l’actualité de l’entreprise à savoir :

• lancement produit ;
• reconfiguration ;
• modification de stratégie ;
• etc.

N’importe quelle date de l’année peut être choisie pour animer une convention d’entreprise. Cependant, il faut éviter les week-ends prolongés ainsi que les périodes de vacances scolaires. L’idéal, c’est de choisir une date à laquelle l’ensemble des départements de l’entreprise est moins surchargé.

Vous devez éviter de fixer la date de la convention à une période où les commerciaux doivent le plus travailler pour atteindre leurs objectifs. Évitez par exemple, la période des fêtes de fin d’année.

Généralement, pour ce qui est des conventions, les départements commerciaux préfèrent les mois de septembre et janvier.

Faire la liste des invités

Sans invité, il n’y aura pas d’événement réussi. Une fois les précédentes étapes franchies, c’est le moment d’établir la liste des participants à l’événement d’entreprise. À l’interne, qui doit-on convier ? Quels départements de l’entreprise doivent être représentés à la convention ?

Les types de participants à convier à une convention d’entreprise dépendent des objectifs définis avant d’entamer l’organisation de convention d’entreprise. En effet, tous les départements ne sont pas tenus d’y être au même moment.

En d’autres termes, il est inutile d’inviter le département comptabilité à une convention qui concerne uniquement le lancement d’un produit. Le personnel concerné est composé des commerciaux et des chargés de la communication et du marketing.

Avant d’établir cette liste, rappelez-vous du message à diffuser lors de cet événement. Cela vous aidera à bien définir votre cible. Une fois cette liste établie et validée par les ayants droit, vous pouvez vous lancer dans la recherche du lieu de déroulement de la convention interne de la société.

Choisir un bon lieu pour l’événement

À présent, il faudra trouver un lieu parfait pour la convention d’entreprise. Il doit épouser l’image de l’entreprise. Du lieu dépendra en grande partie, le succès de l’événement. Afin de dénicher le lieu convenable à la convention, faites la liste suivante :

• localisation ;
• style parfait du lieu ;
• effectif des participants ;
• équipements audiovisuels et d’animation ;
• traiteur ;
• scénographie ;
• les sièges ;
• etc.

Généralement, les conventions d’entreprise se déroulent hors du territoire où est basée l’entreprise. C’est le choix idéal. Néanmoins, si votre budget ne vous le permet pas, vous trouverez certainement dans votre localité ou dans la capitale de votre pays, des lieux parfaits pour votre événement.

Établir le programme de la convention

À présent, il ne vous manque plus rien pour élaborer le programme de la convention. Le programme doit s’articuler autour des points suivants :

• les plénières ;
• les ateliers ;
• les soirées ;
• les repas ;
• les animations ;
• etc.

Le programme doit prendre en compte l’ensemble des activités prévues. Pour une gestion professionnelle de l’événement, disposer d’un rétroplanning vous sera très utile. Cet outil vous facilitera le suivi précis du projet tout en estimant le délai ainsi que la faisabilité de certaines activités.

Prévoir une marge de manœuvre lorsque vous estimez une activité vous sera très bénéfique. Cela est d’autant plus important lorsque la réalisation de la tâche est sous la responsabilité d’un tiers. En guise d’exemple, il y a la conception et l’impression des badges et goodies qui doivent être confiées au département marketing ou à un prestataire.

Une marge de manœuvre vous mettra à l’abri des urgences en cas de délai non tenu.

Outre le programme, vous devez établir le planning de l’événement. Il s’agira d’un document spécialement conçu pour les participants. Il présente :

• les horaires des activités ;
• les heures de pause ;
• les horaires de restauration ;
• les horaires de soirées
• etc.

Ici, également prévoyez une marge de manœuvre au cas où une activité empiète légèrement sur le temps de la suivante.

Communiquer suffisamment autour de l’événement

La réussite d’un événement d’entreprise dépend en grande partie de la communication à l’endroit des invités ou de la cible. En effet, la communication à propos de la convention d’entreprise génère de la cohésion au sein des équipes et conforte les collaborateurs.

La communication continue même après le déroulement de la convention. Dans l’optique d’une récidive de l’expérience, vous devez adresser aux participants quelques jours après la clôture de l’événement, un questionnaire de satisfaction. Il s’agira ainsi de collecter les retours afin de vous améliorer.

Suivra une semaine après la convention, un mail envoyé aux participants afin de les remercier et leur faire un compte rendu. Dans ce mail, insérez des images et des pistes d’améliorations retenues après lecture des retours des participants.

En définitive, si certaines des différentes étapes citées paraissent plus importantes que d’autres, aucune n’est négligeable. Elles vous permettent de bien organiser une convention professionnelle.