Événements professionnels : pourquoi, lesquels, comment ?

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Événements professionnels : pourquoi, lesquels, comment ?

Les évolutions de la communication événementielle pour 2021

La pandémie du Covid 19 a créé une sorte de changement de code dans tous les secteurs d’activité. Il n’existe pas un seul secteur qui n’ait pas été soit positivement soit négativement affecté. Nos propres vies ont été affectées. Des habitudes ont dû changer. La digitalisation de nos quotidiens s’est accentuée. Le secteur de la communication événementielle n’est pas resté du reste. Pour survivre, les acteurs ont dû se réorganiser, innover, être plus créatifs et s’adapter. Ils ont été obligés d’explorer d’autres pistes pour organiser des événements dans le « respect des mesures barrières ». Bref, la communication événementielle a dû évoluer pour résister au Covid 19. Alors, quelle est cette évolution pour 2021, « l’année post-pandémie » ?

Les événements se digitalisent

La principale mesure pour freiner la propagation du Covid 19, est la distanciation sociale. Cela a contraint plusieurs personnes à se confiner soit par choix soit par imposition gouvernementale. La vie surtout celle professionnelle devant continuer, les événements se sont énormément digitalisés. Les conventions, séminaires et conférences qui jadis se tenaient physiquement, sont devenus virtuels.

Une digitalisation qui n’est pas près de s’arrêter

En 2020, la digitalisation s’est placée au cœur de l’univers événementiel mondial parce que ce fut l’année du confinement dans presque tous les pays du monde. En 2021, l’arrivée du vaccin motive les gouvernants à déconfiner. Dès lors, plusieurs événements physiques pourront reprendre. Néanmoins, la digitalisation de l’univers événementiel se poursuivra, car les contraintes relatives à la distanciation sociale demeurent.

Digitalisation événementielle : plus qu’un simple Zoom

Parlant de digitalisation, cela est bien au-delà du simple fait d’animer des conférences via Zoom et autres applications et plateformes de visioconférence. En 2021, la digitalisation événementielle consistera au renforcement et au développement des interactions et des engagements entre organisateurs, animateurs, participants, etc. Il s’agira en amont comme en aval de mieux communiquer sur l’événement ; de développer le networking et de faire des animations digitales.

Cette digitalisation concerne tous les types d’événements jusque-là organisés en physique. Il s’agit de séminaires, de concerts, de présentations des vœux, etc. Tous les événements culturels notamment les défilés de mode sont concernés.

Principal avantage de cette digitalisation

Le principal avantage de la digitalisation événementielle est que les coûts sont réduits, le ROI est optimisé. On peut également mesurer son impact. Il s’agit là d’un argument de taille pour convaincre les entreprises.

Il ne faut cependant pas limiter la digitalisation d’un événement à une simple transposition de contenu. C’est bien au-delà de cela. Il faut en effet, repenser l’événement. Dans ce cadre, les contraintes relatives au contexte doivent essentiellement être prises en compte.

Le second avantage de la digitalisation événementielle est que le cycle de vie de l’événement s’accroît.

Les formats d’événement d’entreprise

Il y a à priori, deux formats d’événements : physique et virtuel. Quel que soit ce format, le principal point commun demeure la rencontre. Bien que l’événement virtuel ait ses avantages, les rencontres physiques demeurent l’idéal. Vivement que l’on retrouve pleinement cette forme d’événement.

Il nous faut également remarquer que même lorsque la pandémie sera définitivement conjuguée au passé, certaines habitudes qu’elle nous a fait prendre demeureront. La période de Covid 19 a fait prendre conscience à de nombreuses personnes, des impacts des voyages sur l’environnement. On assistera en 2021 à trois déclinaisons à donner au format des événements.

Événement d’entreprise en petit comité

La déclinaison des formats d’événement, s’imposant le plus comme une alternative aux rencontres physiques, est le small event. Le fait est que dans un contexte de pandémie actuelle, cette solution préserve la sécurité sanitaire aussi bien des organisateurs que des participants à l’événement.

Outre la prévention qu’il offre, le small event permet aux participants d’échanger et de se connaître, de tisser des liens humains. Cela nous a bien manqué durant les différents épisodes de confinement. Contrairement aux grands événements, les small event permettent de prêter suffisamment l’attention à tous les participants.

Quels que soient le type d’événement (marketing événementiel, événement d’entreprise, événement B2B, événement B2C) et la cible, le small event donne toujours l’avantage d’être possible.

Événement hybride d’entreprise

L’objectif principal des événements d’entreprise est de nouer et renforcer les liens soit entre collaborateurs soit entre professionnels et clients. En entreprise, toutes les rencontres permettent de fédérer les collaborateurs autour des objectifs de l’entreprise.

Que ce soit dans le cadre d’un événement B2B ou B2C, l’instauration de liens forts et durables individuels est plus importante que le format de l’événement que l’on veut surtout physique. Rien ne saurait se substituer à l’impact des rencontres face à face. D’après des études américaines, le taux de conversion d’une discussion digitale est inférieur à celui d’une discussion physique.

Ce que nous savions de l’événementiel d’entreprise, même avec le rétablissement du mode de vie pré Covid 19, est révolu. Le digital a pris de l’ampleur et positionne le virtuel comme un complément au présentiel.

C’est la principale caractéristique de l’événement hybride. Quel que soit le contexte sanitaire, il permettra de renforcer les stratégies de communication d’entreprise. Mieux, son cycle de vie est rendu long du fait de sa composante virtuelle.

Des événements de plus en plus durables

En 2020, il n’a pas été question que du Covid 19. Les catastrophes naturelles ont également contribué à la détresse humaine. Elles ont laissé derrière elles, des conséquences socio-économiques et psychologiques.

À cause des catastrophes climatiques enregistrées en 2020, l’humanité a pris conscience des impacts de ses actions sur l’environnement. L’année 2020 a enregistré un grand nombre d’incendies, d’ouragans, d’invasions de criquets, etc. Cela n’a pas été sans conséquences tant sociales qu’économiques.

La prise de conscience nous pousse désormais à tout planifier, y compris les événements d’entreprise, dans la durabilité.

La « Durabilité » devient partout dans le monde, le nouveau (bien qu’ancien) concept au cœur des stratégies de communication événementielle. Cette tendance événementielle progressera même au-delà de 2021. Désormais, les organisateurs réduiront l’impact environnemental d’une animation événementielle de la façon suivante :

  • choisir et mieux gérer les énergies propres ;
  • choisir des emplacements écoresponsables ;
  • privilégier les moyens de déplacement écologiques pour les participants ;
  • gérer efficacement les déchets ;
  • opter pour des contenants réutilisables ;
  • limiter les emballages ainsi que les suremballages.

À travers ces actions d’engagement écologique, animer un événement d’entreprise aura désormais une très faible empreinte carbone. Ainsi, chaque animation d’événement se placera dans la durabilité.

Événement d’entreprise : le lieu également compte

La pandémie du Covid 19 et ses nombreux morts ont fait prendre à l’humanité la conscience de l’importance que revêt la vie. Désormais, les gens veulent vivre utilement leur vie. Ils veulent donner du sens à tout ce qu’ils font.

De même, les lieux d’animation d’événement qu’ils fréquentent désormais doivent avoir du sens pour eux. C’est vers cela qu’évoluera désormais la communication événementielle. Toute animation événementielle en 2021 devra se tenir dans un lieu qui cadre avec les aspirations de la cible et la thématique à développer.

Le cadre de l’animation événementielle doit aussi transmettre des messages aux invités aussitôt qu’ils viennent sur les lieux.

La scénographie devient plus que jamais importante

En 2020, ce fut l’expérimentation poussée des événements virtuels. On compte par millions, le nombre de webinaires organisés. La majorité de ces événements s’est déroulée dans des cadres pauvres de tout esprit et de charme. Cela a fait chez les participants, des chocs. Remarquez que les animateurs de ces événements se retrouvaient parfois dans leurs cuisines (pas toujours entretenues), des bibliothèques (sans qu’il y ait un lien entre ce cadre et l’événement), etc.

L’environnement événementiel est essentiel. Pour y transporter les participants, la scénographie est importante. Grâce à elle, l’invité s’immerge dans l’événement et en devient également un acteur. Elle est essentielle à la génération de l’émotion chez les participants.

Pour réussir à animer un événement d’entreprise avec le maximum d’impact, le cadre doit présenter des dimensions narratives. Cela est essentiel pour capter et retenir le maximum d’attention des participants.

En 2021, que ce soit pour un événement B2C ou B2B, les organisateurs devront compter avec la scénographie de qualité et expressive.

Les influenceurs au cœur des événements d’entreprise

La récente étude de Reech a révélé que l’année 2020 a été excellente pour les influenceurs. En effet, au moins 81% d’entre eux ont été en partenariat avec une marque. Durant les épisodes de confinement, de nombreux internautes ont aimé lire les publications des influenceurs. La plupart de ces contenus étaient pertinents et engageants. Certains ont même été relayés par les médias traditionnels.

C’est dire alors que la limite entre médias classiques et influenceurs tend de plus en plus à disparaître. Avec de fortes communautés derrière eux, les influenceurs peuvent se targuer d’être des médias à part entière. Les confinements en 2020 ont permis à 50% d’entre eux d’accroître leurs audiences.

Comme dit précédemment, tout événement vise à créer des liens et à les renforcer. Et ce, le plus souvent entre une marque et les cibles. C’est en cela que le marketing d’influence sera une partie importante des stratégies de communication événementielle pour 2021.

Les influenceurs ont une grande capacité à recruter des participants à un événement d’entreprise et à générer de la visibilité sur l’événement. Désormais, tout responsable marketing événementiel devra compter avec les influenceurs ayant des communautés qui répondent aux caractéristiques de la cible de l’entreprise.

Un événementiel local

Sans vouloir se répéter, la pandémie du Covid 19 a fait prendre conscience aux gens des impacts de l’humanité sur l’environnement. Elle a changé les habitudes des communautés.

Selon le Business Events Compass de la Professional Convention Management Association (PCMA), dans un contexte d’immunité collective, 32% des personnes ayant répondu à son enquête, sont prêtes à se rendre à des événements locaux. En effet, les gens évitent toujours de parcourir de longues distances au risque de s’infecter.

Cela dit, toute entreprise en 2021 devrait privilégier dans sa stratégie de communication les événements locaux et avec des effectifs réduits de participants.

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