Ckeck-list complète pour un événement d’entreprise

Sur le papier, l’organisation d’événement professionnel paraît très cool et bien réussie. Cependant, dans la concrétisation, c’est tout autre chose. Un événement professionnel peut avoir plusieurs objectifs. Ce peut être commercial ou pour la notoriété ou la création de communauté. Quoi qu’il en soit, il est nécessaire de planifier l’événement suivant des étapes d’un événement. L’organisateur doit penser à tous les détails qui feront de cet événement une véritable réussite et non pas un fiasco. Vous devez organiser un événement d’entreprise ? Nous vous donnons ici, toute notre check-list événementielle.

Quelques événements d’entreprise

Dans le cadre professionnel, il est récurrent d’organiser un événement d’entreprise de tout genre. Ces événements peuvent être :

• Un gala à l’intention des employés de l’entreprise.
• Une rencontre à l’intention des partenaires et clients de l’entreprise.
• Une cérémonie pour inaugurer les nouveaux bureaux ou la nouvelle unité de production.
• Un défilé de mode pour faire connaître une marque ou révéler la récente collection.
• Une présentation de produit.
• Une rencontre avec les professionnels des médias, les influenceurs et les administrateurs de blogs.
• Un séminaire pour dynamiser le département commercial de l’entreprise.
• etc.

Quelle que soit la nature de l’événement et bien sûr les objectifs fixés, son organisation doit suivre un certain nombre d’étapes. Cela garantira l’organisation ainsi que le déroulement de l’événement dans de bonnes conditions.

À toutes les étapes d’un événement que nous allons vous présenter, vous aurez des questions auxquelles vous serez obligé de répondre. C’est la condition nécessaire pour que votre événement vous permette d’atteindre vos objectifs commerciaux et de notoriété.

1re étape : Définir les contours et les points importants de l’événement

La première étape très importante avant de démarrer, sera de définir les contours de l’événement à organiser. Dans ce cadre, il faudra noter les points importants.

D’abord, vous devez définir les objectifs (commerciaux, communication ou de notoriété) de l’entreprise à travers cet événement.

L’organisateur doit savoir et énoncer clairement le message que l’entreprise compte transmettre à la cible à travers cet événement. Bien sûr, avant cela, il faut définir la cible ainsi que le nombre de participants à l’événement. À ce sujet, n’oubliez pas que le contexte actuel de pandémie à la Covid 19 impose des restrictions relatives aux nombres de participants par événement.

Afin de créer l’engagement autour de l’événement, vous devez définir le nombre et le type de professionnels de médias traditionnels, d’animateurs de blogs et d’influenceurs. Préparez les invitations à leur adresser.

Tout se fera avant et probablement après une date fatidique. Il s’agit de celle où l’événement aura lieu. Cette date conditionnera dans le temps, toutes les autres actions.

La zone géographique dans laquelle le lieu de déroulement de l’événement sera choisi doit être définie également. Quoi qu’il arrive, si cette zone est bien définie, il faudra s’y tenir.

Pour tout événement, il faudra des moyens financiers. Alors, définissez le budget à allouer à cet événement. Il est également important de connaître le KPI afin de déterminer le ROI (Retour sur investissement) de l’événement. L’événement sera-t-il rentable ?

Faire et refaire si nécessaire un planning jusqu’à la date de l’événement.

Enfin, pour cette première étape, définir le type d’événement. Référez-vous à la liste ci-dessus, des types d’événements.

2e étape : Sélectionner le lieu de l’événement d’entreprise

La sélection du lieu de déroulement de l’événement doit se faire sur la base de critères définis à l’avance. Répondez à ces questions :

• Quelle est la cible de l’événement ?
• Quel nombre d’invités comptez-vous avoir ?
• Quelle zone géographique est favorable à l’événement ?

Une fois ces critères connus, vous devez faire la tournée des potentiels lieux afin de vérifier s’ils répondent à vos critères.

Pour un wokshop par exemple, il vous faudra un certain nombre de salles. Le lieu choisi, répond-il à ce critère ? Le nombre de salles est-il suffisant ?

L’espace prévu pour le backstage est-il assez grand ? Et s’il s’agit d’un événement d’entreprise pendant lequel des artistes doivent performer, il faudra des coulisses assez spacieuses pour eux et leurs suites.

Il ne faut pas non plus oublier de prévoir un espace pour le traiteur. Disposer d’un espace cuisine est l’idéal.

3e étape : Établir le programme de l’événement

Quel sera le concept de votre événement ? Vous devez le savoir. Il faut également que vous donniez à l’événement, un « nom ». Cela vous permet de l’avoir plus matérialisé dans votre esprit. Il vous sera ainsi également plus facile d’en parler pour convaincre des partenaires.

Tout événement d’entreprise doit avoir un thème. Trouvez-en un pour celui de votre entreprise.

À cette étape, il faudra concevoir une scénographie. Songez également à bien décorer la scène et tout le cadre afin de garantir aux participants, une expérience d’immersion particulière dans une autre dimension.

Le volet animation d’événement d’entreprise est également très important. N’oubliez pas de définir les animations, les types de musiques à diffuser ainsi que l’ordre de succession des différents titres de musique. Créer à cet effet, une playlist.

Le digital est depuis un moment au cœur de l’animation événementielle. Pour cela, prévoyez des animations digitales. Elles doivent être faites de sorte que les participants puissent y jouer un rôle. Ces animations peuvent être en live sur Instagram. Songez-y.

La réservation d’un photobooth est parfaite. Tous les selfies faits lors de l’événement doivent refléter les couleurs de cet événement. Pour cela, prévoyez un photocall.

La réussite d’un événement passe aussi par ce qu’on y mange et boit. Votre traiteur doit connaître le thème de l’événement et prévoir un menu qui cadre avec cela.

Il faut de la cohérence dans l’ensemble du programme.

4e étape : Communiquer autour de l’événement

Si vous ne communiquez pas autour d’un événement d’entreprise, il sera miraculeux qu’il réussisse. La communication événementielle est donc essentielle.

D’abord, il faudra concevoir et imprimer des visuels. Définissez la charte graphique de l’événement en tenant compte du thème. Ensuite, procédez à la création d’un logo expressif et peu compliqué.

Faites un message « Save The Date » à envoyer par courrier électronique aux potentiels participants.

Sur les invitations que vous devrez concevoir, n’oubliez pas de préciser la date et le lieu de l’événement. À de plusieurs reprises, n’oubliez pas de relancer les invités avant le jour J. Au besoin, demandez-leur de vous envoyer une note de confirmation de participation à l’événement.

Si votre budget vous le permet, lancez un site web simple, mais assez professionnel et dans le thème de l’événement professionnel. Ce site servira à informer le public cible et au-delà, autour de l’événement.

À défaut d’un mini-site web, une page événement Facebook vous sera grandement utile. D’ailleurs, une page événement Facebook est incontournable pour la réussite de l’événement.

Faites concevoir des supports visuels notamment la grille des programmes, les flyers en plusieurs modèles, des fiches signalétiques, des fléchages, PLV, etc. Un dossier de presse sera également utile.

Pour la présentation du jour J, prévoyez un PowerPoint ou une vidéo.

Enfin, n’oubliez pas de concevoir des goodies et autres présents à offrir aux invités. Cela fera davantage graver l’événement dans l’esprit des gens.

5e étape : Préparer la logistique et les équipements techniques de l’événement

La réussite de votre événement professionnel dépendra également de la logistique.

Avez-vous prévu une sonorisation du lieu ? Pour créer un décor original, l’éclairage sera essentiel. Employez des spécialistes de l’éclairage pour vous assurer un service impeccable, quelle que soit la nature de l’événement.

La logistique, c’est aussi la scène. Elle doit être bien installée et éclairée pour accueillir aussi bien les officiels que les artistes.

Pour la diffusion des vidéos et PowerPoint, des écrans à LED de grandes dimensions sont recommandés. Ils serviront également à la retransmission en live de l’événement.

Si votre budget vous le permet, prévoyez un mapping vidéo. L’objectif est de proposer à vos invités, une expérience immersive hors du commun.

6e étape : Organiser un bel accueil de vos invités le jour J

Pour vos invités, il est souhaitable que chacun ait un badge portant ses identifiants. Un bel accueil annonce une belle expérience immersive pour vos invités. Recrutez à cet effet, des hôtesses élégantes ayant des facilités à sourire. Il est également important qu’elles soient dynamiques. Elles pourront ainsi, plus facilement guider vos invités.

Pour plus de professionnalisme et de modernité, équipez vos hôtesses, d’iPad pour bien gérer l’accueil des invités.

L’accueil réservé aux personnalités doit être spécial.

Pour les retours des participants à l’événement, un système de navettes vous sera bien utile.

Bien accueillir vos invités, c’est bien. Mais, leur souhaiter généreusement un bon retour chez eux, c’est encore mieux. À cet effet, prévoyez des cadeaux soigneusement emballés. Les emballages doivent être aux couleurs de l’entreprise.

7e étape : Créer et gérer la visibilité de l’événement

Utilisés pour la première fois sur Twitter, les hashtags se sont généralisés sur toutes les plateformes sociales. Leur puissance n’est plus à démontrer. Vous devez en définir au moins un pour votre événement dans le modèle #VotreÉvénement. Il doit être utilisé par tous les participants et organisateurs de l’événement.

Mettez en place un tweet wall afin d’attirer l’attention de votre cible, mais également pour l’inviter à produire et publier du contenu en rapport avec votre événement.

Afin de dynamiser les speechs et discussions, servez-vous d’applications interactives.

Certes il y aura plusieurs photos prises avec des smartphones personnels. Toutefois, attachez-vous les services d’un ou plusieurs professionnels de l’image afin d’immortaliser en sons et en images, votre événement.

Les transmissions en live génèrent plus d’engagements que les contenus mis en boîte puis publiés plus tard. Alors, songez à intégrer dans votre stratégie de visibilité, du live sur les réseaux sociaux.

8e étape : Finaliser et tout anticiper le jour J

Tout doit être prêt avant le jour J. Pour éviter d’avoir des surprises en ce jour-là, répéter plusieurs fois votre speech et tout ce qui doit et peut l’être.

Deux jours avant la date fatidique, calez les mesures de tous les microphones et instruments devant être utilisés à ce jour-là. Faites tout cela en fonction de la taille moyenne de tous les intervenants, des caractéristiques sonores de l’espace et celles des appareils de son.

Faites et répétez le test de l’ensemble des équipements sonores.

Ayez sur vous, un guide comportant la check-list événementielle et partagez-le à tous ceux qui sont impliqués dans l’organisation d’événement. Bien entendu, ce guide peut connaître des ajustements à tout moment. Dans le cas échéant, faites-le savoir à toute l’équipe.

Le jour J, accueillez personnellement les VIP ainsi que les influenceurs.

9e étape : Gestion post événement

Quel qu’ait été le déroulement de l’événement, n’oubliez pas de remercier les participants. Un mail suffira amplement.

Pour plus de visibilité pour l’entreprise et votre marque, publiez sur la base d’un calendrier, les vidéos et photos de l’événement. Cela se fera sur les réseaux sociaux et autres canaux traditionnels.

Dans l’optique de récidiver la chose, adressez à tous les participants, un questionnaire pour recueillir leurs impressions.

Faites une réunion en interne pour faire le point, tirer des leçons et capitaliser les acquis. C’est aussi le moment d’analyser votre KPI définir dès le départ. L’événement est-il finalement rentable ?