Comment définir le budget d’organisation d’une soirée de gala ?

L’organisation d’événements tels qu’une soirée de gala demande une vraie rigueur sur le plan logistique, ce qui suppose l’établissement d’un budget fiable tenant compte à la fois des revenus et des dépenses engendrés par l’ensemble du processus. Surveiller la balance comptable pendant toute la préparation de votre soirée est donc fondamental. Cet article vise à vous accompagner dans la construction d’un budget, et surtout à présenter (ou à rappeler) les nombreux éléments qui doivent être pris en compte pour que votre gala ne devienne pas un gouffre financier. Il va en effet de soi qu’une soirée de ce genre doit engendrer des bénéfices si elle a une dimension caritative et éviter au mieux les pertes si l’on est, par exemple, dans le cadre d’un gala d’entreprise. Mais présentons les étapes de manière méthodique, en commençant par la genèse de votre projet ; par l’établissement d’une ligne directrice.

Définir une ligne directrice

Organiser une soirée de gala suppose avant toute chose d’arrêter un objectif ; vous devez vous demander quel but il s’agit d’atteindre. Ce but peut être financier, s’il s’agit notamment de récolter des fonds pour une association. Il peut aussi être managérial, et dans ce cas mis en place pour consolider les liens entre les employés, mettre en valeur la société… Il faut dans tous les cas vous poser la question de cette ligne de mire, puisqu’elle permet de poser le socle d’une feuille de route budgétaire. Selon la teneur de l’événement en effet, les sources de gain et les facteurs de perte peuvent considérablement varier. Par exemple, vous pourrez difficilement compter sur les frais d’inscription pour engendrer des bénéfices lors d’une soirée d’entreprise – cela reviendrait essentiellement à faire payer les salariés. En revanche, ces mêmes frais constituent une source de revenus essentielle pour l’organisation d’une soirée caritative.

Résumons donc ce premier conseil : il est important de se demander pourquoi vous organisez cette soirée, afin de pouvoir imaginer un plan de dépenses fiable et adapté à la situation.

Quelles sont les ressources financières dont je dispose pour organiser l’événement ?

Une fois que vous avez défini votre objectif principal, il est temps d’identifier les ressources financières indispensables à la mise en place et au succès de votre soirée de gala. Demandez-vous en premier lieu de quoi est constitué votre capital, qui peut être constitué…D’une partie des ressources financières de l’entreprise dans le cadre d’une soirée liée à une société ou des fonds personnels et associatifs dont vous disposez dans le cadre d’un happening caritatif.

• D’une aide extérieure, particulièrement si votre événement a pour but d’aider une association. Un(e) « mécène » peut participer à la construction du capital. Cet argent peut aussi venir, selon les cas, de la commune, d’une banque tenant à travailler son image par le biais de ses participations financières, etc.
• Selon l’ampleur et le type de l’événement, les ressources peuvent partiellement venir des revenus liés au sponsoring. En effet, les recettes publicitaires peuvent constituer une ressource financière majeure dans le cadre d’un budget d’organisation de soirée de gala.
• Des frais d’inscription, qu’il faut adapter au profil des convives. Dans le cadre d’une soirée d’entreprise, à défaut de faire payer l’entrée, on peut tout de même imaginer une participation aux achats de nourriture et de boissons.
• Selon les cas, des accords passés avec certains prestataires, qui pourraient voir dans votre événement une occasion de gagner en visibilité, en y installant par exemple un stand de promotion.

La liste ci-dessus concerne la construction de votre « cagnotte » de départ, elle se constitue de ce que l’on peut qualifier de recettes extrasèques. Il est important de songer aussi à vos sources de revenus durant l’événement lui-même, et donc à vos recettes intrinsèques. Elles peuvent être de différentes natures :

• L’organisation d’événements à l’intérieur de l’événement, tels que des jeux (tombola, quiz) qui conduiront vos invités à dépenser soit pour le simple divertissement, soit dans le but de décrocher un lot (faire payer le « simple divertissement » est cela dit déconseillé, puisque cela peut être considéré comme faisant partie de frais cachés).
• La mise en place d’infrastructures éphémères pour vendre de la nourriture ou des boissons sur place (qui peut venir remplacer ou compléter le repas principal selon vos choix). Il va de soi que cette option suppose une stratégie marketing supplémentaire pour ne pas écouler la marchandise à perte.
• La mise en place d’un système de privilèges, où les convives peuvent payer pour jouir d’un service supplémentaire ; par exemple l’occupation d’un salon privé. Cette option peut être proposée avant ou pendant l’événement.

Il est vivement conseillé de repérer ces différentes ressources financières, qu’elles soient extra- ou intrinsèques, dans les préparatifs d’une soirée de gala, avant de calculer les coûts. La raison est simple : jauger de votre « fortune », ou en tout cas de celle allouée à l’organisation de l’événement, permet de faire des choix plus éclairés concernant les coûts découlant d’un gala – et ils peuvent être nombreux.

Quel coût pour un gala ?

Vous avez déjà une idée de l’argent dont vous disposez et que vous pouvez obtenir grâce à votre événement. Mais cela ne constitue, comme on le sait, qu’une moitié du budget : il est essentiel de s’interroger sur les pertes financières. Si le terme peut faire peur, il s’agit en réalité d’investissements propres à atteindre l’objectif financier ou managérial défini, dès le départ, pour votre soirée de gala. Attention, cependant, à ne pas vous laisser déborder par la pléthore de frais possibles. Certains sont évidents, d’autres ne sont pas toujours faciles à anticiper et peuvent conduire à une déroute budgétaire. Pour éviter la catastrophe, il faut faire preuve de méthode dans la catégorisation de vos frais.

Dans l’optique de ne pas négliger certains facteurs de dépense, il peut être intéressant de se poser des questions selon la chronologie de votre événement, en vous basant sur le trio classique « avant, pendant, après ». Il est entendu que cette séparation est indicative. Certains pourraient choisir de régler une partie des frais à un autre moment, selon la nature des contrats engagés :

• Avant, il va s’agir de régler la location des locaux (si cela s’applique ; pour un gala d’entreprise, vous pourriez préférer soirée sédentaire et ainsi éviter ce genre de frais), d’acheter tous les objets et produits nécessaires (nourriture, lots pour les événements, couverts, décoration…), éventuellement de financer une campagne publicitaire (particulièrement pour les événements caritatifs). Dans certains cas, il faudra même investir dans du matériel audiovisuel, acquérir du mobilier… Selon les ressources financières à disposition, mais aussi par rapport à « l’esprit » de votre événement, vous investirez plus ou moins dans l’esthétique (décoration, thème) et le confort qu’apprécieront vos convives. Dans tous les cas, faites peser chaque acquisition dans votre balance budgétaire.
• Pendant, pensez à limiter les dépenses superflues, en faisant un usage raisonnable de l’eau et de l’électricité (aussi pour des raisons écologiques), évitez de faire appel à des intervenants externes en cas de panne, d’accident qu’il semble possible de juguler soi-même.
• Après l’événement, il faudra rémunérer tous les prestataires externes (les fournisseurs, ceux qui prêtent leur matériel…) et internes (les intervenants, le personnel employé, la sécurité…). Il est important de ne pas multiplier les ressources humaines, et de préférer une bonne distribution des postes éphémères à une surcharge du personnel. Il faudra aussi régler les charges liées à l’électricité, à l’eau, éventuellement au gaz – d’où l’importance d’être prudent « pendant ». La plupart de ces dépenses suivant le gala peuvent (et doivent) être anticipées, mais pensez à prévoir une marge : certaines urgences (par exemple l’intervention d’un plombier) risquent vite de peser dans la balance financière. Il faut aussi tenir compte des dépenses liées au nettoyage, à d’éventuelles réparations – souscrire à certaines assurances peut d’ailleurs prévenir l’irruption de charges assommantes.

Un budget adapté

Il est nécessaire de garder à l’esprit la balance gain/pertes tout au long de votre planification budgétaire ; c’est d’ailleurs une évidence pour tout investissement. Là où organiser une soirée de gala peut s’avérer particulièrement périlleux, c’est au niveau de la multiplicité des sources de recette et des charges : n’hésitez pas à faire relire et valider le projet par des tiers (idéalement au fait des préoccupations en jeu) afin d’éviter la confusion. Cette collaboration permettra de s’assurer que rien n’a été négligé, que cela soit au niveau des coulisses de l’événement ou au niveau du déroulé de celui-ci. Le budget d’une soirée d’entreprise ou celui rattaché à une récolte de fonds peut être composé d’entrées différentes ; mais elles sont dans tous les cas nombreuses et parfois imprévisibles. Évitez en tout cas le copier-coller : une feuille de route applicable à un gala ne le sera pas forcément à un autre, parce que les acteurs ou les enjeux sont différents. L’essentiel est de poursuivre l’objectif fixé dès le départ et de viser une qualité optimale des prestations sans nuire à la santé financière des organisateurs.