Comment le digital permet d’accompagner votre communication événementielle ?

Depuis plusieurs années, le digital a investi quasiment tous les secteurs d’activité et a profondément bouleversé les usages professionnels. L’événementiel n’a pas échappé à cette vague qu’est la digitalisation. De nos jours, quand vous organisez un événement, quelles que soient sa nature et son envergure, il est primordial que celui-ci soit digital et connecté si vous souhaitez en maximiser les résultats et les retombées. La communication événementielle est dynamisée, tandis que vos objectifs sont boostés grâce à diverses solutions digitales événementielles, synonymes d’innovation, de modernisation et de succès.

Un ciblage plus précis et des objectifs plus larges

L’événementiel ne consiste plus simplement à organiser un événement d’entreprise à un moment T. Vous devez tout faire pour le faire vivre à travers d’animation d’événement bien pensée. En faisant appel au digital, vous pouvez avoir un ciblage plus précis en profitant des nombreuses informations sur le web. Vous avez de quoi constituer une base de données précise et facile d’utilisation. Ce qui va vous aider à affiner le ciblage. En effet, pour que votre stratégie de communication événementielle soit efficace et fiable, il est primordial de sélectionner et de hiérarchiser vos cibles. Cela évite qu’elles ne passent pas à côté de votre message.

Par ailleurs, la communication digitale permet de répondre à plusieurs objectifs de la communication événementielle classique. Dans la perspective d’accroître votre notoriété et votre image de marque, vous pouvez recourir à diverses techniques digitales pour mieux comprendre et connaître vos cibles. De la même manière, dans une optique plus commerciale, la communication numérique peut vous aider pour vos différentes interrogations sur la performance attendue, le retour sur investissement, etc. Autrement dit, le digital est à même de répondre à des problématiques variées que vous devez identifier à l’avance avant l’organisation de votre événement d’entreprise.

Vous avez également la possibilité d’implémenter le digital dans votre stratégie de communication événementielle pour améliorer la qualité de votre événement d’entreprise. Différentes solutions digitales existent pour vous permettre de réaliser des études de qualité, de satisfaction, etc. Vous pouvez notamment créer un questionnaire en ligne et directement rattaché à la base de données de votre entreprise. Que ce soit avant, pendant ou après votre événement, vous collectez un vaste éventail d’informations sur l’animation digitale, la communication, etc. D’autres techniques digitales sont disponibles pour connaître les pics d’affluence, les zones chaudes…de votre événement.

Une communication efficace avant, pendant et après votre événement

Que votre événement d’entreprise soit organisé pour vos collaborateurs ou orienté vers les clients et les partenaires, vous devez toujours communiquer de manière efficace afin de garantir sa réussite. Ce qui implique une stratégie de communication événementielle structurée et adaptée au timing de votre événement.

Communiquer en amont de votre événement

La communication événementielle débute dès l’organisation même de votre événement d’entreprise pour le promouvoir efficacement. Grâce au digital, vous pouvez y arriver avec moins de difficultés. La première étape consiste à créer une landing page dédiée, un outil d’« événementialisation ». Il vous est possible de choisir entre deux options : soit consacrer une page du site web de votre entreprise à l’événement, soit créer un nouveau site web dédié. La landing page vous permet de réunir toutes les informations importantes sur votre événement d’entreprise. En y plaçant un module, vous avez alors la possibilité de récupérer les adresses e-mail de toutes les personnes conviées. En cas de changement, vous pouvez le leur indiquer rapidement. De même, la landing page dédiée vous apporte encore plus de sérieux et de légitimité.

Votre landing page dédiée créée, le digital vous offre également l’opportunité de promouvoir votre événement d’entreprise en mettant en place un scénario d’e-mailing. Suivant le scénario instauré, vous pouvez programmer l’envoi de plusieurs séries d’e-mails pour attirer et garder l’attention des destinataires. Vous pouvez en profiter pour leur distiller les détails au fur et à mesure que la date de votre événement approche. Une campagne d’e-mailing présente l’avantage d’être facile et rapide à mettre en œuvre tout en ayant un coût très faible.

Si votre entreprise est aussi présente sur les réseaux sociaux classiques et professionnels, il ne faut pas oublier de communiquer sur votre entreprise. Peu importe les plateformes de votre choix, il est essentiel de publier régulièrement sur votre événement d’entreprise comme des photos, des vidéos ou toutes informations utiles. Parmi les réseaux sociaux classiques incontournables figurent Twitter, Facebook et Instagram. Twitter est parfait si vous avez une communauté dynamique. Facebook offre des fonctionnalités qui permettent de publier directement l’événement sur votre page. Instagram est la plateforme par excellence pour la gestion d’image. Concernant les réseaux sociaux professionnels, LinkedIn est le plus grand. Il permet de créer une communauté et de promouvoir votre événement d’entreprise. En suscitant son intérêt, le digital rend votre communication événementielle beaucoup plus impactante.

Par ailleurs, vous ne devez pas oublier d’illustrer votre événement sur votre blog, si votre entreprise en possède un, ou dans la rubrique « Actualités » de votre site web. Il est indispensable que tous les articles que vous publiez fournissent aux internautes les informations essentielles en lien direct avec votre événement d’entreprise. Si celui-ci est ouvert, il ne faut pas ignorer l’importance des boutons « Call to action ». Ils vont booster le nombre des inscriptions. Mieux encore, vous pouvez améliorer la visibilité digitale de votre événement en multipliant les contenus qualitatifs et l’efficacité de votre stratégie de communication événementielle. Pour encore plus de visibilité, n’hésitez pas à intégrer sur votre blog les boutons permettant le partage de vos articles sur les différents réseaux sociaux. Offrez également à vos lecteurs la possibilité de commenter vos articles. Cela va augmenter la notoriété de votre événement.

Communiquer pendant la tenue de votre événement

Grâce aux réseaux sociaux, vous avez l’avantage de pouvoir communiquer tout au long de la tenue de votre événement d’entreprise. La solution est simple : le recours au live. Vous retransmettez sur les différentes pages de votre entreprise soit l’intégralité de l’événement, soit des phrases-clés. Pour rappel, une communication événementielle efficace implique une visibilité et une lisibilité digitales assumées. À titre d’exemple, vous pouvez interagir directement avec vos followers sur Twitter en les prévenant à l’avance du live tweet.

Facebook propose également les fonctionnalités live et story qui permettent de diffuser des images et des vidéos de toute animation innovante tout au long de votre événement d’entreprise. De ce fait, votre communauté est en mesure de le suivre en direct et de voir quelques aperçus. Sur Instagram, vous pouvez poster des stories avec la possibilité de les enregistrer et de les mettre en avant sur la page de votre entreprise. En revanche, il est déconseillé de multiplier les posts sur LinkedIn et autres réseaux sociaux professionnels. Il est recommandé de choisir un post puissant et de capitaliser dessus.

Communiquer après la tenue de votre événement

La communication événementielle ne consiste pas uniquement à communiquer avant et durant votre événement d’entreprise pour publier une animation digitale en particulier. Faire une rétrospective et la publier sont toujours des actions préconisées pour continuer à communiquer autour de votre événement sur le site web de votre entreprise et vos réseaux sociaux. Ce qui vous donne l’opportunité de remonter les retours, positifs comme négatifs. La visibilité digitale de votre entreprise, comme votre notoriété, se trouve alors boostée sensiblement. Vous pouvez profiter de cet événement d’entreprise pour créer des contenus pour les périodes creuses.

Les solutions digitales comme avenir de l’événementiel

À une certaine époque, le digital a été réservé exclusivement à un public très restreint. Cependant, cette réalité est révolue depuis plus d’une décennie. À l’heure actuelle, l’événementiel digital est en mesure de s’adapter à toutes les circonstances. Opter pour des solutions digitales comme animation d’événement rend votre événement d’entreprise beaucoup plus attractif. Pour cause, vous proposez à vos convives des expériences ludiques accessibles au grand public, des moments de divertissement inoubliables et de la publicité gratuite pour votre entreprise dans le futur.

Outre l’accessibilité, l’animation digitale a pour avantage de s’intégrer sans le moindre problème aux concepts traditionnels de l’événementiel tout en ayant recours à des supports plus populaires. De ce fait, elle participe au rajeunissement et à la dynamisation de l’événementiel. Par exemple, vous avez la possibilité d’intégrer les rallyes numériques en apportant une touche de modernité avec l’utilisation de tablettes tactiles. Et pour créer une véritable interaction et alimenter les parties en cours, il vous est possible de recourir à des contenus multimédias.

Avec une animation innovante, votre événement d’entreprise bénéficie d’une image moderne sans que les attentes des invités ne soient bouleversées. De plus, l’événementiel digital actuel peut vous proposer une grande variété d’animations grâce aux nombreux progrès technologiques. La RV ou réalité virtuelle et la RA ou réalité augmentée en sont les parfaits exemples. Les deux permettent de vivre une expérience immersive exceptionnelle. Les rendus sont de qualité, et respectent totalement la perspective et les interactions comme les déguisements et les animaux virtuels.