Les étapes organisationnelles d’un roadshow marketing

Le roadshow marketing représente-t-il le meilleur moyen de lancer un nouveau produit ou service sur le marché ou d’accroître la notoriété d’une marque existante ? Avant de valider cette opportunité, sachez que cet événement d’entreprise itinérant réclame un travail d’anticipation évalué entre 3 et 6 mois. Huit étapes importantes jalonnent son parcours qui peut être celui du combattant si vous brûlez une seule des étapes. Les agences événementielles sont rodées à sa mise en place et savent comment établir une relation privilégiée avec votre public cible qui va augmenter les ventes de votre entreprise et améliorer son retour sur investissement. Quand le road show événementiel est terminé, le suivi des leads permet d’envisager des axes d’amélioration pour les futures animations.

Qu’est-ce qu’un roadshow événementiel ?

Dans les grandes lignes, c’est un événement d’entreprise itinérant destiné à promouvoir un produit, une marque, un service ou encore une innovation. Ce road show marketing est destiné à toucher un public cible dans différentes villes pour les convertir en clients potentiels de l’entreprise. Les animations proposées peuvent inclure des panels de questions-réponses, des démonstrations de produits, des conférenciers, des expériences interactives ainsi que la mise en place d’un réseautage. Un tel événement permet à une entreprise d’identifier ses besoins et d’améliorer son positionnement sur un marché.

Les différentes étapes d’un road show marketing

Le marketing et la promotion d’un roadshow constituent les éléments phares d’un événement réussi. Il est capital d’informer les prospects et clients potentiels de la mise en place de l’événement et d’obtenir leur adhésion en encourageant leur participation. Le choix est vaste parmi les multiples canaux du marketing, comme les réseaux sociaux, les e-mails et les publicités en ligne pour annoncer l’événement. Toutefois, il faut prévoir une stratégie de suivi pour amplifier les résultats. Voici étape par étape, comment vous assurer une animation de road show performant.

Étape 1 : objectif de votre tournée événementielle

Vos objectifs vont dépendre entièrement de vos besoins qui peuvent être :

• Le lancement d’un nouveau produit sur le marché.
• Promouvoir l’image de marque de produits ou services.
• Le renforcement de la notoriété d’une marque.

La mise en place d’un rétroplanning permet de gérer au mieux le temps disponible sans stress. Ainsi vous avez une vision à 360 degrés de votre projet et vous restez réaliste en termes de faisabilité. Le rétroplanning permet de donner le top départ de l’opération et de visionner les différentes étapes qui vont jalonner votre tournée promotionnelle. Ensuite, vous rédigez un roadbook sur lequel vous inscrivez chaque étape : la date, les villes, les horaires, les plans, les contacts et les missions des divers intervenants.

Cette stratégie de marketing mobile permet de présenter une entreprise, les produits quelle fabrique et/ou distribue, dans différents endroits avec pour objectif d’accroître sa visibilité et de développer son portefeuille client. Cette méthode s’avère payante pour les entreprises qui veulent conquérir de nouveaux marchés ou booster leur présence sur des marchés définis. En cas de lancement d’un nouveau produit, c’est aussi l’occasion d’attirer l’attention des médias et de générer des buzz.

Le Roadshow marketing réduit la distance avec les clients potentiels et l’entreprise. Celle-ci rencontre en direct son public cible et lui présente ses produits ou services tout en recueillant ses avis et suggestions. De surcroît, un ciblage peut s’opérer sur des clients spécifiques avec lesquels l’entreprise établit une relation privilégiée qui permet d’augmenter les ventes de l’entreprise.Cette tournée est aussi le moyen d’attirer des investisseurs. En effet, les banques d’affaires visitent régulièrement ce type d’événement pour rencontrer des start-up.

Étape 2 : cadrer besoin et enjeux

Après avoir défini les objectifs, des points importants doivent être passés en revue comme :

• La problématique à laquelle répondre.
• La durée de l’événement.
• L’itinéraire.
• Les dates.
• Le budget.
• L’équipe opérationnelle.

Étape 3 : choix des supports de communication

La préparation de supports comme les PLV, l’habillage de camions, les goodies, les give-away, la signalétique… nécessitent un investissement important de vos collaborateurs qui peut prendre entre 3 et 6 mois. De même, les démonstrations de produits ou de services ne s’improvisent pas. Parfois, il est indispensable de faire appel à une agence événementielle pour que la narration et le storytelling soient réussis à la perfection. En outre, les équipements audiovisuels, le son et les lumières doivent être synchronisés par un professionnel pour offrir une expérience unique aux participants.

Pour être en parfaite adéquation avec votre marque, vous pouvez choisir comme vecteur de communication un camion ou un bus. L’essentiel étant de capter l’attention des gens avec un support original. Par exemple, la marque de prêt-à-porter Jacquemus a fait rouler des sacs à main géants dans les rues de Paris. Ceux-ci étaient en fait des œuvres virtuelles qui ont été réalisées en animation graphique. Le créateur californien Ian padgham avait précédemment fait défiler d’immenses bouteilles de vin rouge sur les rails du métro aérien de Paris. L’impact du road show événementiel est d’autant plus grand s’il se déplace dans des endroits différents et stratégiques.

Étape 4 : identification des lieux

Il est important de prendre le temps de visiter les lieux qui vont accueillir votre roadshow marketing afin de vous assurer de l’adéquation de l’endroit avec le public concerné. N’oubliez pas que ces lieux doivent incarner les valeurs fortes de vos produits ou services. Par exemple, il faut cibler des villes où résident vos clients potentiels. Celles-ci doivent correspondre à l’image véhiculée par votre entreprise. Le road show événementiel offre aussi l’opportunité de promouvoir un secteur particulier comme l’innovation ou l’immobilier. Quatre éléments peuvent vous permettre de choisir au mieux les villes candidates à votre roadshow marketing :

• Les endroits où vit votre population cible. Les grandes villes offrent une population plus diversifiée, alors que les villes plus modestes disposent d’un public davantage concentré.
• Le budget alloué. Force est de constater que les grandes villes sont plus chères. Les petites villes offrent des tarifs plus avantageux.
• La qualité des infrastructures locales. La difficulté majeure est de débusquer les infrastructures nécessaires à la réussite du road show événementiel. Par exemple : des hôtels, des installations de sport, des restaurants ou salles de réunion.
• État de la concurrence. Renseignez-vous auprès des mairies si d’autres entreprises similaires à la vôtre organisent des événements à la même période et dans les mêmes endroits. Négliger cette éventualité peut nuire à la réussite de votre road show marketing.

Il reste à prévoir les démarches administratives pour la location des lieux ainsi que les autorisations qui sont à régler en amont.

Étape 5 : maîtriser la logistique

La coordination des déplacements, le transport, l’hébergement sur place, les équipements et les fournitures pour les tournées constituent une logistique bien ficelée. Sans partenaires fiables, vous risquez de vous attirer les foudres des invités et d’impacter négativement vos produits ou services. En complément, il faut prévoir la location d’espaces, la gestion de la sécurité pour les membres de l’équipe et le matériel exposé à la vue du public.

Dans un premier temps, répartissez votre force de vente en fonction des lieux que vous avez choisis. C’est-à-dire le commercial qui sera à l’aise avec la population locale et qui connaît bien la région.

Ensuite, le temps de déplacement doit être comptabilisé pour définir le type d’infrastructures à prévoir. En effet, le temps de montage et démontage doit s’inscrire dans le timing et le budget. La durée de l’opération doit être prise en compte au même titre. Afin de ne rien oublier, l’établissement d’une check-list est indispensable. D’autres détails ont leur importance comme la météo de la région. L’anticipation reste le maître mot de cette étape.

Étape 6 : La promotion du roadshow marketing

Il s’agit d’informer la clientèle cible, les partenaires et les médias de proximité de l’imminence de l’événement d’entreprise pour s’assurer d’une participation optimale. Des messages ultras personnalisés sont à privilégier comme les invitations par e-mail, les réseaux sociaux, les relations publiques et les campagnes de publicité sur internet.

En principe, un road show marketing inclut des conférenciers, des lancements de produits ainsi que des tables rondes. Les participants qui sont des clients cible assistent à des démonstrations et permettent un réseautage efficace. Si l’événement prend de l’ampleur, il évolue vers une conférence ou un sommet d’utilisateurs.

Étape 7 : Check-up réguliers

Un reporting de qualité est nécessaire chaque jour pour vérifier l’atteinte des objectifs. L’idéal consiste à débriefer avec les équipes en fin de journée.

Étape 8 : le suivi des leads

Quand le roadshow marketing est terminé, il est important d’assurer le suivi des prospects et des clients potentiels que vous avez eu l’occasion de rencontrer. Les enquêtes représentent un outil performant pour mesurer le niveau de satisfaction des participants et analyser les retombées sur les ventes et la qualité de la relation clientèle.

D’autres indicateurs sont constitués du nombre de prospects rencontrés, du nombre de nouveaux clients gagnés, et du retour sur investissement. La tournée de présentation doit faire l’objet d’une évaluation et d’une étude des résultats pour en déduire si l’opération de communication a porté ses fruits. À l’issue de ce travail, des améliorations sont envisagées pour les futurs road shows événementiels .

La mise en place des animations d’un road show marketing est un travail de longue haleine qui nécessite l’intervention d’une agence spécialisée en événementiel pour vous éviter les mauvaises surprises qui peuvent produire l’effet inverse à celui recherché.