Étapes clés pour l’organisation d’un road show

L’organisation d’un road show marketing ou d’une campagne événementielle itinérante est un challenge aussi motivant que délicat dans sa gestion et dans son organisation. En effet, chaque étape est cruciale et aucune ne tolère d’être négligée si l’on souhaite un déroulement optimal du road show d’entreprise. Pas de place pour l’improvisation, et encore moins pour l’amateurisme. Seule une solide préparation garantira la réussite de votre projet de communication événementielle. Il est donc indispensable d’y réfléchir en amont.

Que peut vous apporter le marketing itinérant ? Quelles sont les étapes clés pour une animation de road show réussie ? Voici les fondamentaux.

Un road show marketing, qu’est-ce que c’est ?

La définition marketing du road show

Le marketing itinérant consiste à organiser des campagnes de communication sous la forme de tournées promotionnelles qui se déplacent de ville en ville selon des étapes préétablies.

À travers diverses animations et démonstrations, l’entreprise expose ses produits, services ou prestations aux acteurs locaux. La finalité d’une campagne événementielle itinérante est simple : il s’agit de renforcer le réseau, la visibilité et la notoriété de l’entreprise organisatrice.

Pourquoi opter pour le road show ?

Le road show fait partie des outils de communication directe les plus performants dans le cadre d’un lancement d’envergure.

En effet, rien n’est plus efficace que le contact humain pour établir instantanément un sentiment de proximité et de connivence avec le public. L’approche sur le terrain est plus douce, l’écoute y est plus facile. En comparaison, la prospection téléphonique ou le mailing sont souvent jugés intrusifs.

Une équipe de commerciaux qui s’adresse directement à un public cible a beaucoup plus de possibilités de nouer des liens solides avec ses prospects, et d’instaurer un climat de confiance. Ce qui amorce favorablement les négociations et les signatures de contrats.

De la même manière, le public sera plus facilement convaincu par un produit qu’il aura pu découvrir et tester lui-même ou par le biais d’une démonstration interactive. Il est facile de falsifier des performances sur une vidéo, alors qu’une animation en direct saura convaincre d’elle-même et inspirer confiance.

De plus, les contacts établis dans l’ambiance festive et conviviale d’un road show seront beaucoup plus faciles à réactiver par les équipes de commerciaux une fois rentrés.

Les étapes clés d’un road show marketing réussi

Un road show est un événement d’envergure dont l’organisation ne s’improvise pas. Le maître-mot est l’anticipation. Plus il sera préparé en amont, plus le road show a de chances d’être percutant et raisonnable au niveau des coûts.

Idéalement, il faudrait commencer la préparation un an à l’avance. Mais un délai de cinq à trois mois permet une préparation tout à fait correcte.

Définir vos attentes

Étape préliminaire à toutes les suivantes : celle de la définition de vos attentes et objectifs.

Souhaitez-vous promouvoir un nouveau produit, augmenter votre visibilité, ou renforcer votre image de marque ? Toute l’organisation découlera directement de ce que vous attendez du road show.

Vos objectifs impacteront la désignation des intervenants, l’argumentaire commercial, le choix des localités et des structures d’accueil, la nature des animations, la sélection des personnalités invitées, la logistique… bref, absolument tout l’ensemble du projet.

À noter que ces objectifs de votre road show devront être précis, mais aussi quantifiables afin de faciliter l’identification des KPI.

Estimer votre budget

Une fois les objectifs identifiés, il est temps de décider de leur financement.

Il n’est pas facile de prévoir les dépenses d’une animation de road show à l’euro près, c’est pourquoi il vaut mieux commencer sur la base d’une fourchette budgétaire. Elle servira de cadre pour les premières estimations de prix.

Établir le rétro planning du road show

Le rétro planning permet d’offrir une vision globale du déroulement du road show. Il servira ultérieurement à rédiger le livre de bord qui fera office de référence aux intervenants de l’événement. Il est donc important de le peaufiner pour le rendre le plus complet possible.

Un bon rétro planning doit préciser :

• Les délais de préparation de la campagne événementielle.
• Sa durée totale, ainsi que la durée de chaque étape.
• Les informations clés du road show: les dates de départ et de passage dans chaque ville, le nombre d’étapes, leur localisation, le type d’animations proposées, etc.
• Les supports utilisés et la nature de leur préparation : véhicules à aménager (camions, bus ou voiture), stands en salon ou structures de plein air à monter.

Sur cette base, le livre de bord rédigé pour l’équipe du road show pourra fournir avec précision toutes les informations dont les participants ont besoin pour fonctionner une fois partis en tournée :

• La mission attribuée à chacun, ainsi que sa durée.
• L’itinéraire des étapes avec les dates, les localités et l’agenda détaillé.
• La liste des contacts utiles sur place.
• Les plans des villes-étapes et les coordonnées des lieux d’hébergement et de restauration.

Choisir les lieux et la période de la campagne événementielle itinérante

Veillez à choisir la bonne période pour votre road show. Pour cela, il vaut mieux vous renseigner sur les autres événements de votre thématique pour éviter de vous retrouver en concurrence avec un festival connu ou un salon de grande envergure qui siphonnera tous les prospects.

Les lieux ont également une grande importance, car ils doivent faire coïncider au mieux vos objectifs avec les attentes de votre public cible. Certaines villes permettent de louer des espaces dédiés aux road show utilisant des véhicules. D’autres proposent des locations de terrains, de salles ou de bâtiments. Pour chaque halte du road show, il faudra sélectionner le lieu le plus représentatif de votre image et de vos valeurs.

Mettre en place la logistique

La logistique est une étape cruciale de l’organisation d’une tournée itinérante.

Elle doit tenir compte de toutes les problématiques liées aux contraintes techniques des animations, aux spécificités des lieux choisis, aux périodes de l’année.

Une fois les lieux et la période déterminée, puis la répartition des équipes établie, vient le moment de prévoir l’organisation de chaque étape du road show : entre autres les temps de déplacement, de montage et de démontage des prestations.

Cela implique de s’occuper en amont des diverses demandes d’autorisations administratives auprès des mairies, ainsi que des inscriptions éventuelles à des salons professionnels. Mais également d’organiser le quotidien des intervenants (les hébergements, la restauration, les déplacements des équipes).

La logistique est un point fondamental dans l’organisation de road show. Il est important de prendre le temps de l’optimiser en amont. Ainsi, une fois la tournée lancée, cela simplifiera significativement la gestion des aléas qui ne manquent jamais d’apparaître.

Penser à la communication

Pour attirer le public, un événement doit susciter l’attente et le désir. Cela nécessite une bonne stratégie de communication tant en amont que lors du déroulement du road show.

À chaque étape de la campagne événementielle itinérante, des personnalités médiatiques locales seront conviées. Des journalistes, des notables, des experts, des influenceurs qu’il faudra préalablement identifier puis contacter.

Les supports devront également faire l’objet d’une réflexion. Communiqués de presse, annonces sur les réseaux sociaux, PLV, habillages de véhicules, flyers et goodies seront à préparer pour annoncer le road show.

L’amont est important, mais il est pertinent de penser également à la communication pendant l’événement. Un site web ou un compte dédié sur les réseaux sociaux, diffusant régulièrement des renseignements pratiques et des actualités liées au road show seront appréciées du public.

Une communication bien pensée maximisera la visibilité du road show. Cela demande encore une fois un peu de temps, mais les bénéfices générés en valent largement la peine.

Fixer un calendrier des feedback

L’entreprise a besoin d’être tenue au courant du déroulement du road show en temps réel.

Un road show est autant un outil marketing itinérant qu’un outil marketing de proximité. Pour conserver un maximum de visibilité, chaque étape de la tournée peut avoir besoin d’un ajustement pour s’adapter au public de la localité concernée.

Un suivi régulier s’impose pour évaluer les retombées médiatiques au jour le jour et apporter quelques modifications aux animations si besoin. Il est donc important d’organiser un calendrier de reportings avec les équipes en place. Ainsi les corrections se feront au fur et à mesure, et vous gagnerez en efficacité au fil de la campagne promotionnelle.

Pour conclure

Pour une entreprise, le road show est un atout marketing majeur pour développer sa visibilité et son image de marque.

Cependant, l’organisation d’un tel événement ne s’improvise pas et demande de solides compétences. Pour éviter les impairs, l’anticipation et le professionnalisme sont indispensables. Il est vrai que chaque étape nécessite un investissement conséquent en temps et en énergie, mais en retour notoriété et hausse du chiffre d’affaires seront immanquablement au rendez-vous.

Peut-être ne maîtrisez-vous pas l’expertise du road show en interne. Dans ce cas, un prestataire spécialisé sera la meilleure solution pour faire de votre road show un succès générateur de plus-value. Quoi qu’il en soit, que vous choisissiez l’organisation de road show en interne ou par un spécialiste, l’anticipation et un brief précis seront vos meilleurs alliés pour mener votre projet à bien.