Trucs et astuces pour l’organisation d’une fête du personnel

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Trucs et astuces pour l’organisation d’une fête du personnel

Fête du personnel : les pièges à éviter

L’entreprise, ce n’est pas uniquement un environnement de travail. C’est également un lieu où des personnes de différentes origines se côtoient. L’organisation de fêtes pour le personnel permet de renforcer les liens entre les collaborateurs, ce qui s’avère très bénéfique pour l’entreprise, mais aussi pour le bien-être de vos salariés. L’organisation d’un tel événement est une tâche fastidieuse à ne pas prendre à la légère. Selon le budget destiné à cette soirée, vous allez devoir définir le lieu, le type de soirée, et tout un tas d’autres petits points tout en respectant les normes en vigueur et en assurant la sécurité des salariés, invités et prestataires présents.

Définir le budget, et la date de votre fête du personnel

Définir la date et déterminer précisément le budget alloué à votre soirée d’entreprise, sont généralement des points prioritaires dans l’organisation de votre événement. L’ampleur de votre fête du personnel et les aspects logistiques associés sont évidemment cruciaux pour appréhender l’enveloppe budgétaire qu’il vous faudra consacrer.

Le budget et le nombre de convives : deux éléments d’importance.

Le lieu de votre événement est une décision importante dans l’organisation de votre fête du personnel. Mais avant de choisir le lieu, il est essentiel d’avoir une idée assez précise du nombre de participants, ainsi que du budget que vous pouvez consacrer à cet événement.

À partir de là, vous allez également pouvoir décider du type de soirée que vous envisagez, repas assis, apéritif, cocktail, animations, etc.

Réussissez votre soirée du personnel

En prenant la décision d’organiser une fête du personnel, vous aurez tout naturellement envie d’une fête couronnée de succès, à l’image de votre société.

Vous n’êtes certainement pas sans savoir que ce genre d’événements peut être très constructif pour l’ambiance sur le lieu de travail, il peut resserrer les liens entre salariés, rebooster la motivation de ces derniers, augmenter leur productivité à venir …

Qu’il s’agisse de fêter un événement particulier, les bons résultats de l’entreprise, ou tout simplement d’une soirée de Noël d’entreprise, nous vous conseillons de passer par les services d’un traiteur événementiel. Il maîtrise toutes les ficelles du métier, il sera capable de faire de votre soirée un événement remarquable. De l’organisation de la soirée, au repas, en passant par les animations, il s’occupe de tout.

Les organisateurs événementiels vous proposent des prestations complètes et personnalisées pour vos soirées à thèmes.

Repas assis, buffet à volonté, cocktail, apéritif dînatoire, etc. Quel que soit votre choix, un traiteur événementiel s’adapte à vos besoins, il trouvera toujours une solution pour vous apporter des prestations de qualité, qui seront largement à la hauteur de vos espérances.

Lancez les invitations

Avant toute chose, un des éléments à définir en priorité est la date. Il ne sera pas aisé de trouver un moment adapté à tous vos salariés. N’hésitez pas à les mettre à contribution, proposez-leur plusieurs dates par le biais d’un sondage. Ainsi, vous choisirez la date convenant au plus grand nombre.

Pour que votre soirée d’entreprise soit réussie, il est important que vos salariés aient envie de venir, qu’ils ne s’y sentent pas obligés.

Faites leur parvenir les invitations par mail, ou par courrier. Précisez bien qu’il s’agit d’un événement festif, et que bien que leur présence soit souhaitable, elle n’est nullement obligatoire.

Demandez-leur de vous indiquer au plus tôt leur présence ou non par courrier, ou en retour de mail. Cela vous permettra de pouvoir organiser au plus juste les quantités de nourriture à prévoir, mais aussi le type de lieu d’accueil adapté.

Concernant le lieu de l’événement, certaines entreprises font le choix de faire leur soirée d’entreprise dans leurs propres locaux, alors que d’autres optent pour la location d’une salle à l’extérieur.

Découvrez ci-dessous quelques infos nécessaires afin de vous aider à faire votre choix.

Organisation d’un événement d’entreprise au sein de votre société

Si vous décidez de faire votre fête du personnel dans les locaux de l’entreprise, il faut être très attentif aux précautions à prendre.

Soyez particulièrement méfiant avec vos prestataires.

Si la prestation atteint les 400 heures, ce qui normalement ne sera pas le cas, vous avez une obligation de rédaction d’un plan de prévention. Ce document fixe les règles de sécurité à respecter afin de réduire les risques inhérents à cette activité supplémentaire au sein de l’entreprise.

Toutefois, même pour une soirée de quelques heures, nous vous recommandons de faire signer à vos prestataires un document fixant les règles de sécurité.

N’oubliez pas que vous êtes responsable de tout ce qui a lieu au sein de votre entreprise, qu’il s’agisse de salariés, ou de personnes extérieures.

Il est de votre devoir de faire respecter ces mesures sécuritaires aux prestataires présents sur les lieux.

Prêtez une attention toute particulière au moment de la fin de soirée, ou le moment de remballer le matériel est venu. Souvent poussés par l’envie de finir leur travail rapidement, certains prestataires pourraient en oublier les règles de sécurité, et prendre des risques que vous ne pouvez pas permettre.

Nous vous conseillons de confier la surveillance de ce moment à l’un de vos employés. Il aura ainsi l’œil sur ce qui se passe, et pourra recadrer si besoin les personnes imprudentes. Lors de cette soirée, si seulement vos employés sont présents, alors les dispositions du Code du travail s’appliquent.

Vérifiez les conditions de sécurité actuelles de vos locaux.

Vos locaux doivent rester adaptés aux circonstances exceptionnelles de votre soirée du personnel. Vérifiez le nombre de sorties de secours minimum obligatoires, le type d’extincteur est-il adapté au matériel supplémentaire installé pour votre soirée, etc.

Et comme nous ne sommes jamais assez prudents, demandez à votre organisme de contrôle qu’il effectue une dernière inspection avant que n’ait lieu votre soirée d’entreprise.

Si vous envisagez d’ouvrir cette soirée aux membres de la famille de vos salariés, à vos clients ou partenaires, alors sachez que l’ERP s’applique. (Réglementation des établissements accueillant du public)

Un traiteur événementiel : un allié de choix pour vous accompagner

Dans ce genre de situation, il est vivement recommandé de travailler avec un professionnel de l’événementiel tel qu’une agence événementielle. Il connaît les réglementations en vigueur à respecter, les démarches à effectuer, …

Il se chargera par exemple d’effectuer une demande d’autorisation au maire de la commune, afin qu’il autorise ou non votre soirée, et qui fera passer la commission de sécurité. Mais il fera également des déclarations de manifestation en préfecture. (SACEM, fisc)

Faites signer un contrat à votre prestataire événementiel, lui imposant une obligation de résultat pour tout ce qui est conformité légale et réglementaire de votre événement de type.

Organisation de votre événement d’entreprise dans une structure extérieure

Pour l’organisation d’une fête à destination de vos employés, nous vous recommandons d’essayer de la séparer le plus possible de votre activité d’entreprise. Choisissez de préférence une plage horaire qui n’empiète pas sur le temps de travail, ainsi qu’un lieu extérieur à l’entreprise. Laissez le temps à vos employés de rentrer chez eux, de se préparer. C’est la parfaite occasion pour chacun de se montrer sous un autre jour.

En procédant ainsi, votre événement prend un air plus convivial, plus festif, moins axé sur le travail.

Soyez attentif à la gestion de l’alcool

Sachez que les consommations d’alcool sont très réglementées en entreprise. Selon l’article R4228-20 du Code du travail, seuls la bière, le cidre, le vin et le poiré sont autorisés sur le lieu de travail.

En louant une salle, ou en choisissant de faire votre manifestation dans un lieu destiné à accueillir du public, comme un restaurant par exemple, cet article ne s’applique pas. C’est donc la structure d’accueil qui prend la responsabilité du respect des obligations de sécurité.

Attention toutefois, votre obligation générale de sécurité peut subsister si l’événement en question est d’une façon ou d’une autre lié au travail. (Pot de départ, événement lié à l’atteinte d’objectifs, signature d’un contrat, etc.)

En cas d’accident lié à la consommation d’alcool, votre responsabilité peut être engagée au civil, comme au pénal.

Soyez prévoyant

Il est donc essentiel de communiquer et de sensibiliser vos équipes en amont sur les règles de bienséance à respecter lors de cette soirée d’entreprise.

Rappelez-leur qu’il leur est interdit d’être en état d’ébriété, mais sensibilisez-les également sur la notion de non-assistance à personne en danger, ainsi que les risques encourus.

Prévoyez des éthylotests à disposition de vos salariés en sortie de soirée. Ou même plus efficace, prévenez les bien avant le jour J, que leurs clés leur seront demandées en début de soirée, et que seules les personnes dont l’éthylotest sera négatif pourront récupérer leurs clés de voiture.

Pensez à prévoir des moyens de transport afin d’être en mesure de ramener au besoin les salariés en état d’ébriété depuis la fête du personnel à leur domicile.

Toutes ces mesures doivent leur être expliquées bien en amont par le biais d’une note de service.

Soyez raisonnable dans les quantités de boissons alcoolisées proposées lors de votre soirée, et assurez-vous qu’il y ait largement assez de boissons sans alcool, et surtout interdisez l’introduction de boissons alcoolisées à vos salariés.

En respectant les règlements et conseils cités dans cet article, vous vous protégez vous-même, votre entreprise, mais aussi et surtout, vous protégez vos salariés.

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