Incentive en entreprise : quelles règles d’encadrement ?

Avez-vous déjà entendu parler d’ « incentive en entreprise » ? Cette expression très souvent utilisée comporte un mot d’origine anglaise dont la signification est « motivation ». L’incentive est une pratique très répandue dans le milieu de l’entreprise et est dirigé soit vers le personnel soit vers des partenaires et la clientèle. Cette pratique qui pourrait s’apparenter à la distribution de pots de vin est très réglementée.

Dans les détails qui suivront, nous présenterons de long en large, l’incentive en entreprise ainsi que les règles qui l’encadrent.

Qu’est-ce que l’incentive ?

Terme anglophone signifiant motivation en langue française, l’incentive regroupe toutes les méthodes pratiquées de sorte à produire et accroître la motivation chez le personnel d’une société. Ce dernier peut être déjà en fonction dans l’entreprise ou en cours d’être recruté. Elle est également dirigée vers les partenaires et la clientèle de l’entreprise.

Généralement, l’incentive est pratiqué pour récompenser de façon exceptionnelle un collaborateur, car l’enjeu est de taille. Ainsi, il est plus motivé à contribuer davantage à la croissance de l’entreprise.

C’est donc une stratégie pour provoquer une amélioration des résultats au sein d’une équipe. L’incentive peut être décidé par les dirigeants de l’entreprise ou demandé par un ou plusieurs membres du personnel. Bien souvent, il s’agit d’un incentive des forces de vente. Mais, il peut s’étendre à d’autres employés de l’entreprise.

L’incentive en entreprise : de quoi s’agit-il ?

En entreprise, le terme est très couramment utilisé. L’incentive est pratiqué par les dirigeants d’entreprises afin de motiver leurs employés et également pour les garder. Les statistiques en la matière montrent que des programmes d’incentive sont déployés dans plus de 77% des entreprises françaises en 2017.

Les programmes d’incentive se rencontrent sous deux formes en entreprise.

L’incentive interne

Pratiquer l’incentive interne, revient à motiver les salariés internes d’une entreprise à travers des récompenses. Il s’agit d’une stratégie de management ayant pour objectif d’accroître significativement la productivité des collaborateurs. Elle s’applique bien souvent au niveau du département commercial.

La plupart des chefs d’entreprises désirent stimuler davantage la productivité chez leurs collaborateurs durant toute une année. Malheureusement, bien souvent, les ressources internes ne le permettent pas. Parfois, l’activité de l’entreprise est saisonnière. Dès lors, des programmes d’incentive sont pratiqués à l’interne de façon ponctuelle. Les récompenses sont généralement de nature économique.

Pour qu’il soit efficace, un programme d’incentive n’a pas besoin d’un grand budget.

L’incentive externe

Ici, les actions de motivation sont dirigées vers les partenaires externes. Il peut s’agir d’agents commerciaux d’une société B distributrice de produits d’une société A. Le programme est initié et déployé par l’entreprise A en collaboration avec sa partenaire B.

Lorsque la collaboration entre partenaires ou entre entreprises et collaborateurs est bonne, les performances sont souvent au rendez-vous.

Dès lors, à travers un programme d’incentive, les relations entre partenaires, collaborateurs et clients sont renforcées. Les distributeurs et les clients sont plus enclins à la fidélité envers une marque détenue par l’entreprise qui déploie le programme d’incentive.

Les programmes d’incentive sont taxables. Néanmoins, ils peuvent faire l’objet d’exonérations partielles ou entières.

Incentive interne : la réglementation

La législation relative à l’incentive interne est très simple. En effet, elle la considère le service des impôts comme étant un complément de salaire. Dès lors, l’incentive interne est une pratique qui relève du droit commun.

Par voie de conséquence, la législation fait obligation à l’entreprise ayant déployé un programme d’incentive d’intégrer à la fiche de paie les différentes récompenses. De son côté, l’employé est également tenu de déclarer ces gratifications.

L’incentive externe : la réglementation

Le cadre juridique relatif à l’incentive externe est moins simple que celui de l’incentive interne.

Ici, celui qui décide de l’incentive n’a pas qualité d’employeur vis-à-vis de celui qui en bénéficie. Toutefois, l’incentive est considéré ici comme une rémunération. Cette dernière est pour une activité accomplie dans l’intérêt de l’entreprise de celui qui déploie le programme.

L’incentive externe est encadré par l’URSSAF. Elle présente également des avantages fiscaux appliqués par cette même autorité.

Le régime de Contribution Forfaitaire Libératoire

La CFL est un régime de taxation qui offre une exonération sur les cotisations pendant un versement de chèque cadeau dans le cadre d’un programme d’incentive externe. Ce régime oblige au respect de certaines conditions.

Conditions d’éligibilité à la CFL

Certains salariés peuvent recevoir des titres cadeaux dans le cadre d’un incentive. Le régime de la CFL est applicable à ce type d’employé. Ces titres sont bien évidemment émis par des entreprises spécialisées. Le salarié doit cependant être dans l’un des secteurs suivants :

• la cosmétique ;
• la parfumerie ;
• la pharmacie et la parapharmacie ;
• la concession automobile ;
• la banque et l’assurance ;
• la distribution ;
• portiers d’hôtels.

Lorsqu’une société spécialisée dans les chèques cadeaux donne à un salarié l’un de ces chèques cadeaux, le bénéficiaire subit la CFL. Le domaine d’activité ici importe peu.

Les champs d’application de la CFL

La CFL fait obligation aux entreprises de scinder en deux groupes, les opérations d’incentive du personnel. L’entreprise peut conformément au cadre juridique de l’incentive, choisir de déclarer chaque année l’ensemble de ses programmes d’incentives ou faire 4 déclarations dans l’année.

Les obligations des entreprises

Les entreprises sont soumises à des obligations qu’elles doivent respecter.

• La collecte

Quand bien même aucun programme n’aurait été déclaré, l’entreprise est tenue par la réglementation de collecter et de sauvegarder les données suivantes pour chaque bénéficiaire :

1. nom et prénom ;
2. nom de jeune fille (pour les salariées mariées) ;
3. numéro de sécurité sociale ;
4. coordonnées de naissance ;
5. nationalité ;
6. adresse ;
7. montant des récompenses reçues ;
8. coordonnées de l’employeur.

• La déclaration

Sans avertir les dirigeants d’une entreprise, l’URSSAF peut déléguer des inspecteurs aux fins de vérification de la conformité réglementaire des programmes d’incentives déployés par l’entreprise. Ces inspections inopinées sont les raisons pour lesquelles l’entreprise doit sauvegarder toutes les informations.

• L’information

L’entreprise qui exécute un programme de motivation externe a l’obligation de fournir autant aux bénéficiaires qu’à leurs employeurs, le montant des récompenses octroyées, des cotisations et contributions. L’information doit être portée aux bénéficiaires avant le 1er jour du mois qui suit celui de la récompense ou avant le 31 janvier de l’année civile.

Une archive de tout cela doit être tenue en vue des inspections de l’URSSAF.

Le régime du droit commun

Ce régime est appliqué aux activités qui ne font pas l’effet d’application de la CFL. Le régime de droit commun est appliqué dès le premier euro perçu.

Il s’applique également aux activités couvertes par la CFL dès lors que les montants perçus par un employé au cours d’une année civile sont supérieurs aux 150% ou 70% du SMIC selon les cas.

Ce régime est aussi appliqué lorsque l’entreprise n’a pas distribué que des titres cadeaux. Lorsque le montant distribué chaque mois est supérieur à 150% du SMIC, ce régime est également appliqué. L’opération doit cependant être annuelle.

Lorsque le montant distribué chaque mois est supérieur à 70% du SMIC, ce régime est également appliqué. Cette fois-ci, il s’agit de 4 incentives effectués dans l’année.

Par ailleurs, ce régime prévoit aussi que la loi de finances de la sécurité sociale votée pour l’année 2011 soit appliquée. Cette loi précise que les tiers financeurs doivent verser 30% à 35% de cotisations.

Incentive en entreprise : formats et cadre juridique particulier des gratifications octroyées

Dans le cadre d’un programme d’incentive des employés, les dirigeants peuvent décider de plusieurs formes de récompenses.

Primes monétaires

Pour motiver une personne, l’argent est bien souvent l’instrument utilisé. D’ailleurs dans le cadre d’un incentive des forces de vente, la prime monétaire est la gratification la plus distribuée. Néanmoins, les autres salariés peuvent également en bénéficier.

Ce type de récompense peut revenir cher à l’entreprise. En effet, la prime monétaire fait l’objet de cotisations sociales.

Chèques cadeaux

Ils sont rangés dans la catégorie des récompenses en nature. Néanmoins, ils s’apparentent aux primes financières. Les salariés français aiment bien avoir ces récompenses qui se déclinent sous plusieurs formats.

Les bénéficiaires sont libres d’utiliser leurs chèques cadeaux comme ils le désirent. Au bénéfice des entreprises qui les octroient dans le cadre d’opérations d’incentive des employés, des réductions d’impôt sont faites.

Chèque culture

Ce type de gratification est offert dans une optique de promotion culturelle. Le chèque culture se décline également sous plusieurs formes. Il offre par ailleurs des réductions d’impôt.

Cadeaux d’affaires

Ils sont très courants dans le cadre d’accord professionnel. Pour prévenir les infractions à la loi, l’octroi des cadeaux d’affaires est rigoureusement encadré. Ils peuvent être versés au résultat net imposable de la société. Ainsi, ils constituent des charges déductibles. Cependant, il y a des conditions qui s’appliquent.

En premier lieu, la société a la possibilité de collecter la TVA dès lors que par an, le cadeau coûte moins de 69 euros TTC, et ce, par bénéficiaire.

En second lieu, le cadeau peut être offert à un client. S’il est offert dans l’intérêt direct de la société, le montant induit par cette récompense est déductible de l’impôt.

Gratifications en nature

En temps normal, on considère les récompenses en nature comme des compléments de rémunération.

Par voie de conséquence, on soumet la gratification en nature aux obligations sociales. Pour l’employé, elles sont soumises à l’impôt sur revenu.

La gratification en nature est à sa juste valeur, déductible du résultat de la société.

Il existe bien d’autres formats d’incentive en entreprise notamment les voyages offerts aussi bien aux salariés qu’aux partenaires commerciaux et la clientèle fidèle de la société.