Quelles démarches pour l’organisation d’un événement dans un lieu public ?

À vocation de recrutement de personnel, dans le cadre des activités d’une entreprise, ou encore à des fins diverses, une entreprise peut être amenée à organiser un événement quelconque dans un lieu public.

Dès lors, cela ne peut en aucun cas se faire sans un ensemble de procédures réglementaires allant des demandes de permission au cadre législatif de l’événementiel. Que faut-il savoir quant à l’organisation d’événements d’entreprise en lieu public ? L’essentiel des réponses possibles se retrouve dans les lignes à suivre.

Obtenir le feu vert auprès de la mairie ou de la préfecture

Quelle qu’en soit la raison qui pourrait vous amener à organiser un événement grand public, vous devez en tout état de cause demander auprès de la mairie de la région une autorisation. Il s’agit d’un véritable sésame pour vous garantir de ne pas être dérangé par les agents municipaux au moment inopportun.

Même s’il s’agit d’un vide-grenier ou d’un défilé, vous ne pouvez déroger à cette formalité. Ainsi, il faut en premier lieu connaître le cadre juridique de réglementation des événements grand public : le décret n° 97-646 du 31 mai 1997 ainsi que le Code Général des Collectivités Territoriales (dans les articles L.2211, L.2212 et suivants).

Ces deux derniers font office de textes de référence dont il faut s’imprégner avant de penser à organiser des événements d’entreprise en lieu public. Mieux, rapprochez-vous de l’autorité qui régit le territoire sur lequel vous désirez organiser votre manifestation et obtenez de lui une permission.

Pour ce faire, il vous faudra vous adresser dans l’un ou l’autre des cas à :

• La mairie, dont le maire est l’autorité jouissant du pouvoir de police d’après les articles L.2212-1 et 2212-2 du CGCT.
• La préfecture du département correspondant.

Tâchez donc d’être en règle pour éviter les interventions musclées de la police.

Remplir les formalités déclaratives

Le tout ne suffit pas de se présenter au niveau de la structure administrative compétente pour obtenir l’autorisation dont vous avez besoin. Il faut suivre certaines procédures comme le stipule en ses dispositions la loi 1901.

Entre autres, il s’agit d’informations holistiques sur l’événement qui se tiendra. Il faut :

• Renseigner les données concernant la structure qui organise l’événement : nom, contact, adresse.
• Fournir l’identité complète de son représentant devant la loi ainsi que son adresse exacte.
• Dire ce sur quoi porte l’événement et le/les lieu(x) où se tiendra l’événement.
• Inscrire la date calendaire à laquelle se tiendra l’événement avec les horaires de début et de fin de ce dernier.
• Fournir l’itinéraire s’il s’agit d’un événement qui nécessitera le déplacement d’individus à l’instar des carnavals ou défilés.
• Donner une estimation approximative des attentes en matière de participation.
• Renseigner les diverses dispositions pour la sécurité sur les lieux.
• Préciser les détails techniques de l’événement, utilisation d’une sonorisation ou de banderoles.

Retenez que cette demande en apparence longue doit porter la signature de certaines personnes membres de l’organisation. Il s’agit du président bien évidemment ainsi que de 3 responsables en charge de l’organisation. Par ailleurs, il est exigé que ces derniers résident dans les environs du lieu où se tiendra l’événement.

Tenir compte des délais de dépôt de la demande

Vous le savez, il est difficile de bien appréhender les délais de traitement des demandes de la part de nos structures administratives. Dans le cadre des déclarations d’événements en lieux publics, ces délais sont pourtant clairement encadrés et vous devez les avoir en têtes pour les inclurent dans le rétro-planning de l’organisation de votre événement d’entreprise.

Ici, il s’agit de veiller à déposer la demande d’autorisation à temps pour que cela ne constitue pas après un frein à l’événement. Le délai varie normalement de 3 jours au moins avant la date de l’événement jusqu’à un maximum de 15 jours avant la tenue de votre événement dans un lieu public.

Toutefois, le délai de dépôt peut varier selon la région et la réglementation en vigueur. À l’instar de certaines villes comme Paris, il faut déposer la demande deux mois avant la tenue de l’événement. Si la logistique de l’événement requiert un peu plus de travaux, la durée est exceptionnellement prolongée à 3 mois.

Savoir si votre demande est traitée favorablement

Pour connaître le statut de votre demande, il n’y a malheureusement pas de potion magique. La mairie ou la préfecture ne vous transmettra qu’un document d’autorisation temporaire et bien entendu révocable. Il faut donc prendre soin de votre précieux document d’autorisation une fois qu’il vous aura été attribué par les autorités compétentes.

Veiller à la sécurité de l’événement

La sécurité dont il est question ici couvre aussi bien la responsabilité civile que celle pénale. De ce fait, quel qu’en soit le nombre de participants venant à l’événement, il est capital de tout mettre en œuvre en matière de sécurité.

Il apparaît donc opportun de déployer tous les moyens qu’il faut pour assurer un bon déroulement de la manifestation. Il convient donc de s’intéresser à :

1. La souscription aux diverses assurances visant à protéger les personnes et les biens.
2. La conformité de toute la logistique pensée pour l’événement.
3. La rigueur dans les heures d’ouverture étude fermeture, ainsi que les mesures d’hygiène.
4. La mise à disposition d’un poste pour la sécurité sanitaire, normalement assuré par un organisme spécifique et spécialisé. Ceci concerne les manifestations de plus de 1500 participants.
5. Le bon emplacement du lieu et une accessibilité des lieux, notamment pour les handicapés ou autres.
6. La prévention efficace des incendies pour un événementiel grand public.

En parlant de sécurité, il incombe à l’entreprise qui organise l’événement en lieu public de veiller à tout mettre en œuvre pour limiter les risques d’accident de tout genre. Pour les concerts par exemple, il convient de respecter les normes en termes de capacité d’accueil du lieu.

Par ailleurs, le service administratif de la région peut s’impliquer dans l’organisation ainsi que le bon déroulement de l’événement. À ce titre, ils peuvent :

1. Modifier sur demande les horaires, le parcours.
2. Soutenir par un accompagnement technique les organisateurs : mise à disposition de salles, de la main d’œuvre.
3. S’impliquer dans le renforcement des mesures de sécurité prises : appuyez l’effort par la présence de gendarmes ou des forces de l’ordre.

Il faut cependant rester prudent sur ce point. Les organismes publics peuvent très bien vous facturer des frais pour un service qu’ils vous auraient rendu.

Prévoir un débit de rafraîchissement temporaire

Pour toute manifestation en lieu public, notamment celle d’envergure, il faut impérativement prévoir des boissons ou une buvette temporaire. Principalement, les organisateurs prévoient ce stand au regard de la durée de leur événement.

Dans le cas contraire, il n’en serait rien. Par ailleurs, si vous comptez le faire, il est, certes, exigé une demande d’autorisation à la mairie. Ceci dans le but d’obtenir une licence pour l’ouverture d’un débit de boissons.

Il n’est pas nécessaire de rappeler que l’hygiène est également nécessaire pour ouvrir une buvette. Pour cela, il est nécessaire de porter attention à certains points :

• La commercialisation de produits alimentaires.
• La gestion des déchets.
• La gestion des déchets nocifs.
• La gestion des toilettes et installations sanitaires.
• La gestion de l’eau usée.
• La gestion de l’alimentation en eau.

Pour aider, les autorités administratives peuvent mettre à votre disposition des containers destinés à collecter les ordures ménagères, mais également pour tout autre prêt de matériel.

Prévoir des animations musicales

Pour des événements d’entreprise en lieu public, il est possible de programmer des passages de groupes folkloriques ou tout autre groupe pour l’animation de l’événement. Pour ce faire, il faut demander une autorisation écrite à l’endroit du maire ou du préfet.

Le contenu de cette demande peut se résumer au motif de la demande, au lieu de l’événement, au jour et aux horaires des animations. Le tout sera accompagné du nom du président de l’association. Après cela, il suffit d’attendre d’avoir le retour de la demande pour réellement intégrer les animations musicales.

Disposer de jeux divers

Pour la réussite de votre événement grand public, il convient de proposer un panel jeux comme divertissement. Ce peut-être une petite loterie, une tombola ou un loto, il faudra tout de même mettre les bouchées doubles.

Ici encore, il faut une autorisation dûment écrite et déposée à la structure administrative avant d’élever un stand de jeux. Un formulaire est d’ailleurs disponible pour ce faire. Il s’agit du Cerfa n° 11823*02. Mais ce n’est pas tout.

Il faut ajouter à la demande, le statut de l’entreprise. C’est-à-dire pour vérifier s’il s’agit de la première demande adressée à la structure. Après cela, profitez de vos jeux exclusifs.

Penser à la sonorisation

Bien évidemment, puisqu’il s’agit d’un domaine public, il est nécessaire d’obtenir l’autorisation d’une structure spécifique : la SACEM pour Service des auteurs-compositeurs et éditeurs de musique. Après cela, vous aurez libre choix de passer n’importe quel morceau de votre playlist.

Par ailleurs, si par chance vous n’avez que des musiques dont le compositeur est mort, vous n’aurez pas à payer les frais et à ne pas demander d’autorisation pour installer votre sonorisation