La préparation d’un road show en 6 étapes

Les entreprises ont recours à différents moyens pour développer leur business et promouvoir leur offre. Utiliser l’événementiel va leur permettre de communiquer de manière très efficace avec leur public, clients ou prospects, mais aussi avec leurs collaborateurs. Le roadshow s’inscrit dans cette optique. En choisissant d’organiser un roadshow, les entreprises vont devoir mettre en place une véritable stratégie globale de communication. Les objectifs sont nombreux : amélioration de l’image de l’entreprise, augmentation de sa notoriété, augmentation du chiffre d’affaires, fidélisation des clients, etc. Cependant, l’organisation d’un événement de cette envergure peut se transformer en un véritable parcours du combattant.

Voici six étapes-clés pour vous aider à préparer et à réussir un roadshow qui restera ancré dans les esprits comme un événement exceptionnel et unique.

Le rétro-planning

Pourquoi ? Comment ?

Le rétro-planning est un puissant outil de gestion, il s’établit dès la prise de décision d’organiser un roadshow. Son but est d’anticiper le déroulement de la tournée événementielle, afin de lister et de planifier les tâches. Il va se structurer en partant de la date de fin, pour remonter jusqu’à la date de départ.
En effet, organiser un road show ne laisse aucune place à l’improvisation, il faut tout anticiper, tout prévoir. Le rétro-planning va vous donner une visibilité des moyens nécessaires à son bon déroulement, ainsi que des équipes à mobiliser pour les mettre en œuvre. Il va s’agir de caler des dates d’étapes, d’interviews, ou encore de réservations de salles ou de locations de camions. Vous pourrez ensuite définir la stratégie de communication.

La ligne chronologique est tracée, votre entreprise y gagne en temps, en efficacité, et en visibilité.

Différents paramètres vont être intégrés lors de l’établissement du rétro-planning :

• Prendre en compte la saison, et la région. Ainsi, si le road show se passe exclusivement en extérieur, il sera opportun de choisir une période de l’année plutôt douce et ensoleillée.
• Éviter d’être présent dans une ville où se produit un autre grand événement similaire, comme un salon, ou une foire, afin de compter sur une affluence massive du public cible.
• Et, bien sûr, tenir compte de la disponibilité des collaborateurs, intervenants, et participants.

Le roadbook

Dans la même optique que le rétro-planning, un roadbook, dans lequel sont détaillées les informations nécessaires à la bonne réalisation des missions, sera remis à tous les intervenants.

Ils y trouveront, par exemple :

• Les villes-étapes.
• Leurs lieux d’hébergement.
• Les temps de déplacements d’une ville à l’autre.

Le roadbook constitue un véritable guide pour vos équipes sur le terrain.

Le support

Une fois le rétro-planning établi, il convient de définir le support sur lequel va s’appuyer votre communication. Les solutions ne manquent pas ; néanmoins, elles doivent être en mesure de transmettre le message que vous voulez délivrer, afin d’inciter votre cible à exécuter l’action souhaitée. La communication doit également refléter les valeurs de l’entreprise. Selon les cas, il pourra s’agir d’un bus, d’un camion, ou de plusieurs véhicules, au design travaillé et arborant fièrement le logo de la marque ou de la société. Bien sûr, ces considérations devront tenir compte du budget consacré au road show.

La logistique

Le road show va véhiculer l’image et les valeurs de votre entreprise, la logistique doit être irréprochable. Elle va intégrer plusieurs données dans le planning, parmi lesquelles vous pouvez trouver :

• Les personnels dédiés à la mission, et leur répartition dans les villes.
• La location de matériel : camions, foodtrucks, modules mobiles, etc.
• L’estimation du temps de montage et de démontage des différents modules utilisés : barnums, stands, structures gonflables, etc.
• Les durées de déplacement entre chaque ville.
• Le temps consacré à chaque opération.

Au cas où l’expertise logistique en interne ne peut être assurée, vous avez la possibilité de faire appel à un prestataire spécialisé.

Le choix des lieux

Quand les étapes de votre tournée événementielle sont définitives, il faut penser à l’accueil des équipes et du matériel dans les différents lieux choisis. Les grandes villes offrent la possibilité de louer des espaces prévus pour recevoir des roadshows avec leurs véhicules. Parfois, certaines autorisations administratives vont être nécessaires, dans le cas de location de salles ou de terrains municipaux.
L’hébergement et la restauration des équipes et les aspects sécuritaires de la tournée sont aussi des paramètres à inclure dans l’organisation.

La communication

Avant le départ de la tournée

La communication doit être en accord avec vos objectifs et avec le message destiné à votre cible. Afin d’éveiller la curiosité du public, de créer et d’installer l’attente, la première chose à faire est de teaser l’arrivée de votre entreprise dans tous les lieux où elle va se produire. Dans ce but, les réseaux sociaux vont révéler leur efficacité ; vous allez utiliser leur impact puissant pour annoncer vos dates de présence. Ensuite, vous pourrez créer un site web spécialement dédié à votre événementiel d’entreprise, dans lequel figureront plus de détails, sur les animations par exemple ; un lien vers le site sera inséré dans tous vos supports de communication.

Pendant les manifestations du roadshow

Sur place, le roadshow possède un réel potentiel pour rendre la visite du public inoubliable, unique. Il s’agit véritablement de théâtraliser chaque étape. C’est le moment de créer des temps forts, porteurs de messages. Ils doivent être à l’origine d’une vraie mise en scène, et distiller celle-ci durant toute la manifestation. Leur objectif est d’interpeller les esprits. Si, en plus, ils atteignent les cœurs, alors votre public aura bien plus qu’un bon souvenir, il aura un « ressenti », et l’on n’oublie pas les ressentis. Les ressentis marquent, surprennent, et permettent, in fine, de tisser du lien durable avec l’entreprise.

Afin d’appuyer ces temps forts, divers dispositifs vous sont proposés :

• Signalétique sur les véhicules.
• PLV : affiches, présentoirs, écrans digitaux, etc.
• Échantillons.
• Cadeaux à distribuer.

Le feed-back

Exploiter tous les contacts après le roadshow

Les briefings et les débriefings avant chaque étape vont permettre aux équipes de refaire le point sur les objectifs à atteindre, et viendront conforter les choix des intervenants et des matériels : tout doit être en adéquation. Quelques jours après la manifestation, remercier les participants de leur visite, et établir un plan de relance pour chacun d’entre eux, vous permettront de garder le contact.

Analyser et faire le bilan

À chaque étape, les reportings et les debriefings de tous vos collaborateurs donneront une visibilité de l’impact de l’opération, et seront l’occasion de faire des ajustements dans la méthode, si nécessaire. La récolte de tous les avis et de toutes les données sera analysée, et établira déjà le profil du prochain roadshow.
Par ailleurs, il est facile de mesurer l’impact d’une tournée événementielle : une fois qu’elle est terminée, il suffit d’analyser, par exemple, la courbe des ventes, s’il s’agit du lancement d’un produit.

Ainsi, organiser un roadshow demande une réelle anticipation de tout son déroulement, de la prise de décision jusqu’au retour des équipes, tant sur les plans spatio-temporels, de la communication, et de la logistique, que sur les plans RH et sécuritaires.