Webinaire : tout savoir sur cet événement numérique

L’essor du digital a complètement révolutionné la manière de communiquer au sein d’une entreprise. C’est dans cette tendance que s’inscrit le webinaire. En effet, cet outil est de plus en plus utilisé dans la stratégie de communication des entreprises en interne ou en externe. Ainsi, les entreprises organisent des webinaires dans le cadre de la formation de leurs collaborateurs ou encore pour attirer de potentiels clients et interagir avec eux. Découvrez dans cet article, tout ce qu’il faut savoir pour réussir cet événement numérique.

Qu’est-ce qu’un webinaire ?

Le terme “webinaire” est issu de la contraction de 2 expressions, “web” et “séminaire”. Il s’agit d’une conférence en ligne à laquelle plusieurs participants sont conviés. Les participants sont invités à remplir un formulaire en ligne pour confirmer leur présence. Ensuite, il leur sera envoyé un lien par mail pour leur permettre d’accéder à la conférence virtuelle.

Les webinaires s’organisent généralement autour d’un thème, d’un sujet d’actualité, pour présenter un produit ou service ou encore une tendance. Selon les cas, il pourra s’agir d’une interview, d’une co-animation ou d’une animation exclusive faisant intervenir une ou plusieurs personnes.

Les webinaires ont une portée éducative dont le but premier est celui de la formation professionnelle et continue. Ils visent également la formation en interne des collaborateurs. De nombreuses entreprises intègrent également le webinar dans leur stratégie de communication et s’en servent comme outil d’inbound marketing. Dans ce contexte, le webinaire permet entre autres de :

• Générer des leads : pour assister à la conférence digitale, les internautes sont invités à remplir un formulaire dans lequel ils communiquent leur e-mail entre autres.
• Conversion : l’entreprise peut se servir d’un webinaire pour présenter un produit ou service. Le but étant de convaincre un auditoire ciblé de la qualité de l’offre.
• Fidéliser une communauté : l’organisation de webinar est l’occasion de s’adresser directement à sa communauté et de répondre à leurs questions.

Un webinar peut-être gratuit ou payant, selon les objectifs que l’entreprise s’est préalablement fixés.

Créer un webinaire en direct ou enregistré ? Avantages et inconvénients

La décision de diffuser en direct ou en différé se prend bien avant de créer un webinaire. Pour vous aider à choisir, voici quelques avantages à tirer de l’organisation de webinar en direct ou en différé.

Organiser un webinaire en direct

Dans une diffusion en direct, vous avez la possibilité d’interagir avec votre audience. Les outils permettant l’organisation de webinar, mettent à disposition un chat en direct sur lequel les participants peuvent directement intervenir en posant leurs questions ou en participant aux discussions. Cela crée également une proximité avec les participants.

Cependant, la diffusion en direct peut poser un problème de gestion du temps, car vous ignorez à l’avance combien de personnes participeront activement au séminaire. Il vous faut donc prévoir assez de temps pour les parties interactives.

En somme, avec un webinar en direct, vous avez les avantages suivants :

• Interactions actives avec les participants.
• Création du sentiment de proximité.
• Possibilité de prendre les avis des participants.
• Retours en direct.

Les inconvénients sont les suivants :

• Difficultés dans la gestion du temps.
• Risque de problèmes techniques.

Diffusion d’un webinaire en différé

Un webinaire enregistré à l’avance sera plus facile à gérer, car vous êtes libéré des contraintes de temps. C’est le format qui convient pour les événements payants. Le participant accède automatiquement au webinaire en payant l’offre.

Les avantages d’un webinaire enregistré à l’avance sont :

• Libération de la contrainte du temps.
• Événement automatisé et adaptable.
• Flexibilité.

Les inconvénients sont :

• Conférence digitale impersonnelle.
• Pas d’interaction avec le public.

Comment organiser un webinaire ?

Comme nous l’avons dit précédemment, le but d’un webinaire en ligne est de transmettre des informations utiles. Pour ce faire, il est nécessaire d’effectuer en amont un travail de recherche sur la thématique que vous allez aborder. Vous devez ensuite préparer et structurer votre contenu. Vous devez également prévoir une partie de questions-réponses afin d’éclairer davantage les participants sur les zones d’ombre.

Voici quelques questions auxquelles vous devrez répondre pour réussir un webinar :

À qui s’adresse votre webinaire ?

Avant d’organiser un webinaire, il est important de définir la cible de votre communication. Quel problème rencontre cette cible et comment allez-vous, vous y prendre pour résoudre ce problème ? Une fois votre cible définie, vous devez adapter votre communication sur cette conférence virtuelle de sorte à éveiller son intérêt. Vous pourrez diffuser des publicités autour de la conférence digitale pour atteindre votre cible.

Quel est l’objectif de votre webinaire ?

Il est important de bien définir l’objectif de votre webinaire dès le départ. Le but premier d’un webinaire est de transmettre des connaissances. Cependant, vous pouvez vous en servir pour des besoins marketing. Dans ce cas, vous devez le préciser dès le départ. Souhaitez-vous générer des leads ? Avoir des conversions ou attirer de nouveaux clients ?

Quel est le thème de votre webinaire ?

Vous devez faire correspondre votre webinaire à votre objectif et à votre cible. Pour ce faire, tenez compte du niveau de connaissance des participants et n’hésitez pas à leur transmettre de la documentation (checklists, posters, graphiques, etc.) supplémentaire à télécharger.

De quels outils avez-vous besoin pour votre webinaire ?

Créer un webinaire nécessite d’avoir à disposition un logiciel de création de webinaires, un bon débit de connexion Internet, et un matériel informatique approprié. Prévoyez également un micro-casque afin d’atténuer les bruits de fond et d’améliorer la qualité du son. Optez pour une caméra ou une webcam afin de renforcer le lien avec les participants. N’hésitez pas à investir dans l’achat d’un matériel performant, surtout s’il s’agit d’un webinaire payant. Cela ajoutera à la crédibilité de votre professionnalisme.

Comment structurer votre webinaire ?

Il n’existe pas de structure type pour créer un webinaire. Tout dépend en fait de votre objectif et de vos préférences personnelles. De façon générale, simplifiez la structure au maximum afin d’en faciliter la compréhension à votre audience.

Voici un exemple de structure que vous pouvez adopter pour votre webinar :

Une introduction

Avant d’entrer dans le vif du sujet, présentez brièvement les principaux axes de la conférence en ligne. Faites ressortir la valeur ajoutée pour les participants et faites ressortir votre expertise dans le domaine.

La présentation 

Une fois la présentation faite, passez à la présentation concrète de votre thème. Pour ce faire, vous pouvez combiner une ou plusieurs des stratégies ci-après.

• La présentation standard : elle consiste à achever sa présentation avant de donner la parole à votre audience.
• La présentation séquentielle : ici, après la présentation d’un grand point, vous donnez la possibilité aux participants de poser des questions. Cette structure est utile si vous traitez un sujet assez complexe.
• Présentation collaborative : ici vous il n’y a pas de partie conférence proprement dite. Vous travaillez sur un sujet avec les participants.
• Questions et réponses : durant tout le séminaire, vous répondez aux différentes questions de votre audience sur un sujet précis.

La conclusion

C’est l’occasion de présenter votre produit ou service. Ensuite, donnez la parole aux participants afin qu’ils puissent poser des questions.

Comment promouvoir son webinaire ?

Il existe plusieurs canaux pour faire connaître votre webinaire. Utilisez-en autant que possible afin de toucher un maximum de personnes. Voici quelques canaux à privilégier pour la promotion de votre conférence digitale.

Créer une landing page et des pop-ups

La première chose à faire pour promouvoir votre webinaire est de concevoir une ou plusieurs landing pages sur votre site Internet. Pensez aussi à intégrer des pop-ups pour alerter les visiteurs sur votre site.

Pour concevoir une landing page à haute conversion, vous pouvez procéder comme suit :

1. Rédiger une présentation introductive de votre sujet.
2. Présenter les intervenants en précisant leur expertise.
3. Mettre en avant la valeur ajoutée que les participants en retireront.
4. Intégrer un formulaire d’inscription.
5. Préciser la date et l’horaire de début du webinaire.
6. Afficher un décompte en temps réel afin de créer un sentiment d’urgence chez les visiteurs de la page.

Lancer une campagne e-mail

Pensez à envoyer un e-mail aux abonnés à votre newsletter pour les informer de la tenue de votre webinaire. Vous pouvez exposer directement l’objet de votre prise de contact ou alors miser sur le storytelling. Essayez plusieurs formats histoire de voir ce qui fonctionne le mieux.

Seuls 35 % à 45 % des inscrits au webinaire y assisteront effectivement. Pour maximiser ce pourcentage, envoyer des mails de rappel aux inscrits :

• Le premier mail est à envoyer une semaine avant l’événement pour rappeler aux inscrits de ne pas oublier cette date importante.
• Le second mail sera envoyé une heure avant votre webinar.
• Enfin, un dernier mail partira environ 5 minutes avant votre webinar.

Relayer l’événement sur les réseaux sociaux

Rendez votre webinaire viral en le partageant sur les réseaux sociaux Facebook, Instagram, LinkedIn, etc. Pensez à inclure le lien en direction de la landing page sur laquelle ils pourront s’enregistrer. Vous pouvez créer un Hashtag unique pour cet événement. Ce qui permettra de créer et de développer une conversation sur votre présentation.

Vous le savez à présent, créer un webinaire nécessite d’avoir les bons outils et bien définir son objectif dès le départ. Une bonne préparation en amont est nécessaire pour approfondir vos connaissances sur le sujet et vous familiariser avec le logiciel de webinaire. Préparez votre espace de travail et assurez-vous d’avoir à disposition tous les outils nécessaires au bon déroulement de votre webinaire.