6 conseils pour améliorer l’organisation de votre prochaine conférence

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6 conseils pour améliorer l’organisation de votre prochaine conférence

La question de la technologie pour les conférences fait l’objet d’une attention de plus en plus soutenue, notamment de la part des investisseurs et des dirigeants de grandes sociétés. Cela a favorisé l’innovation rapide et un déferlement d’outils innovants qui promettent d’améliorer l’expérience des organisateurs, des participants et des intervenants en matière de conférences.

1. Chatbots.

 

Jusqu’à récemment, le buzz autour des chatbots était surtout de les montrer comme des exemples concrets d’intelligence artificielle au travail. Mais au cours des derniers mois, l’industrie s’est concentrée sur les robots eux-mêmes et a atteint un niveau intéressant.

Les Chatbots dédiés aux événements eux-mêmes ne sont pas éblouissants ; ce sont simplement des assistants virtuels grâce auxquels les participants peuvent communiquer par SMS, via une interface Web ou l’application Messenger. Les participants envoient des questions simples par SMS au bot – qu’il s’agisse de l’horaire des sessions, de l’accès WiFi, des directions ou de tout autre sujet. Considérez les robots comme des versions logicielles de membres du personnel bien renseignés et bien placés. Bien sûr, les participants peuvent rechercher des réponses dans une application, mais parfois ils veulent simplement poser une question simple.

C’est ce qui se passe sous le capot qui rend les robots si innovants. Bien que certaines implémentations précoces de ces dispositifs se soient avérées d’une utilité limitée pour les participants – il n’est pas difficile de faire un ChatBot simple – les chatbots les plus solides peuvent faire beaucoup plus.

L’agence Kakuz, par exemple, utilise une combinaison de réponses scénarisées via des boutons de navigation pour fournir des informations fréquemment recherchées et l’intelligence artificielle pour déchiffrer des questions conversationnelles et fournir des réponses complètes et en temps réel. Les derniers Chatbots événementiel de Kakuz répondent à des questions basées sur une bibliothèque de plus de 100 sujets. Les participants peuvent poser des questions sur ces sujets de 2,3 millions de façons différentes et obtenir une réponse précise ; et ce nombre pourrait augmenter d’un million, étant donné que l’IA travail pour déchiffrer les questions.

Les Chatbots comme ceux de Kakuz n’ont pas besoin d’être intégrés dans une application événementielle. Ils pourraient même devenir l’interface événementielle de choix, supplantant complètement l’application. Mais pour tirer pleinement parti du potentiel des chatbots, les organisateurs d’événements doivent les considérer dès le départ comme un canal de communication principal et s’assurer que toutes les informations soient mises à jour régulièrement.

 

2. Réseaux technologiques collaboratifs.

 

Les organisateurs d’événements ne savent que trop bien à quel point il peut être difficile de faire travailler ensemble les divers outils technologiques qui se trouvent dans leurs panoplies. Tandis que certaines entreprises de technologie événementielle comme l’agence événementielle Animations innovantes se développent par le biais de fusions et d’acquisitions afin de proposer des solutions plus complètes – et théoriquement de résoudre les problèmes d’intégrations technologiques – certaines petites entreprises technologiques évitent la consolidation en faveur de l’indépendance et d’une coopération dépassée.

C’est en partie le concept qui sous-tend la collaboration Animations Innovantes, une coalition qui regroupe actuellement 4 fournisseurs de technologies événementielles : Realite-Augmentee.co, Workshops-innovation, Kakuz, Formations-innovantes

L’avenir est d’avoir des produits vraiment ciblés, vraiment performants et bien connectés sur le plan des données.

 

3. Des salles intelligentes à commandes vocales.

 

La salle de réception du futur reposera en grande partie sur la reconnaissance vocale et l' »Internet des objets », selon les plans récemment dévoilés par les grandes entreprises privées du secteur.

Les configurations de salle hautement personnalisées qui en résulteront pourraient avoir des effets en cascade sur l’expérience de la conférence.

La  » salle connectée  » du Hilton, dont le déploiement est prévu au cours de cette année, centralise le contrôle des salles dans l’application Hilton Honors. Les clients de l’hôtel pourront gler la température de la pièce, l’éclairage, la télévision et les rideaux de fenêtre à l’aide de l’application. À l’avenir, des commandes vocales et d’autres appareils seront ajoutés, ainsi que les préférences de configuration de la salle qui peuvent être sauvegardées dans le profil Hilton Honors.

 

4. Audio personnalisé.

 

Les halls d’exposition et les auditoriums peuvent être bruyants et distrayants. Cela se remarque particulièrement lorsque plusieurs sessions de formation sont présentées dans la même salle – un format d’apprentissage populaire qui est rendu presque inutile lorsque les participants ne peuvent pas entendre les présentations dans la cacophonie.

Des solutions créatives apparaissent qui diffusent l’audio directement aux participants. Chez Animations Innovantes on peut fournir des casques personnels pour diffuser cinq présentations simultanées, chacune sur un canal radio différent. Les intervenants peuvent être placés dans différentes parties du salon, chacun s’adressant à un auditoire différent. Pour écouter la présentation et ne pas entendre d’autres bruits, les membres de l’auditoire ont composé le numéro de l’émission diffusée par le présentateur.

Un son clair fait partie intégrante de l’engagement de l’auditoire et, selon l’installation, peut simultanément aider à élargir la portée de la présentation. Notre société dispose d’une seule configuration qui permet aux participants d’écouter l’une des trois présentations simultanées sans changer de place, grâce à des projections vidéo simultanées et des canaux audio dédiés pour chacune.

 

5. Facilitation du crowdsourcing.

 

Il est absolument essentiel, particulièrement dans le monde associatif, de recueillir les réactions des participants et de les faire participer à l’élaboration du contenu du programme. Mais ce sont souvent les participants qui ne soumettent pas de commentaires qui se plaignent de ne pas être consultés sur le contenu du programme. Le chaînon manquant pourrait être une façon plus structurée d’obtenir de l’information et de connaître les préférences des visiteurs.

Avec les technologies modernes, les organisateurs d’événements peuvent créer rapidement et facilement une page web sur la collaboration d’événements, puis la distribuer par le biais de listes de courriels et des réseaux sociaux. Les participants peuvent faire valoir leurs préférences en termes de dates d’événements, de sujets de session et de thèmes principaux à l’avance, ou même orienter les discussions pendant un événement.

 

6. Automatisation du marketing des influenceurs.

 

Le marketing d’influenceur est encore plus un art qu’une science. Il peut être difficile de faire appel aux influenceurs les plus appropriés pour votre événement, et il est encore plus difficile de s’assurer de leur présence et de leur capacité à faire de la promotion réussi.

Un outil comme Snöball facilite le processus. Il crée des pages d’accueil personnalisées pour les conférenciers, les sponsors, les exposants et d’autres personnes influentes et, de ce fait, lance un nouveau canal marketing pour chacun. Les pages Snöball aident les influenceurs à promouvoir leurs marques tout en élargissant l’audience marketing de l’événement. La plateforme de marketing direct comprend des campagnes de marketing par e-mail automatisées et des messages sur les réseaux sociaux, en plus de la mesure et de l’analyse.

 

Pour vous épauler sur votre prochaine réunion faites appel à l’agence événementielle Animations Innovantes

Animations Innovantes

 

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