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Les 5 clés d’un événement d’entreprise réussi

Chaque entreprise participe un jour ou l’autre à un projet événementiel, qu’il s’agisse d’une inauguration, d’un lancement de produit, d’une convention ou d’un salon d’exposition. L’événement demande un investissement en temps et en argent considérable. Les enjeux sont multiples, il en va de la notoriété de l’entreprise, de son image publique et de son retour sur investissement. La réussite du projet ne se joue pas uniquement le jour J. Avant, pendant et après, chaque phase est importante. 5 facteurs clés sont à mettre en oeuvre pour s’assurer de la réussite de l’événement d’entreprise.

Un événement d’entreprise tel qu’un salon professionnel, une soirée d’entreprise, un gala, une inauguration, un lancement de produit, du team building ou encore un séminaire, représente de véritables enjeux pour l’entreprise. Il en va de sa notoriété, de son image publique, sans oublier l’enjeu financier. 5 facteurs clés préjugent de la réussite de l’événement d’entreprise.

Tous participants

Acquérir la pleine adhésion des convives est le gage de réussite ultime. Quoi de mieux pour atteindre cet objectif que de les impliquer dans la mise en œuvre de la manifestation ?

En amont, pendant et en aval de l’événement d’entreprise, à chaque étape, il est possible de susciter l’intérêt et l’adhésion.

La technologie devient alors le meilleur allié.

Les réseaux sociaux par exemple peuvent entraîner un effet boule de neige pour la visibilité de votre événement.

Géré par un Community Manager, le contenu publié, qu’il soit informatif, humoristique et / ou plein de suspens, sera à coup sûr partagé, commenté, diffusé. Et par conséquent, la notoriété autour de votre événement n’en sera que plus grande.

L’interaction est donc primordiale. Animer un webinar, recourir aux tablettes, aux applications mobiles, aux hologrammes, aux casques de réalité virtuelle et autres objets connectés… autant d’outils simples à utiliser pour inciter chacun à prendre part au projet.

Un maître mot : réactivité

L’usage de ces outils technologiques durant l’événement présente également l’avantage de simplifier la communication avec le public. Celui-ci peut interagir en direct, et influencer ainsi le déroulé de l’événement.

Le programme doit donc être maîtrisé par l’organisateur, tout en restant souple et modulable.

L’emploi de l’informatique constitue un moyen moderne et rapide de recueillir des données importantes. Coordonnées des prospects, demandes de rdv, cooptations et recommandations, avis, suggestions et idées… les informations peuvent être variées, et nombreuses, en un minimum de temps.

La technologie, toujours, permettra de les trier pour en faciliter la lecture et l’exploitation. Fichiers prospects, statistiques, et autres données seront ainsi accessibles plus rapidement, mieux qualifiés et ainsi plus facilement exploitables.

Ces informations sont primordiales pour vos futurs projets événementiels et votre business.

Elles sont également un élément de mesure de votre retour sur investissement.

Car une fois l’événement passé, le travail n’est pas encore tout à fait fini. Pour aller au bout du projet, il faudra évaluer les retours et les impressions des convives présents, le retour sur investissement, et continuer à exploiter l’émulation créée par l’événement. La diffusion de photos ou vidéos souvenirs, les meilleurs moments choisis, un courrier de remerciement aux invités de marque… sont par exemple un moyen simple de garder le contact et de continuer à communiquer. Et ce, même auprès de prospects ou d’invités n’ayant pas fait le déplacement.

Varier les plaisirs

Les convives présentent des profils variés, et leurs attentes quant à l’événement d’entreprise le sont aussi.

Pour que chacun puisse en ressortir grandi, satisfait, il est recommandé de proposer des activités variées.

Mathématiquement, cela augmente la probabilité de plaire au plus grand nombre.

Pour que ce soit pleinement une réussite, il faut tout de même opter pour des activités en lien avec le thème de la manifestation, le fil rouge, ainsi qu’avec les objectifs fixés.

L’événement d’entreprise nécessite donc une grande préparation en amont, avec la définition d’objectifs clairs et la connaissance du public convié, tant en termes de personnalité que de besoins et d’attentes.

Ensuite, forts de ces connaissances, les activités permettront de réunir efficacement ces données, pour une rencontre optimisée avec l’entreprise et ses services.

Enfin, sortir de l’ordinaire, surprendre, étonner son public est un moyen efficace d’attirer et de retenir l’attention. Place à l’imagination, à l’originalité, pour faire ressentir des émotions à vos invités. Il s’agit de marquer positivement les esprits.

Miser aussi sur la mise en valeur de différents espaces sur le site où se tient l’événement d’entreprise est un élément à prendre en considération.

Le cadre doit donc être choisi avec soin. Il doit être suffisamment spacieux et bien aménagé pour que chacun s’y sente à l’aise. Y différencier plusieurs zones peut aussi être utile. Un espace de travail jouxtant un espace plus convivial, un espace restauration…

Un invité de choix : l’environnement

La sensibilisation à l’écologie porte ses fruits, et de plus en plus de citoyens y prêtent attention, tendant vers le zéro déchet et la tendance seconde main.

Un événement d’entreprise réussi prend en compte ces considérations et maîtrise au maximum son empreinte carbone.

Distribuer des goodies en matériaux recyclés et recyclables, remettre des informations en version dématérialisée (mailing, clé USB, cloud) plutôt qu’imprimée, éviter le gaspillage, trier les déchets… autant de petits gestes simples, écologiques et économiques, qui seront fort appréciés par les participants.

De même, faciliter l’acheminement des convives permettra d’assurer la bonne fréquentation de l’événement. Là aussi des pistes vertes sont à envisager, comme proposer des solutions de co-voiturage, privilégier l’usage des transports en commun, choisir un lieu facilement accessible, bien desservi…

Avoir recours aux services de prestataires locaux est également un atout. C’est intéressant, car cela simplifie énormément la logistique et qu’ils sont souvent à même de délivrer de précieux conseils, de par leur connaissance du terrain.

Un traiteur local pourra par exemple faire découvrir des spécialités.

C’est toute la chaîne logistique qui doit être pensée en circuit court, écologique.

Anticiper et prévoir

Il est nécessaire de prévenir les besoins de vos convives, pour que l’événement d’entreprise soit réussi.

Un gage de réussite est donc une présence suffisante de personnel pour orienter les convives, répondre à leurs questions, éviter tout problème logistique, gérer tous les menus détails qui pourraient entraver le bon déroulement de l’opération.

Parce que la vie est par définition imprévisible, il est également conseillé de vérifier les contrats d’assurance souscrits. Un accident, un vol, une dégradation, un incendie, une annulation de dernière minute… les conditions diffèrent selon les contrats, et il est donc important de vérifier la validité du contrat souscrit et que le niveau de garantie est suffisant. Dans le cas contraire, il faudra donc y remédier.

Concernant la sécurité, l’une des premières mesures de sécurité sera d’établir un listing des invités, et de leur remettre un badge d’accès lors de leur arrivée sur votre événement.

Mais la sécurité, c’est aussi l’affaire de professionnels confirmés.

La présence d’agents de sécurité pour une mission de surveillance dissuadera des éventuels fauteurs de troubles, et rassurera les invités.

Parce qu’un accident est vite arrivé, il est important de penser aussi à l’intervention de personnel de santé, de l’accessibilité de la trousse de secours pour les petits bobos à l’intervention de personnel pour des soins plus conséquents.

La réussite d’un événement d’entreprise se joue donc sur plusieurs plans. En amont, la phase préparatoire est primordiale. Le grand jour, les participants (personnel de l’entreprise comme invités extérieurs) doivent s’y sentir à l’aise et en ressortir des bénéfices. Après l’événement, la communication doit encore être soignée et le bilan dressé. Si elle repose sur plusieurs facteurs, la clé ultime qui fera de votre événement un succès est son appropriation, durant toutes ces phases, par vos convives.

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