Le choix d’engager un organisateur d’événements n’est pas nécessairement une tâche fastidieuse, mais vous devriez vous assurer de trouver la meilleure agence événementielle et de la sélectionner soigneusement avant de vous engager dans un événement pour votre entreprise.
Comment trouver et engager la meilleure agence événementielle ?
Il y a des variables à prendre en compte au moment de faire votre choix. Il s’agit notamment de l’objectif de votre événement, du budget avec lequel vous travaillez, de la raison pour laquelle vous faites appel à des sous-traitants et des employés internes disponibles, et heureusement, il existe quelques excellentes ressources dont les entreprises disposent pour trouver la meilleure agence événementielle et créer leurs événements professionnels.
Utilisez le guide suivant pour vous aider à déterminer si vous avez besoin ou non d’une agence événementielle pour votre prochain événement d’entreprise et, si oui, comment choisir la meilleure.
Déterminez l’objectif de votre événement et les besoins pour l’organisation de l’événement
La plupart des personnes pensent que le recours à une agence événementielle ou à un traiteur externe commence par déterminer le budget de l’événement, mais la vérité est qu’il est plus important de commencer par définir pourquoi vous voulez organiser un événement en premier. Avant de faire appel à des ressources externes ou internes qui vous aidera à organiser cet événement, vous devez être en mesure de partager les objectifs importants de l’événement. Répondez à toutes les questions pertinentes sur qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment – vous aurez amplement le temps de faire des ajustements plus tard.
Une fois que vous aurez défini vos objectifs, quelques idées claires commenceront à émerger sur le thème et le message que vous voulez transmettre lors de votre événement, mais surtout, vous voudrez déterminer quelles activités innovantes et quels services il vous faudra confier à la ressource externe pour leurs réalisations.
Vous devrez déterminer le budget dont vous disposez pour une agence événementielle comme Animations Innovantes et si elle vous aidera à choisir le lieu, à préparer les menus et à faire des recommandations sur les aliments et les boissons, à trouver des conférenciers et des divertissements, à être sur place pour la journée de production et/ou à créer les documents de communication importants comme les invitations et la liste des invités. Si vous organisez des événements seul et que vous avez encore des besoins insatisfaits, il y a de fortes chances que vous souhaitiez recruter une agence événementielle pour gérer ces tâches et responsabilités.
Réunions et échanges avec les agences sur les besoins de l’événement
La plupart des agences événementielles seront impatientes d’entendre parler de votre événement, mais dans un premier temps donnez-leur de brefs détails et concentrez-vous un peu plus sur leurs expertises et leurs innovations lors des premiers échanges, au cours desquelles vous devriez déjà avoir une idée de la crédibilité de celles-ci.
Vous devriez ensuite demander à chaque agence événementielle ou à son entreprise de partager de l’information sur son entreprise et du contenu sur son domaine d’expertise, son expérience des événements passés et la façon dont elle anticipe les imprévus, en portant une attention particulière à la façon dont l’agence répond et pose des questions de suivis qu’elle pourrait avoir sur votre entreprise, l’événement ou ses objectifs.
Une bonne agence événementielle est dans un premier temps une agence pédagogue qui écrit des articles de blog, des eBook, et qui saura vous expliquer simplement ses innovations. Une bonne agence vous guidera tout au long de l’organisation pour connaître les objectifs, le calendrier, le budget, le nombre d’invités et les préférences du client à propos des événements. Une bonne agence événementielle vous posera des questions sur votre entreprise, l’événement ou ses objectifs.
Bien qu’il ne soit pas toujours possible de rencontrer votre interlocuteur en personne au cours de la première série d’échanges, surtout si votre entreprise est à un autre endroit, cela peut être une étape cruciale pour choisir la meilleure agence de production pour votre événement et votre entreprise.
Les réunions en face-à-face offrent un aperçu, au-delà de l’expertise ou de l’expérience d’un planificateur, de sa relation avec l’équipe de votre entreprise qui aidera à créer cet événement – vous voudrez choisir un candidat qui a non seulement une excellente expérience pour produire des animations innovantes de qualités, mais qui s’entendra également avec votre équipe.
Affiner les propositions et faire une sélection
Il ne suffit pas de suivre son instinct, de suivre les conseils de ses amis ou même de ses collègues et confrères, ou de se réunir en privé – c’est votre événement ainsi que votre nom et votre réputation qui seront associés – pour vérifier également les références des agences. Assurez-vous de demander les noms des clients avec lesquels les agences ont travaillé auparavant, mais fouillez aussi dans l’historique de chaque organisateur pour trouver les événements qu’il ou elle n’a peut-être pas mentionnés – vous pourriez découvrir qu’il ou elle a raté quelques événements avec un client en particulier qui n’a pas fait de retour.
Une fois que vous avez vérifié qu’une agence événementielle s’intègre bien à votre entreprise, qu’elle démontre une expertise dans le domaine et qu’elle a une bonne compréhension de l’événement que vous voulez produire avec elle, il est temps de réduire votre sélection à une seule agence et d’écouter ses idées sur l’événement. En fonction de vos objectifs et de vos idées, un bon organisateur d’événement vous présentera un plan qui vous aidera à réaliser votre objectif – s’il s’agit d’une soirée et d’un dîner privés pour un groupe intime de personnes, l’organisateur devrait vous présenter des idées novatrices avec les dernières tendances événementielles.
À ce stade, l’agence événementielle devrait vous présenter des idées innovantes qui vous donneront l’impression qu’elle a pris votre budget et doublé sa valeur. Cela devrait se voir dans la façon dont elle présente sa vision innovante pour votre événement.
Comparaison de votre budget à celui de l’agence événementielle
En fonction des objectifs de votre événement, il est possible de créer une idée générale du coût des divers éléments de votre projet, qui variera en fonction du type d’événement que vous organisez et de son contenu. Beaucoup de personnes qui organisent un événement pour la première fois ont tendance à tomber dans le piège de vouloir planifier un événement de dégustation de champagne avec un budget pour la bière, c’est pourquoi plusieurs personnes vont se tourner vers leur organisateur pour avoir de l’aide.
L’agence événementielle idéale prendra le budget que vous lui présentez et le transformera en quelque chose de magique, mais ces idées auront un prix, et il est important que vous demandiez à l’organisateur de divulguer tous ses coûts et les sources potentielles de la façon dont les frais seront couverts et intégrés au budget global – les frais de l’agence événementielle varient d’un organisateur à un autre.
Selon la nature de votre événement, on vous demandera de fournir des dépôts de garanties, des documents et des contrats à l’agence événementielle ainsi qu’aux lieux et services qu’elle offre. C’est une façon tout à fait acceptable de faire des affaires, mais le meilleur conseil à ce stade-ci est de consulter un conseiller juridique.
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